ALL STAR SAAS FUND by BEENEXT

「SaaSビジネス」に特化したカンファレンス、イベント会社のアウトソースで参加者満足度が向上
ALL STAR SAAS FUND by BEENEXT

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主催企業概要

ALL STAR SAAS FUND by BEENEXT
業種: インベストメント・マネジメント業務
事業内容: シードからグロースまでSaaSベンチャーに特化して投資と支援をするファンド。シンガポールに本社を置くベンチャーキャピタル。世界中の次世代IT起業家をサポートすべく、起業家の立場に寄り添い、資金提供のみならず、世界に広がる豊富なネットワーク紹介、他国での最新事例共有などを通じて、グローバルな起業家ネットワークを構築しています。

イベント概要

イベント名 ALL STAR SAAS CONFERENCE Tokyo 2019
開催日時  2019年11月7日(木) 12:45~19:00 レセプションパーティ 19:30~21:30
会場    丸ビルホール&コンファレンススクエア (東京都千代田区丸の内)
参加者   アントレプレナー、スタートアップ、ベンチャーキャピタルなど約500名

「ALL STAR SAAS CONFERENCE Tokyo」は日本そしてアメリカのSaaSスペシャリスト達が集い、超実践的なセッションを繰り広げるSaaS特化型カンファレンスです。

 

(写真右より)
BEENEXT Managing Partner  前田紘典様
ALL STAR SAAS CONFERENCE 小林千尋様

本イベントについて、主催者のお二人にお話をお聞きしました。

 

カンファレンス規模の拡大に伴う人員不足で運営の業務委託を検討

-なぜ、イベント運営をアウトソーシングしようとお考えになりましたか?

カンファレンスを運営するための人員不足に悩んでいたからです。

このカンファレンスを立ち上げた当初は参加者が100人程度で最大で180人程の規模のイベントでした。現在の参加者人数(約500人)に比べて、それほど大きなイベントではなかったため、内製で企画とプランニングは2名でも対応が可能でした。

しかし、カンファレンスの参加人数はどんどん増えていったために、必然的に人手が全く足りなくなってしまいました。参加者が400名を超えるとなった時に、これは私たちだけでは運営ができないと考えてイベント会社さんに業務委託を検討しました。

 

ニューズベースさんには課題としてあった「マンパワーの不足」を補っていただきました。結果的に業務負荷が大幅に軽減できたと思います。カンファレンス運営に必要なスタッフの手配から、参加者の受付やアテンド対応のマニュアルやレクチャー、進行管理、動線を円滑にするためのサイン計画やスタッフ配置をお任せできて助かりました。

ニューズベースさんに業務委託することで、削減できた工数や時間を使ってカンファレンスのコンテンツの中身により良くすることに注力できるようになりました。結果、イベントのクオリティを向上できたのではないかと感じています。

 

また、スポンサー様や講演されるゲストスピーカー様に対するケアを手厚くすることができました。さらに、別に並行して動いているプロジェクトに対応する時間も生まれたと感じています。

SaaS業界の成長と活性化のためにカンファレンスを定期開催

-「ALL STAR SAAS CONFERENCE Tokyo」の開催目的を教えてください。

SaaS業界に特化したベンチャーキャピタルとして、この業界を盛り上げていきたいという思いから「ALL STAR SAAS CONFERENCE Tokyo」を開催しています。

SaaS業界を活性化して成長していくためには、この業界に優秀な人を集めなければなりません。さらに、優秀な方々のノウハウとか経験を共有して業界全体を底上げしていくための場が必要だと考えています。

この業界を成長させて活性化させていくためには定期的なカンファレンスの開催が効果的だと考えています。

成功体験や経験やノウハウを共有して業界の底上げをしたい

-本イベントで重要視していることはありますか?

今回のカンファレンスで重要視していた点は、ARR(Annual Recurring Revenue)100億は可能だということ、年売上が100億円を超える企業を作ることは科学的に可能だということを来場者や業界関係者に伝えることでした。

 

SaaSビジネスはサブスクリプション・モデルを採用しているためRecurring Revenue(経常収益)の比率が高く、売上の予測可能性が高いストック型ビジネスで、キャッシュフロー主導型の事業拡大がしやすいと言えます。科学的に正しい手法を行えば事業を伸ばしていけるビジネスモデルです。

そのようなARR100億の事業を生み出していけるような企業を作るビジョンや計画を立てるには何が重要で、どのような施策や行動をしていけば良いかのアイデアを掴めるようなカンファレンスにしたいと考えていました。

 

このカンファレンスでは業界での著名人やVIPが国内外から参集され講演をします。
また、来場される参加者も日本国内の起業家だけではなく、大企業に所属していながら起業を目指している方や、ネットワーキングや交流を目的としたベンチャーキャピタルの方々もいらっしゃいます。

このカンファレンスの運営では、このような方々に対して失礼のない対応や英語対応も必要となってきます。このような運営面のサポート、同時通訳の手配などをニューズベースさんにはお願いできたと思います。

イベント会社に委託することで「マンパワー不足」と「スタッフの教育コスト」が解消

-イベント専門会社に業務委託するメリットを教えてください。

ニューズベースさんのようなイベント会社にアウトソーシングをする前はカンファレンスを円滑に運営するためには人手が足りていなかったのでボランティアを募っていました。しかし、ボランティアさん達をディレクションするためにマニュアルを作成したり、レクチャーをしなければならなくなりました。

ボランティアスタッフさん達の手配やディレクションと平行して、カンファレンスのコンテンツの準備なども進めなければならず、当時はこの部分が一番つらくて大変でした。このような形で100人規模のイベントを運営していた時は、身内のスタッフに協力をお願いしながらやっとのことで運営していました。

参加者が400人以上になったとすると、運営に関する周辺業務の量が2~3倍になるのではないかという懸念があり、人的なリソースが望めない状況で2名だけで400人以上大規模なカンファレンスを運営するのは不可能に近かったと思います。

 

ニューズベースさんには運営に必要なスタッフの手配からレクチャーや配置などのディレクション業務、参加者の受付やアテンド対応のマニュアルや進行管理、動線を円滑にするためのサイン計画など、運営まわりの業務対応をほぼ全てお任せできました。

課題であったマンパワー不足とスタッフへのレクチャー工数の負荷を解決できたと思います。

お役立ち資料

ニューズベースを選んだ理由は「実績」と「対応力」

-なぜニューズベースに業務を委託しようと思いましたか?

ニューズベースさんを知ったきっかけは、スペースマーケットさんとのイベント時です。その際に紹介していただきました。信頼がある会社さんからの紹介という所で仕事を依頼できないか検討しました。

また、ニューズベースさんに問い合わせした理由の一つとして、運営の実績として「Tech in Asia」さんという私たちの業界に近いテック系のイベントのサポートをしていた点もあげられます。

大規模なカンファレンスを多く開催しているテックインアジアさんやスペースマーケットさんと仕事をしている業者さんならば、私たちの課題感をすぐに把握してもらえるかもしれないと考えました。

 

当時は選択すべき要件が整っていたので迷う事もなくニューズベースさんに運営のご相談をしたと思います。その後、仕事をお願いした時も問題なく業務を委託できていたので、それから継続してイベント運営のサポートをお願いしています。

実は、他のイベント会社さんも検索して探してみたのですが、あまりWEBに力を入れている会社さんが見つかりませんでした。検索してヒットした業者の中で情報量があって一番しっかりしていたホームページだったのもニューズベースさんを選んだポイントの一つだったと思います。

今では、一緒にお仕事をやり始めて運営の相談をさせてもらうようになって、いろいろとアドバイスをいただくようになり、やはりニューズベースさんにお願いして良かったと思っています。

 

私たちはパートナーを選択する時には担当者とのコミュケーションを重要視していますが、ニューズベースさんの担当の方は人柄も良かったと思います。

一緒にイベントを作り上げる関係なのでコミュニケーションがスムーズに取れなかったり、言いたい事が言えなかったり相手のリアクションが自分の望むものではなかったりしたらフラストレーションがたまってしまいます。

一度、こちらから質問やお願いをした時に気持ちよく返してくれるか、レスポンスのスピードは重視していました。その点においてもニューズベースさんの対応に不満はありませんでした。

ニューズベースの工程管理と調整力により開催日を安心して迎えられた

-ニューズベースのサービスで良かったポイントを教えてください。

特に工程の確認や調整関係はありがたく感じました。内製で運営をしていた頃は負担に感じていた会場さんとのやり取りは全てお願いできたと思います。

課題であったスタッフの手配やスタッフレクチャーなどの問題も解決できました。

 

ニューズベースさんにお願いする前までは、パソコンのレンタルからケータリングの手配から何もかもを様々な業者さんに電話したりメールしたりてやっていたのが、全部ひとまとめにして窓口を集約できたのは大変助かりました。

直接、複数の業者さんとやり取りはしないでニューズベースの担当者に連絡すれば良くなりましたので工数が削減できたと感じています。

また、今回は会場の図面を引いていただけたので、ステージの見え方や人の動線などが事前に想像しやすくなりました。会場の図面は運営の準備段階で役に立ちました。

 

他にも、メインの会場からは少し離れた別のフロアにある会場で、人が集まりすぎて参加者が座る場所がなくなってしまったという事態があったのですが、それに対してもすぐに椅子を追加するように対応してくれました。当日は特に目立ったトラブルもなく開催できたと思います。

ニューズベースさんが機転を利かせて、その場その場で対応してもらえたので、私たちは会場全体を行き来するようなこともなく、全体を俯瞰しながらイベント進行に集中する事ができたと思います。

全体として目立ったトラブルがなくカンファレンスの運営ができたことが良かったと思います。ニューズベースさんがいてくれたおかげで、不安要素がないまま当日を迎える事ができました。

担当者の方を信頼していましたので何かあっても何とかしてくれるだろうと安心して運営のサポートをお願いできたと思います。

運営を委託し、担当者の工数が削減したことで向上した「満足度」

-運営をニューズベースに委託したことにより、改善されたことはございますか?

担当者の工数がかなり削減できたという実感があります。

担当者1名の1.5~2カ月分ぐらいの作業量は削減されたように感じています。しっかりと計測したわけではないのですが、1カ月分の工数全体の65~70%程度は削減ができていたのではないでしょうか?細かな周辺業務を取りまとめて当日の運営をトータルでお願いできたのが良かったと思います。

 

ニューズベースさんのサービスを受けて改善できた点として、削減できた工数や時間を使って別のプロジェクトを同時に進められたことや、スポンサー様やゲストスピーカー様に対するケアを以前より手厚く出来たことがあげらます。

細かい点なのですが、ノベルティなどの制作やデザインもある程度お任せできましたのも良かったです。

以前は参加者に配布するトートバッグの作成手配なども全部やっていました。そのような細かな手配が複数あり、それぞれにも締め切りがあるので周辺業務の進行管理に手を取られてしまい、本来優先して対応すべきカンファレンス案内を送るメールを作る時間も作ることが困難でした。

 

運営をお任せする前は、チャットで簡易的に伝えて終わってしまっていたり伝達事項が滞ってしまう事があったのですが、ニューズベースさんとお仕事をするようになってからは、お客様に対するリマインドメールなどの確認のやり取りを何回も送れるようになりました。

こまかなサポートが積み重なり、結果としてスポンサーに対しての対応も手厚くする事ができたのできました。スポンサー満足度も向上したのではないかと考えています。

newsbase お問い合わせ

担当者からの声

担当者との綿密なやりとりで信頼を構築し運営面の不安を払拭

「ALL STAR SAAS CONFERENCE Tokyo」の運営サポートのご依頼を受けた当初はご担当者がほぼ、お一人で対応されていました。そのような状況でイベント規模が大きくなり、参加者が増えていくと優先順位は低いがスケジュール上対応しなければならない周辺業務の影響で、本来の注力すべきコンテンツのブラッシュアップや登壇されるスピーカー様への対応が丁寧にできなくなってしまいます。

私たちはカンファレンス運営の専門家として、ご担当者の業務を巻取りつつ、主催側と参加者側の満足度を向上するためクオリティを担保しなくてはなりません。そのため、開催当日までのスケジュールをガントチャートで共有して、消化しなくてはならないタスクを把握して進行管理をいたしました。

その工程に伴って、カンファレンス運営に必要なスタッフの手配、参加者の受付やアテンド対応のマニュアル作成や動線を円滑にするためのサイン計画やスタッフの配置や当日の指揮系統をまとめました。調整関係においては、担当者が進捗でご不安にならないように、マイルストーンを設定して定期的な打ち合わせをしながら準備を進めさせていただきました。

カンファレンス当日は大きなトラブルもなく円滑な運営が出来、お客様にもご満足のいくサポートができた事を嬉しく思います。

ニューズベースへお問い合わせ

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