エクイニクス・ジャパン Equinix Japan

クライアントとの交流を促進させたカンファレンス、運営代行で業務軽減

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主催企業概要

Equinix, Inc.(Nasdaq:EQIX)は、世界で最も相互接続密度の高いデータセンターにおいて、世界中のトップ企業をそのお客様、従業員、パートナーに接続しています。世界5大陸、50以上の市場をつなぐデジタルビジネスのためのグローバルプラットフォームとして、企業の皆様があらゆる場所で、あらゆる人やモノとつながり、デジタル化された未来を実現していくことを支援しています。

イベント概要

2019年7月19日に開催されましたインターコネクションフォーラム 2019は企業カンファレンスイベントで、今回で通算3回目を迎えられました。案件の発掘、自社サービスの紹介、クライアント様同士のネットワーキングを目的に毎年1回開催されています。

(写真右より)
マーケティングコミュニケーション フィールドマーケティング マネージャー 竹永昌様
フィールドマーケティングスペシャリスト 守屋亜美様

本イベントについてご担当者のお二人にお話をお伺いしました。

イベント開催経緯・目的

-本イベントの開催趣旨を教えて下さい。

以下の3つの目的から開催しております。

1.案件の発掘
2.サービスアップデート発表
3.クライアント様のネットワーク構築

まず、新しい案件の発掘が目的になります。あとは毎年一回開催しているイベントなので
開催毎のサービスアップデートを発表する場でもあり、クライアント様同士のネットワークを広げる交流の場でもあります。

-参加者の方々に好評だったプログラムはございますか。

様々なクライアント様が一同に登壇するセッション「インターコネクションプロポーザル」は、メインの事業であるインターコネクション(企業間の相互接続)を体現した「エクイニクス」らしさが表れた、主催者にとっても参加者にとっても印象的なプログラムになりました。

業務負荷軽減のためにカンファレンス運営を外注

-なぜイベント専門会社に委託をしようと思いましたか。

業務負荷軽減のためにカンファレンス運営の外注を検討しました。カンファレンスの開催が近づいていくと、担当者は些末な準備作業に忙殺され業務負荷が増えてしまいます。運営の対応以外にも、コア業務として通常の業務もありますので、緊急に対応しなければならない案件が重なってしまうと、当日の運営にも支障が出てしまう恐れがありました。

また、会社やカンファレンスの規模が大きくなり、それに伴って業務量が必然的に増えてしまっていたので、イベント専門会社のサポートが欲しいと考えました。

イベント専門会社に委託するメリット

-今回カンファレンス運営をアウトソースする事で感じたメリットを教えて下さい。

社内スタッフだけで運営をすると、どうしてもイベントの当日に抜け漏れが発生してしまったり、緊急事態が発生してしまった場合には、事態の対応に追われてしまいます。

今回の業務委託で、当日の運営に余裕が生まれました。本来の目的である大切なお客様とのコミュニケーションなどの重要なタスクに集中して対応することができました。

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ニューズベースを選んだ理由

ーニューズベースを選んだ理由を教えて下さい。

こちらの要望をお伝えしてから対応してくれるまでのスピード感やコミュニケーション頻度が良かったです。

カンファレンス運営は、スケジュールが差し迫っていくにしたがって、企画や内容が固まり、お願いしたい事は変わっていきます。そのたびに、こちらの細かな要望にも臨機応変に対応して頂きました。

ニューズベースのサービスの良かった点

-ニューズベースのサービスの良かった点、印象に残るエピソードがあれば教えて下さい。

当日は、担当者が対応するべきタスクに対して対処ができない場面がありました。社内で緊急にブリーフィングをしなくてはならず、当初の予定よりカンファレンス会場への到着が遅れてしまいました。その際には、先を読んで動いて頂いてタスクを代わりに処理して頂きました。この件は非常に助かりました。

今後の展望

-今後の展望についてお聞かせ下さい。

今回はパートナー様のブース展示で、商談につながるようなお話がありました。今後は参加者様とスポンサー企業様、パートナー様がよりコミュニケーション深める機会を増やす事で、案件化が増えていけば嬉しく思います。例えば、ミニセッションやミニセミナーなどの施策を増やしていければと思っています。

これからもニューズベースさんには、運営面での改善やサポートをお願いしていきたいと考えています。

お役立ち資料

 

担当者からの声

今回はイベント規模が大きくなるにしたがって参加者人数も増える事が想定されていたので、来場者情報の管理と受付業務が肝要だと考えました。そこで、申込受付~当日の来場受付・イベント後のフォローまでワンストップで管理できる来場者管理システム「COPRO Q-PASS」を提案しご評価をいただけました。 カンファレンス運営は企画段階から準備を進めていく上で、登壇者や発表内容などのコンテンツやスケジュールが変わっていくものです。我々スタッフは、これまで培ってきた運営のノウハウや知見から、入念な打ち合わせや事前準備の中でお客様の要望を先回りして提案していく事を心がけております。

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