主催者がセミナーやイベント参加者にお礼メールを送る目的や例文を紹介!

公開日:2019.09.26  更新日:2022.12.01
主催者がセミナーやイベント参加者にお礼メールを送る目的や例文を紹介!

 

商品やサービスを購入してもらったり次回のセミナーに参加してもらったりするために、企業は定期的にセミナーやイベントを開催します。

参加者から何かしらのアクションを取ってもらうために重要なのがお礼メールです。お礼メールは、自分たちの目的を達成する大きな要因の一つとなります。

そこで本記事では、セミナーやイベントの参加者にお礼メールを送る目的や例文について解説します。

 

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主催者がセミナーやイベント参加者にお礼メールを送る目的

セミナーやイベント参加者にお礼メールを送る目的は、参加してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えることはもちろんですが、何かしらのアクションにつなげるためです。

企業によってセミナーやイベントを開催する目的はそれぞれ異なります。商品やサービスの購入につなげたい企業もあれば、次回のセミナー参加率を上げたい企業もあります。

企業が掲げる目標を達成するために、お礼メールを送るのです。

 

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主催者がセミナーやイベント参加者にお礼メールを送るポイント

主催者がセミナーやイベント参加者にお礼メールを送るポイントとして、以下の3つを意識しましょう。

・メールは遅くても翌日までに送る
・一目見てわかりやすいような件名や文面にする
・確度が高い場合には個別でメールを送る

順番に解説します。

メールは遅くても翌日までに送る

セミナーやイベント開催直後であれば、参加者は内容も鮮明に覚えていますが、時間が経つにつれて忘れてしまいます。そのため、セミナーやイベントが開催されてから日にちが空いてしまうと、参加者の興味・関心も薄れていくのです。

確度の高い参加者を見逃してしまう恐れもあるので、メールは遅くても翌日までには送るようにしましょう。

一目見てわかりやすいような件名や文面にする

お礼メールを送るときには、一目見てわかりやすいような件名や文面にしましょう。なぜなら、タイトルがわかりづらいと開封されずにメールを削除されたり迷惑メールとして報告されたりする可能性があるからです。

せっかくお礼メールを送ったのにも関わらず、参加者からアクションがなければ意味がありません。参加者から何かしらのアクションを起こしてもらうためにも、特に件名にはこだわりましょう。

確度が高い場合には個別でメールを送る

お礼メールを一括で作成して送る企業もありますが、確度が高い参加者には個別でメールを送りましょう。確度の高い参加者に個別メールを作成することによって、一括で送るときと比較して特別感を出すことができます。その結果、アクションを起こしてもらう確率が向上するのです。

しかし、個別でのメール作成は非常に時間がかかるので、確度が高い参加者の厳選を必ず行いましょう。

 

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セミナーやイベント参加者に送るお礼メールに記載する内容

セミナーやイベント参加者へのお礼メールを送るにあたって、以下の内容は記載しておきましょう。

・参加してくれたことに対する感謝の言葉
・商品やサービスの案内・資料の請求について
・アンケートの記載
・次回のセミナーについての案内

商品やサービスの案内については、購入につなげるために自然と文章が長くなってしまうことがあります。しかし、商品やサービスに関する文章が長いと、最後まで読まれなくなる可能性があるので、注意しましょう。

 

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主催セミナーのお礼メールの例文

主催セミナーのお礼メールの例文を2パターン解説します。

 

セミナー参加者へのお礼メール例文(一斉送信)

 

件名 △△セミナーご参加のお礼

▲▲株式会社
〇〇様

 

平素より大変お世話になっております。

この度はご多忙の中、弊社主催の△△セミナーにご参加下さり、誠にありがとうございました。

弊社では、定期的に〜〜関連のセミナーを行なっており、次回も〇月〇日〜〜についてのセミナーの開催を予定しております。

改めてご案内致しますので、お時間ございましたら是非ともご参加頂ければと存じます。

 

今後ともお付き合いのほど、何卒宜しくお願い申し上げます。

 

 

5-2 高確度の参加者へのお礼メール例文

 

件名 〇〇様 △△セミナー ご参加のお礼▲▲株式会社
〇〇様平素より大変お世話になっております。

この度はご多忙の中、弊社主催の△△セミナーにご参加下さり、誠にありがとうございました。

 

■■が特徴の「自社商品およびサービス名」は、〇〇様にとって有益な情報になりましたでしょうか?

自社商品およびサービス名

URL

 

貴社(〇〇様)と同業種の活用事例など、〇〇様のご参考になる情報を、今後のセミナーでも提案していく予定となっております。

改めてご案内致しますので、お時間ございましたら是非ともご参加頂ければと存じます。

どうぞ今後ともよろしくお願い致します。

 

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まとめ

本記事では、セミナーやイベントの参加者にお礼メールを送る目的や例文について解説しました。

お礼メールは、商品もしくはサービスを購入してもらったり、次回のセミナーやイベントに参加してもらったりするなど、参加者から何かしらのアクションを取ってもらうためにも必要です。お礼メールを送る際には一目見てわかりやすいような件名にして、遅くても翌日までには送りましょう。

弊社、株式会社ニューズベースでは、セミナーやイベント・パーティーなどの準備や当日の運営までをトータルでサポートします。年間400案件以上の運営実績もあるので、気になる方はお気軽にご相談ください。

 

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