公益財団法人 日本賃貸住宅管理協会

全国で開催されるセミナー、膨大な事務局業務をアウトソーシングして担当者が2人から1人に人的コスト削減

主催企業概要

日本賃貸住宅管理協会様は賃貸住宅が住生活の安定の確保及び向上の促進において重要な役割を担っていることに鑑み、賃貸住宅における健全かつ専門的な運営・管理業務の確立並びに普及を通じて、賃貸住宅市場の整備・発展を図り、豊かな国民生活の実現に寄与することを目的とする公益財団法人です。

セミナー概要

全国47都道府県、全52会場毎年3ヶ月間開催される動員数約7,000人の賃貸住宅のオーナー様向けのセミナーです。会員や会員と付き合いのある不動産オーナー様や入居者に住環境の最新情報を伝達する目的で開催されています。

(写真左より)
公益財団法人日本賃貸住宅管理協会
業務推進1課第2グループ 係長 森山友歌様
業務推進2課第3グループ 主任 大竹孝幸様

本セミナーについてご担当者のお二人にお話をお伺いしました。

セミナー開催目的

ー本セミナーの開催趣旨を教えて下さい。

賃貸住宅に関わるオーナー様、管理会社の従業員様に向けて、賃貸住宅の現在と未来についての情報を伝えるためのセミナーです。法改正に向けた対応や賃貸経営のアイディア、最新のテーマやトピックを伝えるため47都道府県、52会場にて開催しております。

各都道府県での支部で独自で活動していくことには限界もあり、セミナーの企画運営の負担も増えます。さらに、賃貸受託の最新情報の偏り、地域格差を是正するためにセミナーを全国統一で開催しています。2019年で開催回数16回目を迎えました。

「安心・安全なアパート/マンション経営の知識!」や、「変わる賃貸経営と知っておきたい行政施策」「民法改正で変わる今後の賃貸借契約」などの内容を全国支部にて、各地域に合わせた最新トピックについて講演しています。

業務負荷軽減のために外注を検討

本セミナーは全国47都道府県で開催しています。セミナー開催数の多さや人員不足から行き届いた管理が難しい状態でした。会場ごとにアンケートの回収や、セミナー資料の発送、セミナー準備、各担当者からの問い合わせ対応が9〜11月の3カ月間に集中して発生するため、その業務量を担当者1人で担当することに生じる業務負荷が課題でした。

また、各支部の担当者への対応やフォローなどの管理体制をより丁寧に、かつ効率的にするために外注を検討しました。

newsbase お問い合わせ

イベント専門会社に委託するメリット

ーイベント専門会社に委託するメリットは何でしょうか?

幅広い対応力にメリットを感じました。開催規模が大きく全国に52会場あるため、各会場から問い合わせが頻繁にあります。また、セミナーの内容が計画途中で変更になるケースも多くあり、資料を追加して会場に送付しなければならない場合があります。その際にもイベント専門会社のノウハウを持って迅速に対応してくれた事が助かりました。

ニューズベースを選んだ理由

ーニューズベースを選んだ理由を教えて下さい。

もともと事務代行をお願いしている会社がありましたが、協会の方針で他の代行会社複数社と相見積もりを取ることとなりました。その際に、ニューズベースさんは改善点や運営についての提案をしてくれました。

他の業者さんでは、お願いしたことについては対応をしてくれていたのですが、改善案を頂いた事はなかったので、「こんなに提案をしてくださる業者さんがいるのか」と感じました。このような業務改善のための提案力を評価してニューズベースさんを選びました。

ニューズベースのサービスの良かった点

ーニューズベースのサービスの良かった点、印象に残るエピソードがあれば教えて下さい。

運営に関してノウハウがあり、スムーズに業務を遂行してくれる安心感、改善点を提案してくれるところが良かったです。例えば、運営フローの中でセミナー後のアンケート回収などのスケジュール管理に対しても「期日はこの日に設定したほうが良い」など、より管理しやすいように最適なスケジュールを提案してくれました。それまで、目先の対応に追われていましたので、進行管理を統一してやってくださるという提案は助かりました。

 

また、以前はセミナーのお知らせや申し込みの連絡手段をFAXで行なっていましたが、ヒューマンエラーの防止、管理のしやすさ、などの観点からWeb対応への変更を致しました。

その際には、FAXではなくWebで対応する時に必要なポイントや準備しておいた方が良いフローなど、今まで協会内にはなかったノウハウを提供して頂きました。

FAXで対応していた時には、50会場ごとに、各支部に向けて「開催日をいつにしますか?」という手動で行うスケジュール管理をしていたので、そこからWEB入力にして自動化しようとする提案を受けた時には、各支部にはITのリテラシーの格差がある事が想定されていたため、「正しく情報を入力してくれるか?」という不安はありました。

 

ニューズベースさんはWEBのフォーム上でヌケモレが生じてしまいそうな項目を、私達から事前にヒアリングして、その内容からエラーが生じないような入力フォームの最適化を設計して下さいました。セミナーの問い合わせフォームに必要な項目の提案やフィードバックを様々な箇所に頂き、助かりました。

また、お付き合いが長くなっていく中でニューズベースさんの担当者も変わられましたが、社内で共有や引き継ぎを上手くやって頂けたおかげか、新しい担当者の方でも、こちらから細かく指示を出すというような手間はありませんでした。

お役立ち資料

ー事務局運営をニューズベースに委託したことにより、改善された点はありますか?

ニューズベースさんに依頼する前は全50会場の開催でしたが、その場合、結果としてアンケート回収も50会場分発生します。各会場約50~300名の参加者様の情報やアンケートをまとめるには膨大な時間が必要になります。

現状では、アンケート回収はニューズベースさん側が各会場担当者に連絡して回収を全て行い、アンケート結果について報告して頂いています。我々の代わりにアンケートを回収して情報をまとめてレポートを報告してくれることで、担当者が2人から1人になり、工数が大きく削減しました。そのアンケート結果を元にさらなる事務局業務の改善を考える余裕が生まれました。

また、ニューズベースさんとパートナーになってから、スケジュール調整の為のメールや電話でのリマインドやプッシュが的確に行われるようになり、協会内でも納期を守ろうという自発的な動きが生まれ、各支部の担当者たちも以前より責任感を感じながら業務を行うようになったと感じています。

担当者からの声

日本賃貸住宅管理協会様は、この住環境セミナーの他にも、毎年11月にフォーラムも開催されております。そちらのフォーラムの準備も並行して、本セミナー事務局対応もしなくてはなりません。ご担当者様の負担はかなり大きいと感じました。「ご担当者様の業務負荷を軽減したい」という思いを持ってサービスをご提案させて頂きました。

ご担当者様のご負担の軽減だけではなく、業務内容の質も重要ですので、ヌケモレやヒューマンエラーが発生しないような丁寧な業務設計を心がけました。特に注意していたのは、新しいシステムを導入した時に不備が発生しないような問い合わせフォームの項目の設定やマニュアルの整備です。さらに、より使いやすく、効率的なサービスを提供できるように、クライアント様のご意見を毎年フィードバックしながら設計に落とし込み、内容をブラッシュアップしています。

 

また、セミナーを開催する上でスケジュール管理が肝要でしたが、各支部によって担当者のカラーや特色が違いますので、それに合わせての関係性や対応には気をつけました。

日本賃貸住宅管理協会様とは、回数を重ねていく中で距離が近づいて同じチームメイトのような感覚を持たせて頂いております。結果として、6年以上も長い間お付き合いできることを嬉しく思います。

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