キックオフミーティングという言葉をご存知でしょうか。

プロジェクトを始める際に、その目的や概要を参加者の間で共有するだけでなく、マイルストーンなどのスケジュール、プロジェクトの達成に要するコストなどを事前に確認するために開かれるのがキックオフミーティングです。

キックオフミーティングは、チームの目的意識を統一する役割を果たす重要なミーティングであり、質の高い仕事、プロジェクトの成功を果たすためには欠かせないものです。

キックオフミーティングを開催する際に気をつけるべき重要なポイント、スムーズに進めていくためのノウハウなどを具体的に解説して行きます。

1.キックオフミーティングの流れ

キックオフミーティングをスムーズに進行するために次のような流れで順を追って進めていく必要があります。

1-1.プロジェクトや業務の目的の説明

プロジェクトを進めるにあたって、そもそもなぜこのプロジェクトを手がけることになったのか、プロジェクト発案者の思いなどを参加者が共有していくことが何よりも大切です。

そのためにはプロジェクト発案者だけでなくプロジェクトを指揮するリーダーの考え方や思いなどを、事前にプロジェクトメンバーにしっかり伝える必要があります。

正確な情報共有だけでなく、モチベーションアップをはかる上でも、キックオフミーティングは非常に大切な過程になります。

1-2.参加者の挨拶・自己紹介

キックオフミーティングではプロジェクト参加者の挨拶と自己紹介が不可欠です。新たな業務やプロジェクトでは、メンバー同士が初顔合わせということも珍しくありません。

これから同じ目的に向かって思いを１つに仕事に取り組んでいく仲間として、挨拶や自己紹介などのコミュニケーションの場と時間を取ることはとても重要です。

お互いのことを知り合い、早いタイミングでコミュニケーションが取りやすい状況を作り上げることもキックオフミーティングの重要な役割であることを認識しておきましょう。

1-3.プロジェクトや業務の進め方の確認・決定

プロジェクトや業務の進め方の確認・決定を行います。

具体的な目的と最終的なゴールを始めに明確にしておくことで、それに向けたマイルストーンや修正方法、最終的なゴールのスケジュールなども決めておくことが重要です。

２.進行のポイント

2-１.進行ポイント１： ミーティング日時などの案内の事前案内

キックオフミーティングは、プロジェクトや新年度のスタートに行うミーティングであるため、その他のミーティングに比べて参加人数が多い場合がほとんどです。

参加者には、事前にキックオフミーティングの概要案内などをしておくと、よりスムーズな進行が可能となります。

また「プロジェクトのテーマやミーティングのゴール」も共有しておけば、参加者のキックオフミーティングに対する意識や理解度が高まることになるでしょう。

キックオフミーティングに参加するメンバーの検討もしておくことが大切です。

当日、誰がキックオフミーティングを進行するかなど、ミーティング内での役割も事前に決めておけば、よりスムーズな運営が可能となります。

2-2.進行ポイント2：資料作成

キックオフミーティングをスムーズに進めるのに必須なのが事前資料の作成です。

資料があることで、ミーティングで共有すべきことや理解を深めるためにどういったトピックが必要か整理することができます。

ミーティング資料を事前に準備して参加者にもキックオフミーティング開催までに配布しておけば、参加者の事前勉強に役立つだけでなく、質問事項の整理や意見の準備などにも役立てることができるでしょう。

３.進行がスムーズとなる資料の必須項目

キックオフミーティング資料の内容については、プロジェクトの目的やキックオフミーティングのゴール、プロジェクトで達成したいゴールを記載します。

そのほか現状のプロジェクトの問題点やプロジェクトの解決策、メンバーそれぞれの役割に応じた行動事項などを記載しておくと良いでしょう。

資料にプロジェクトの全体像を文章や図を用いて可視化することで、メンバー各々がミーティング終了後からプロジェクトゴールに向かって走り出すことができます。

また、小項目として

①アジェンダ

②ミーティング着席位置図

③ミーティング参加者名簿

④基本概要

⑤工程表

⑥プロジェクト体制

⑦連絡体制

⑧質疑応答

を記載しておくことで参加者の理解をさらに深めることができるでしょう。

４.まとめ

キックオフミーティングの事前準備と当日の流れを知ることで、プロジェクトの成功率を格段に高めることができます。

ただ、これまで述べた通り、キックオフミーティングを成功させるためには、相応のノウハウが必要です。キックオフミーティング運営サポートの実績、他社の成功事例なども豊富な外注業者を利用することも１つの選択肢と言えます。

全社キックオフミーティングの運営業者であるニューズベースは、多種多様な業種業界のキックオフミーティング運営実績があります。

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