シックス・アパート

イベントをフックにした認知拡大。カンファレンスのクオリティを向上させたアウトソーシングとは

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主催企業について

シックス・アパート株式会社様
業種:ソフトウエア/CMS
事業内容:インターネット上のウェブサイト構築・管理のための技術の開発と、関連する製品・サービスやコンサルテーションの提供​

イベント概要

イベント名 SAtisfaction 2019
開催日時  2019/10/8 14:00~20:00
会場    グローバルビジネスハブ東京 (東京都千代田区大手町)
参加者   デベロッパー様、ユーザー様 約150名

シックス・アパート様の製品およびパートナー企業によるソリューションの「今」と「これから」を共有し、Movable Type シリーズや、ウェブサイト構築・運用に関わる知識を深めるための参加者想定150名規模のセミナー/カンファレンスです。

シックス・アパート株式会社 マーケティング シニア・マネージャー 澤様
本カンファレンスイベント「SAtisfaction 2019」について運営ご担当者にお話をお聞きました。

 

業務負荷軽減のためカンファレンスのアウトソーシングを検討

-どうして今回、イベント会社にカンファレンス運営を委託しようと思われましたか?

社内の体制ではマンパワーが不足していることからカンファレンスの運営のアウトソーシングを検討しました。

 

前回のカンファレンスまでは、全て内製で運営をしていました。しかし、カンファレンスの運営業務は、スポットで単発的に発生する業務でありノウハウが蓄積し難く、社内メンバーにとっても通常の業務とは全く異なる周辺業務です。

また、カンファレンスイベントの運営経験のないエンジニアや営業の人間に仕事をお願いして、メンバーのコアの業務である営業活動や開発業務などに負荷をかけたくはありませんでした。
そのような経緯もあり、社内で人員の補強が難しい状況の中で、担当する人間は実質1名になってしまい、社内での人員のリソースがありませんでした。

今回のイベント「SAtisfaction 2019」の開催規模は、今までやってきたカンファレンスと比べて規模感はそれほど変わりがありませんでした。しかし、担当者が1名のみで、慣れない運営の準備作業をしながらマーケティング担当として行っている通常業務を並行して行っていくことに不安がありました。

 

そこで、今回は運営をしていく上で工数を取られていた業務、会場とのやりとりや備品の手配などの細かな対応などをイベント業者にお任せする事で業務負荷を軽減して、私のコア業務のマーケティング業務に注力したいと考えてカンファレンス運営のアウトソーシングを検討しました。

結果として、ニューズベースさんに運営業務をお任せすることによって生まれた時間で通常業務である広告出稿やホワイトペーパーの作成の時間に集中できました。

開催目的は「イベントをフックにした認知拡大」

-本カンファレンスの開催の目的を教えてください。

弊社で開催するカンファレンスとは別に、製品のユーザーコミュニティが主催されるイベントもあります。今回のカンファレンス「SAtisfaction 2019」では「シックス・アパート主催のカンファレンス」と「コミュニティ主催のイベント」2つのイベントの区別を明確にするという目的もありました。

具体的に言うと、前回までのカンファレンスでは、デベロッパー、開発者様をメインのターゲットとして開催しており、ここ数年でユーザーコミュニティの皆さんが開催してくださるイベントと重複する部分がありました。そのため、今回のカンファレンスではターゲット層をデベロッパー様からエンドユーザー様まで広げたいと考えました。

 

そこで、2つのイベントの開催目的をしっかりと定義して、差別化を図る必要があると感じておりました。
今回のカンファレンスでは、参加者・集客のターゲットを広めて、弊社製品のエンドユーザー様や多くのエンドユーザーのお客様を抱えるパートナー様に向けて有益な情報を届けて、製品の新機能やメリットの認知を広げていこうと考えていました。

CMS業界に古くから参入している自社製品の新しい機能や存在感をアピールしたい

-今回のカンファレンスで特に重要視していた点などはございますか?

弊社製品「Movable Type」はCMS業界の中では長い歴史を持っていて、ターゲット層に対してある程度の認知もあると考えております。しかし、古くから知られていることがネックとなり、「歴史の長い製品=サービス内容も古い」という間違った認識がないか懸念も感じておりました。

 

「Movable Type」はリリース以来、常に新しい機能追加やアップデートを繰り返しております。従来型のパッケージ型のCMSソフトウェアとしてだけではなく、時代のニーズに合わせてクラウド版、AWS版、SaaS版をリリースしてきました。さらにはCMS本体にとどまらず、フォームサービスやサイト内検索サービスなども個別に提供し、ウェブサイト構築の全体を網羅するサービスにまで展開してきています。

パートナー様に、上記で述べたような製品ラインナップのそれぞれの仕様や特徴を深く理解いただき、他の利用者様がどのようにそれらの機能を活用されているのかを認知して頂いて、自社のサービスやビジネスに生かしていただきたいと考えました。

リアルな場、オフラインで直接ユーザー様やエンドユーザー様と交流ができるカンファレンスのようなイベントは貴重な機会だと考えております。

 

今回はニューズベースさんに運営をサポートして頂いた事で、感覚としてですが70%は私の工数が削減できたのではないかと思います。その削減された工数で、製品の理解を深めていただけるようなコンテンツを作るための時間の確保やスポンサー様や講演者様を対応する余裕ができたと感じています。結果として参加者さま、講演者さまの満足度が向上したのではないかと考えています。

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イベント専門会社に委託するメリット「運営のノウハウ」

-イベント専門会社に委託するメリットを教えてください。

今回のような自社サービスをアピールするようなカンファレンスイベントを運営する際には、来場されるパートナー様、企業様や参加者の皆様にも、洗練されたイメージを伝えられるように、素人仕事ではないプロの知見やノウハウが入った会場装飾をする必要がありました。

そのため、本カンファレンスは受付や舞台に設置するサインやバナースタンドなどのイベント装飾が重要だと考えておりましたが、今までは内製で運営をしてきたため、イベント会場の装飾や施工や造作の経験やノウハウがありませんでした。この部分をイベントの専門会社さんにお願いできて良かったと感じております。

 

また、ニューズベースさんには開催に向けて、当日の運営に必要な備品やスタッフの手配などを確認して、ヌケモレが発生しないように発注のデッドラインや期日までに用意しておくべきタスクのスケジュールを共有して進行の管理をお任せできました。

円滑な運営のためのサイン計画や来場者を誘導する係員の配置などの導線の整備や人員を動かす指揮系統の形成などのイベントのプロならではの運営サポートは助かりました。

 

今回はイベントの専門家にお願いしたことで、会場装飾や運営のノウハウや知見を補う事ができました。

ニューズベース選択理由は「実績」「対応スピード」「スムーズなコミュニケーション」

-ニューズベースを選んだポイントを教えてください。

いざ、イベントの専門会社さんにお願いしようと考えましたが、業者さんを選定する時間がありませんでした。そのような状況の中で、ネットで検索した時に上位表示されていたニューズベースさんのHPの事例記事やホワイトペーパーなどを見て、一度お話を聞いてみても良いかもしれないと感じました。

ニューズベースさんはイベント会社として、「Tech In Asia Tokyo」や「一般社団法人Fintech協会」のようなビジネス系からテック系のセミナーやカンファレンスなどの運営実績が豊富そうだし、私たちがやりたいカンファレンスのノウハウもありそうだったので、話が早いかもしれないと感じて問い合わせをしました。

 

加えると、スムーズなコミュニケーションができそうだった点もニューズベースさんを選んだポイントです。

問い合わせ後の対応のスピード感も申し分がなかったと思います。弊社は、テレワークを推奨しているため、WEBでのミーティング、チャットでのやりとりが多いのですが、それにも対応してくれそうな新しいツールやコミュニケーションテクノロジーが使える会社だという印象を持ちました。

しかし、そうは言っても、運営を外部の方に任せる事は初めての経験でしたので、当初は仕事をお任せする事に若干の不安はありました。

そのような不安があったのですが、実際に制作の方と打ち合わせをした際には、スケジュールを逆算してやるべきタスクをリストアップして提案をして頂き、その工程管理に基づいてサポートをしていくと説明を受けたので、これならニューズベースさんに運営をお願いしても大丈夫かもしれないと考えました。

ニューズベースのサービスで
「コア業務への集中」と「イベント運営の不安を軽減」

-ニューズベースのサービスで良かった点を教えてください。

外部から人を招集する基調講演や配布するパンフレットなど、カンファレンスの内容や実施するコンテンツを成立させるためには、何が必要でいつまでに手配しなければならないという項目をリストアップして、スケジュールと優先順位を決めた上で、逆算しながら進行管理をしなければなりません。

また、本番が迫る中で、コンテンツが変更になったり追加されたりしていくので、スケジュール管理業務が煩雑になって行きます。その部分を全てお任せできたことで業務が軽減できたと考えています。

 

1人で担当していた時には、この進行管理に非常に負担に感じていました。イベント会社さんに運営をお任せすることは初めての経験でしたので、最初の頃は「進行管理をお任せてして大丈夫なのか?」と不安の部分が大きかったです。

しかし、ニューズベースさんはすぐに担当者の方から全体のスケジュールを共有してもらえました。現場運営に関するやりとりを進める中で、「これならば任せてしまっても大丈夫かもしれない」と、当初に感じていた不安は払拭されていきました。

セミナー開催当日までに、打ち合わせを2,3回行ったのだと思いますが、事前にアジェンダを整理して頂いて共有してから打ち合わせができていたので、私の方から聞きたいことや確認しておきたいことを準備して望めたので効率的に話を進められました。ある程度の不安はないまま当日を迎えられたと思っています。

カンファレンスの運営業務をニューズベースさんに委託することで生まれた時間を、マーケターとしての通常業務に充てられました。

お役立ち資料

アウトソーシングで改善されたのはイベント全体のクオリティ

これまで、カンファレンス担当を1人でやらなければいかなかった時には、専門分野ではないために、イベントの運営面で判断に迷いを持ったまま決断をしなければならない場面が多々ありました。

例えば、以前までならば、カンファレンスのスケジュールが押してしまったり、逆に早く進んでしまった場合には即座に対応するのが難しかったと思いますが、ニューズベースさんに入って頂いてからは、進行に穴が空いてしまいそうになっても、先回りして対応してくれました。

その際にも「次のコンテンツにまでに予定より時間が空いてしまいますが、どうしましょうか?」という問いかけではなく「次のコンテンツまでに時間が空いたので、今の講演者の方にQ&Aコーナーをして頂きましょう。」という判断と提案を頂けたことで、イベントの質が向上したと思います。

 

今回は運営代行をお願いしたことで、運営の細かな判断をプロに任せる事ができた事が良かったと思います。

担当者からの声

ご担当者様は今までインハウスでやってきた運営を、初めてイベント会社に業務委託されたため、不安を感じる部分も多かったと思います。そのため、お客様の不安や負担を軽減してイベントの満足度を上げることがニューズベースのミッションでした。プロのイベント会社として、お客様に「内製ではなく、ニューズベースに任せて良かった。」と感じて頂けるためにはイベントの質を高める必要があると考えました。

例えば、映像コンテンツや演出面では、こちらでたたき台となるものご用意して、方向性を確認しながら提案することを心がけることにより、お互いのボールの投げあいを最小限にして工数を削減して、より早く制作を進めることが出来たと思います。

今回のカンファレンス運営サポートでは、お客様に安心感を覚えてもらえつつもスピード感をもって開催準備をしていけたと思います。当日は、イベント専門の関係者が増えた事で、良い意味での緊張感が全体に浸透した、イベント専門会社ならではのプロフェッショナルな運営が開催できたのではと考えております。

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