セミナー主催から次へ繋がるお礼メールの書き方

公開日:2019.09.26

 

セミナー主催から参加者に向けて感謝の気持ちを伝える際に用いるのが「お礼メール」です。

しかし感謝の気持ちを伝えるだけでなく、セミナー後のアフターフォローとしてお礼メールを活用することで、新規顧客の獲得や既存顧客とのリレーションなど、目的に応じたアクションに結びつけることができます。

 

今回の記事では、お礼メールを書く際の書き方やマナーをはじめ、送る際の注意点、送信の仕方、例文なども交えて紹介します。

 

1.主催セミナーのお礼メールを送る必要性とメリット

主催セミナーのお礼メールを書く理由は下記の通りです。

 

  • 必要性

お礼メールの必要性は多岐にわたり、顧客に応じた接点作りや持続的な営業活動、新規顧客の獲得や、既存顧客とのエンゲージメントの強化など、目的や次のアクションを明確にすることができます。またセミナーを主催して終わりではなく、お礼メールを活用して個別にコンタクトを取るなど、コミュニケーションの醸成やスムーズなフォローアップなどにも寄与します。

 

  • メリット

主催セミナーのお礼メールを送ることで、新規顧客の獲得や、既存顧客との信頼関係の構築、自社商品のPRやサービスの認知など、アフターフォローとしてだけではなく、次のアクションや目的に沿ったメリットを享受することができます。

 

 

2.主催セミナーのお礼メールの書き方・ビジネスマナー

次はお礼メールの書き方やビジネスマナーについて紹介します。

 

2-1 お礼メールを送るタイミング

お礼メールは、定型文やテンプレートを事前に用意して、セミナー終了後即日または翌日中には送信するよう心がけましょう。セミナーの開催からお礼メールまでの日にちが空いてしまうと、参加者の印象が薄れたり、メールの見落としてしまったりと、効果的な手段になり得ない場合があります。

 

2-2 文面は全体的に簡潔にする

セミナー参加に対する感謝や、新規の顧客化に繋がる営業トーク、自社商品・サービスの紹介、次回の案内など、書きたいことはたくさんあると思いますが、できる限り文面は簡潔にしましょう。内容を盛り込みすぎたり、文章自体が長かったりすると読んでもらえない可能性があるため気をつけましょう。

 

2-3 何を書くべきか

お礼メールの内容としては以下のような内容を書くと効果的です。

・次回のセミナー(イベント)の案内

・自社商品やサービスの特徴

・顧客のメリット

・次の行動を促す誘導

 

3.主催セミナーのお礼メールを送る際の注意点

お礼メールはただ送れば相手の印象を良くするわけではなく、送り方やタイミングを間違えれば、マイナスやネガティブなイメージを与えてしまうことにも繋がりかねません。

送る際は以下の3点に注意して送るようにしましょう。

 

・お礼メールはなるべく早く送る

・テンプレートや定型文をそのまま使わない

・件名はわかりやすく、内容は簡潔にすること

 

 

4.お礼メールは個別に送るべきか一斉送信

お礼メールの送り方を検討する際は、下記のような基準を設けて送るようにしましょう。

 

4-1 顧客の選定

セミナーの参加者全員に対して、お礼メールを配布するのは効率的ではありません。

そのため、セミナーの感想やアンケート内容から、顧客感度(見込み・潜在含む)に応じた内容を作成し、個別と一斉送信を使い分けましょう。

 

4-2 高確度の顧客へのお礼メール

顧客化の見込みが高いまたは既存顧客に対しては、一斉送信のような画一的な内容ではなく、顧客とのエンゲージメントが深まるような個別のメリットを提示して、今後の興味喚起を促すような内容にしましょう。

 

4-3 低確度の顧客へのお礼メール

顧客化の見込みが低い場合、自社の商品紹介や営業トークのような直接的な内容ではなく、業界の最新情報や次のアクション(新規顧客化)に結びつくような内容にしましょう。文面をシンプルにすることで悪い印象を持たれないようにする工夫も必要になります。

 

 

5.主催セミナーのお礼メールの例文

 

5-1 セミナー参加者へのお礼メール例文(一斉送信)


 

件名 △△セミナーご参加のお礼

 

▲▲株式会社

〇〇様

 

平素より大変お世話になっております。

この度はご多忙の中、弊社主催の△△セミナーにご参加下さり、誠にありがとうございました。

弊社では、定期的に〜〜関連のセミナーを行なっており、次回も〇月〇日〜〜についてのセミナーの開催を予定しております。

改めてご案内致しますので、お時間ございましたら是非ともご参加頂ければと存じます。

 

今後ともお付き合いのほど、何卒宜しくお願い申し上げます。

 

 

5-2 高確度の参加者へのお礼メール例文


 

件名 〇〇様 △△セミナー ご参加のお礼

 

▲▲株式会社

〇〇様

 

平素より大変お世話になっております。

この度はご多忙の中、弊社主催の△△セミナーにご参加下さり、誠にありがとうございました。

 

■■が特徴の「自社商品およびサービス名」は、〇〇様にとって有益な情報になりましたでしょうか?

自社商品およびサービス名

URL

 

貴社(〇〇様)と同業種の活用事例など、〇〇様のご参考になる情報を、今後のセミナーでも提案していく予定となっております。

改めてご案内致しますので、お時間ございましたら是非ともご参加頂ければと存じます。

どうぞ今後ともよろしくお願い致します。

 

6.まとめ

お礼メールは感謝の気持ちを伝えるツールだけではなく、顧客の獲得や購買意欲を促進させるアプローチにも活用することができます。今回の記事を参考に、ぜひ効果的なお礼メールを作成するよう心がけましょう。

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