BEENEXT

世界中の起業家を集めたカンファレンス、成功の鍵は運営のアウトソーシング

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主催組織について

BEENEXT Capital Management Pte. Ltd.様
業種:インベストメント・マネジメント業務
事業内容:BEENEXT – シンガポールに本社を置くベンチャーキャピタル。世界中の次世代IT起業家をサポートすべく、起業家の立場に寄り添い、資金提供のみならず、世界に広がる豊富なネットワーク紹介、他国での最新事例共有などを通じて、グローバルな起業家ネットワークを構築しています。

イベント概要

イベント名 BEE Global Camp 2019
開催日時  2019年11月21日(木)22日(金) 8:00~
会場    八芳園 (東京都港区白金台)その他複数会場
参加者   海外からのアントレプレナー、スタートアップ、起業家、CxO 約250名

「BEE Global Camp」とはアジア圏を中心に世界規模でスタートアップに投資をするBEENEXTが開催しているビジネスイベントです。参加して登壇者の話を聞くという受動的な場ではなく、全員が主役で参加者全員でディスカッションする場になって欲しいという思いからカンファレンスではなく「キャンプ」と称しています。起業家の起業家による起業家のための「キャンプ」です。

また、「BEE Global Camp」は国境を越えたネットワーキングイベントでもあります。各国のマーケットプレイス、ペイメント、シェアリングエコノミー領域など、インターネットビジネスを展開している参加者が集まり、それぞれの国や地域で経験した失敗談や成功事例の共有やディスカッション、交流をする場となっています。

(写真)BEENEXT 國司朋子様
本イベントについて、ご担当者の國司様にお話をお聞きしました。

 

カンファレンス規模拡大によるマンパワー不足、業務負荷軽減のため運営の業務委託を検討

-なぜ、イベントの運営をアウトソーシングしようとお考えになりましたか?

運営をマネジメントするためのマンパワーや時間がなかったからです。

「BEE Global Camp」を立ち上げてからシンガポール、インドネシア、インド、ベトナムと開催して来ました。開催当初、参加者は40名程度でしたが、回数を重ねるに従って人数が増え、現在は200名を超える方々が集まるようになりました。投資件数の増加に伴い、ご案内を送る起業家やCxOの総数は500近くになっています。

参加者は倍々と増えていっているのですが、イベントは2名で対応しておりました。社内のメンバーにも手伝ってはもらっていたのですが、本業は投資会社であり、メンバーは投資に関わる業務がメインです。イベントに社内のリソースを割くには限界がありました。

そこで、「餅は餅屋」ではありませんが、やはりプロフェッショナルによる運営のエッセンスが必要でしたし人員も必要でした。そこで運営をサポートしてくれるイベント会社を探す事になりました。

目的は起業家を参集し国境を超えてベストプラクティスや思いを共有すること

-「BEE Global Camp」の開催目的を教えてください。

BEENEXTの投資先は170社ほどになるのですが、多くは海外のスタートアップです。

まだ生まれたばかりのアーリーステージの企業からユニコーンと言われるクラスの企業まで、ファウンダーやCxO(CEO、CFO、CTOなど)に限定して集めて、具体的なベストプラクティスから、起業家としての思いまで、完全にコンフィデンシャルでインテンスに共有してもらうのがこのCampです。

国籍も国境も事業規模も超えて、信頼できる仲間と過ごす、アットホームで有意義な場にしたいと思っています。

カンファレンスでビジネスの成功体験やノウハウを共有して交流を促進する

-カンファレンス開催において、重要視していることはありますか?

イベントでは、細部に渡ったアジェンダを用意して、テーマごとに小規模のグループディスカッションをしています。

最新のテクノロジーの話題、各国の情勢、組織づくり、タイムマネジメントなどはもちろんですが、トップだからこそ持つ課題や悩みについても、とことん話し合う場になっています。安心して参加いただけるように、ディスカッションやパネルの内容はコンフィデンシャルを徹底しています。

また、ガラディナーやオプショナルツアーにはご家族も数多く参加されますので、各国からいらっしゃるご家族にもお楽しみいただけるよう、多彩なコンテンツを用意しています。

「BEE Global Camp」は志の高いの起業家の方たちが集まっているので、本音を語りあって安心できる家族のようなコミュニティとなっています。このコミュニティが一同に会す機会がCampです。闊達な議論が生まれる場づくり、アットホームな雰囲気を共有できる温かい場づくりを心がけています。

カンファレンス運営を委託することで「マンパワー不足」と「スタッフ教育コスト」が解消

-イベント専門会社に委託するメリットを教えてください。

大きなメリットとしてイベントのプロとしての目線で運営を見ていただけたことでイベントのクオリティが向上したと感じています。

ニューズベースさんに運営のサポートをお願いする前までは、コンテンツもシンプルで、参加者人数も少なかったので素人でもなんとかやってこれたのですが、運営の専門家の視点から冷静にイベント全体を俯瞰していただくと「イベント運営で足りていなかった要素やポイント」が明確になってきます。

「BEE Global Camp」を運営する上で必要な要件や条件、素材などの理解が進んだと思います。

 

BEENEXTはシンガポールベースの会社ではありますが、日本の禅の考え方をとても大切にしています。「足るを知る」「三方良し」など、海外の方には不思議に思われることが多々あります。

5回目にして満を持しての日本開催となる今回は、体系的にそのルーツに触れていただこうと、華道、武士道、書道、座禅などの文化体験、日本を代表する長寿企業の訪問など、数多くの体験クラスを用意しました。

多忙を極める起業家ばかりが200名を超える中で、それぞれが複数のコンテンツを選んで参加する方式でしたので「参加者のリスト作成やグループの割り振り」が非常に煩雑だったのですが、ニューズベースさんに大まかな運営準備をお任せできました。

今回、参加者からは「日本のおもてなしは素晴らしい」「こんなwell-organizedなイベントは他にない」と、お褒めのお言葉を沢山いただきました。私たちが目指していたイベント運営を実現できたと思います。

お役立ち資料

ニューズベースを選んだ理由は「実績」と「対応力」

-なぜニューズベースに業務を委託しようと思いましたか?

ニューズベースさんを選んだポイントとして、信頼できるメンバーからの紹介であった事と、実際の仕事ぶりを見た事が挙げられます。

前回までは、開催場所がいずれも海外という事で現地の業者さんに印刷物や細かなコンテンツの手配のお手伝いをお願いしていたのですが、「日本人」の私たちが期待する「細部にわたる要望」を全てかなえて、予定通りの納期に入れていただく、ということは至難の技でした。

そのため、常に手綱をこちらで握って進捗を管理する必要がありました。

 

今回は、日本開催という事で、参加者の皆さんの期待値がものすごく高くありました。さらに、人数が大きく跳ね上がるだろうということは告知前から予想していました。本当にプレッシャーが大きかったです。最大限できるおもてなしをするために早々にイベント会社にお願いしようと考えていました。

しかし、複数の業者に声をかけてコンペをするような時間はなかったので、私たちの組織内で別のカンファレンスイベントを担当しているメンバーに相談したところ「昔から運営のサポートをお願いしているニューズベースさんはどうか」と紹介をしてくれました。

カンファレンス開催経験が豊富な担当者からの紹介でしたので、そのメンバーから信頼を得ているイベント会社さんにならば、私たちのイベントの運営をお任せしても安心できるのではないかと考えました。

 

紹介をしてくれた担当者のイベントに赴いた時に、実際にニューズベースさんの働きぶりやメンバーやスタッフとのやり取りなどを見て、今回の「BEE Global Camp」の運営をお願いしようと決めました。

実際に見た現場は「ALL STAR SAAS CONFERENCE」というイベントでしたが、スタッフとの連携が良くイベント運営がうまく回っている様子が見えました。

実際に運営している現場を見て、私たちの課題とニューズベースさんの仕事ぶりがぴったりとマッチするのではないかと感じました。

ニューズベースの工程管理と調整力によりカンファレンスを安心して迎えられた

-ニューズベースのサービスで良かったポイントを教えてください。

会場側や業者側とのやりとりなどの周辺業務をお任せできたことが良かったと思います。特に当日のスケジュールマネジメントが助かりました。

私たちは運営の専門家ではありませんし、人的にもリソースが足りませんでしたので、当日のサポートメンバーとの情報共有や、大勢の海外ゲストを取りまとめたり、タイムキープをする進行管理がなかなかうまくいっていませんでした。

ニューズベースさんには運営の進行管理やその他の手配作業を安心してお任せできたと思います。

 

うまく回った理由の一つとして「香盤表」があったと思います。タイムスケジュールが明確になり、イベントが円滑に進行できました。

前回までは「香盤表」という存在も知りませんでしたから、受付、会場、誘導など、それぞれの現場で対応している各スタッフは、同じ時間に他のスタッフは何をしているのか把握できなかったため、何かイレギュラーな事態が発生した時に連携がとれずにトラブル対応に慌てしまう場面がありました。

今回の「BEE Global Camp」ではスタッフ全員の役割分担や担当範囲が明確になっていたので会場が複数存在して、全てのコンテンツをパラレルで動かしていくという複雑なイベントの構成でも、現場の運営スタッフが現状やタイムスケジュールを理解した上で判断して対処できました。

 

もう少し、細かい点を言うと「インカム」の存在も大きかったと思います。

ニューズベースさんからの提案で今回初めて使ったのですが、適時にオンタイムで指示と連携が取ることが可能になり本当に便利でした。今までインカムを使わずによく運営ができていたなと思うほどです。

また、最後まで私たちに並走して「BEE Global Camp」をサポートしていただけたのもニューズベースさんのサービスで良かったポイントの一つです。

カンファレンスの準備段階では「準備間に合うだろうか?」と不安に思うことも多々あったのですが、その時にもニューズベースの担当者の方から「大丈夫ですよ。一緒に頑張りましょう。」と言ってくれたのは大きかったと思います。

カンファレンス運営を委託し、工数が削減されたことで向上した「満足度」

-運営をニューズベースに委託したことにより、改善されたことはございますか?

ニューズベースさんに運営業務を切り取っていただいたので、イベントの大局が見えるようになった事だと思います。運営の業務は細かなタスクの積み重ねになってしまうので、スケジュールに追われていると担当者は対応が細かくなり近視眼的な思考に陥ってしまいがちです。

ハッと気がつくと、期日が過ぎているなど、開催までのスケジュールに巻き返せない位の遅れが生じてしまう可能性もあると思います。しかし、今回はニューズベースさんに進行管理をしてもらっていたので、全体として致命的なミスなどがない円滑なカンファレンスが開催できたと思います。

 

ニューズベースさんの進行管理は準備段階でも開催日でも非常に役立ちました。イベント全体を俯瞰して見る余裕が生まれたと思います。

ニューズベースさんは、開催当日までに必要なタスク(業者への発注や会場の手配、動画、パンフレットやノベルティ作成の工程など)を設計してガンチャートで共有して進捗を管理して下さいました。

このおかげで、当日に進行やコンテンツの成立の障害になるような大幅な遅延や準備でのヌケモレがでないようになりました。

newsbase お問い合わせ

担当者からの声

「寄り添いながらの運営サポートでカンファレンスに不慣れなお客様の悩み解消」

お客様は「イベントの運営がうまく回っていない」という事でお悩みでしたが、この課題を解決するには「なぜ、イベントの運営がうまく回っていないのか?」その要因を明確にして共有する必要があると考えました。

また、他業務との兼務で、限られた時間でのやりくりであったため、イベントをしっかり回していけるのか不安をお持ちのようでしたので、寄り添うように、同じ歩調で伴走してサポートすることを心がけました。

安心感を持ってイベントを迎えていただくために準備期間、運営当日においてもニューズベース側から率先的に動いて積極的にアドバイスをいたしました。

例えば、参加者の文化体験として茶道、華道、武士道、企業訪問などのコンテンツが複数同時に別会場で並行して進行していました。

また、テーマ別にグループディスカッションが17グループ×2回転分も予定され、さらに、参加者によって第一希望、第二希望、第三希望などの割り振りがあることから参加者のリストを作成するのも複雑でした。

弊社ではリスト作成に今までの経験やある程度のフォーマットがあります。より効率的に参加者リストを作成できる提案をした所、大変お喜びいただきました。結果として、お客様のご満足のいくイベント運営のサポートができた事を嬉しく思います。

ニューズベースへお問い合わせ

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