カンファレンスconference

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多様な運営業務を要するカンファレンスは、
ニューズベースに代行をお任せください。

学術や特定業界、ビジネスシーンの最新勤向を協議するために行われるカンファレンス。
大規模フォーラム形式にも対応し、多様な運営業務を代行致します。

カンファレンス実施までの大まかな流れ

1. ~7ヵ月前(目標設定)
  • 集客目標策定
  • 企画概要作成
  • 予算検討
2. 6ヵ月-5ヵ月前(手段検討)
  • スポンサーセールス用意
  • 登壇者出演交渉
  • 会場押さえ
  • 協力会社検討
  • 集客方法策定
3. 4ヵ月-2ヵ月前(手段実行)
  • 集客準備(サイト作成、広告メディア選定&抑え)
  • 事後フォロー体制用意
  • 登壇者対応
  • スポンサー対応
4. 2ヵ月-前日(具体化)
  • イベント告知(サイト&招待状)
  • 各種問い合わせ対応
  • 映像制作
  • オペレーション設計
  • スタッフキャスティング
5. 当日(運営)
  • 受付
  • 誘導
  • ステージ進行
  • 機材オペレート
  • スタッフキャスティング
  • 飲食手配
  • 資料配布
  • アンケート回収
6. 事後(フォロー)
  • アンケート集計
  • インサイドセールス
  • メルマガ

よくあるご質問

金銭面について
Q. どのような費用がかかりますか?
  1. 問合せ事務局費

    カンファレンス運営|問合せ事務局費
    案内、管理などに対応する費用です。参加人数規模や、どのような業務を行うかによって費用が変わります。たとえば、受付票などのメール配信、登録者管理などの業務で、5万円からが相場となります。

  2. 運営人件費

    カンファレンス運営|運営人件費
    カンファレンスの運営スタッフを外部に依頼した場合、ディレクション費用に加えて、当日の賃金や交通費などの人件費がかかります。また、カンファレンスが長時間の場合は、お弁当や飲み物なども用意が必要になる場合もあります。

  3. 会場費

    カンファレンス運営|会場費
    会場費には、プロジェクターや音響装置、テーブルやイスなどのレンタル費用がかかります。また、ステージや看板、ゲートなど造作物を作成する費用がかかります。会場費を考えるうえで基準となるのが、参加者の人数と会場の定員数です。会場の定員数を確認し、カンファレンスの参加人数が確定したうえで、会場を選ぶようにしましょう。

  4. 施工費

    会場造作費
    ステージや看板、ゲートなどを作成、装飾する費用がかかります。

実務面について
Q. どのくらい前から相談した方が良いですか?

ご実施予定の1年前から半年程度が目安ですが、まずはご相談ください。実行可能な具体的なプランをご提案させていただきます。

Q. どの範囲まで手伝ってくれますか?

司会・登壇者などのキャスティング、応募者の申し込み受付・管理、会場手配、配布物準備などの事前業務、会場設営、資料配布、受付・誘導、進行サポートなどの当日業務、来場者御礼メール送信、アンケートの入力集計などの事後業務までワンストップで対応しております。

Q. 会場を探す業務は相談出来ますか?

目的や規模、開催希望エリアなどをお聞かせいただければ適した会場をご提案させていただきます。
ただし、会場の調査代行のみの場合はお断りさせていただく場合がございます。
急ぎ会場のみをご検討の方には、会場リストをご用意しておりますのでご活用ください。

Q. 受付方法について相談したいです。

事前の申し込み受付管理、当日の来場者照合、後日のフォローメールまでワンストップで対応した各種受付管理システムを提案可能です。

その他のよくあるご質問
Q. 集客に関して相談することは可能ですか?

可能です。

Q. 遠方での開催も可能ですか?

全国各地にある人材母集団を利用する事で、全国各地での対応が可能です。

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