プラチナ構想ネットワーク

運営に不慣れなご担当者の不安を払拭したカンファレンス/シンポジウム運営サポートとは

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主催団体概要

プラチナ構想ネットワーク 様
業種:非営利団体、地域連携組織
事業内容:日本中にエコで、高齢者も参加でき、地域で人が育ち、雇用のある、快適なまちづくりを進めていく国民的運動を「プラチナ構想ネットワーク」と定義して、自治体、大学・研究機関、企業そして海外都市がネットワークで結びつくことで、これまで個々別々に行われてきたプロジェクトに、知識・情報、ものづくり・流通など多くの側面でスケールメリットと新たな価値の創造がもたらせるような日本の社会を創造するために設立された団体組織です。

イベント概要

イベント名 プラチナ大賞
開催日時  2019/11/5 13:15~17:35 懇親会18:00~19:30
会場    イイノホール&カンファレンスセンター (東京都千代田区内幸町)
参加者   プラチナ構想ネットワークの自治体会員、法人会員、ベンチャー企業会員、NPO会員、特別会員

イノベーションによる新産業の創出や、アイディア溢れる方策によって地域の課題を解決し、「プラチナ社会」の目指す社会の姿を体現している、または実現しようとしている全国各地の取り組みを「賞」というかたちで称え、広く社会に発信することを通じて、「プラチナ社会」実現に向けたビジョンや具体的なアクションの理解・浸透を図り毎年開催されている参加者300名規模のカンファレンス/表彰式です。

(写真左より)副事務局長:荒舩様、事務局代行:犬山様、副事務局長:梅澤様
本イベントについてご担当者の方々にお話をお聞きしました。

 

人手不足とカンファレンス運営のノウハウを補うために外注を検討

-なぜ、カンファレンスの運営をアウトソーシングしようとお考えになりましたか?

人手が足りなかった事と、カンファレンスの運営経験が全くなかったからです。

2010年にプラチナ構想ネットワーク主催の第1回目の「シンポジウム」を開催する運びになったのですが、その日が「全国知事会」の開催日と重なり全国から首長が大勢いらっしゃることになりました。

ただでさえ、慣れないカンファレンスの運営業務を任されて不安だった上に、全国の組織から20名以上のVIPや登壇者が参集されて取り組みを発表されるという内容になりました。担当者の業務範囲が広く業務のボリュームが非常に多くなってしまいマンパワーが全く足りていない状況でした。

 

当時は、実質1名で対応するしかなく、内部メンバーにもイベント運営の経験者がいませんでした。そのような体制の中で大規模なイベントを運営することに不安がありました。

カンファレンスやシンポジウムの運営ノウハウもない中で、8月にプロジェクトが立ち上がり第1回目のシンポジウムの開催日が12月に決定し、第二回が翌年の7月開催とスケジュールも決まり、準備期間が非常にタイトなスケジュールになってしまいました。様々な要因が重なりイベントのサポートを専門業者にお願いしなければ立ち行かないような状況にありました。

 

そのような中で、当時の組織に在籍していたイベント運営経験のあるメンバーから「官庁が開催するカンファレンスの運営実績が豊富なイベント会社」という紹介を頂きました。

開催までに時間が差し迫っていた事もあり、ニューズベースさんに運営のサポートをお願いしました。その第1回から、およそ10年に渡って信頼を置いて運営を頼らせて頂いてます。

団体の理念「プラチナ構想」を日本社会に広めるためにカンファレンスを開催

-「プラチナ大賞」の開催目的を教えてください。

当団体「プラチナ構想ネットワーク」の理念として「イノベーションへの新産業の創出やアイデアがあふれる方策で地域の課題を解決していくという社会を構築していく」という目的があります。

 

日本は、環境問題、急激に進む高齢化などの課題をいち早く経験する「課題先進国」です。それらの課題を解決していくことを日本が再生・成長するためのチャンスと捉えるべきだと考えています。「課題先進国」の強みを活かし、他に先駆けて「課題解決」をして、新たな経済活動を創造し、技術力と文化的想像力で日本を再生することが可能になります。

この理念に共鳴していただいた団体会員の中から、「地域の課題を解決する」活動や取組をしている団体を募集してコンペ形式で発表してもらい、優秀な施策を日本全国の各地方に広めていくために「プラチナ大賞」を開催しております。

 

プラチナ構想ネットワーク会員の中から「プラチナ構想」に基づいた活動や取り組みをしている団体の方に「プラチナ大賞」に応募をして頂いて、取り組みの事例や成功体験を広く発信して皆で共有していくというのが、このイベントの開催趣旨であり目的です。各地方で良い取り組みをしていても共有をしていかなければ日本社会全体を変えていくことはできないと考えているからです。

応募者や参加者の数、発表内容の質が重要

-「プラチナ大賞」開催において、重要視していることはありますか?

毎年カンファレンスを開催するにあたって応募数と来場者の数は重要視しています。「プラチナ大賞」の品格を持たせるためには、応募の数とその質が大切だと考えているからです。

また、表彰式する場で来場者の数が少ないというのは表彰をする登壇者も発表される参加者も、華々しい雰囲気がなければ物足りなさを感じてしまうのではないかと懸念しています。そのために、毎年来場者の集客にも気を使っております。世間からの注目度を集めてイベントの広報の面でも盛り上げていきたいという思いがあるので応募者や参加者の「数」は重要です。

応募件数で言うと50件は目標、来場者数で言うと300名以上は目標にしています。「プラチナ大賞」は300人を超える規模感のカンファレンスですので、参加者や登壇者が多くなってまいりますと、それに伴って運営面にノウハウと人手が必要になってきます。

 

例えば、カンファレンスの運営や開催準備では発表者のプレゼンの準備から、当日の受付、誘導、クローク対応、登壇者の誘導などのオペレーション業務にカンファレンス運営のプロの知見が必要になります。ニューズベースさんにはカンファレンス運営に対して全面的なサポートをお願いしております。

イベント会社に委託するメリットは「専門性」と「サポート力」

-イベント専門会社に委託するメリットを教えてください。

「プラチナ大賞」は全国官庁の首長や知事、企業のトップ層などのVIPが集まるイベントでもあります。そのため、来賓されるお客様や参加者様の対応には、失礼のないスムーズで丁寧な心遣いなどの細心の注意を払わなければなりません。

 

「プラチナ構想ネットワーク」の運営のメンバーは入れ替わりが定期的にあり、運営担当メンバーにアサインされたばかりの頃はカンファレンスイベントの運営に対してほぼ素人の状態です。カンファレンスの運営の経験が少ないメンバーがいる状況になってしまいますので、ニューズベースさんによる運営サポートを心強く思っております。

例えば、工程表を使った開催当日までのやるべきタスクを網羅してヌケモレが発生しないようなスケジュール管理や、登壇者がいるべき時間に、いなければならない場所にアテンドするオペレーションなどの対応にメリットを感じています。

VIPに失礼のないような対応と当日のタイムスケジュール全体に関わるような進行管理のトラブルに対する適切な対処はイベント会社ならではないかと感じています。

 

また、運営面で分からないところがあれば逐次相談しながら開催準備を進めて、準備段階から開催当日まで寄り添うようにサポートを頂けるので安心してカンファレンスの準備を進めていくことができました。

お役立ち資料

ニューズベースを選んだ理由は「実績」と「対応力」

-なぜニューズベースに業務を委託しようと思いましたか?

2010年の第1回目のシンポジウムをイベント会社に外注しようとした時は、開催までにあまり時間の余裕がなく早急に業者を選ばなければなりませんでした。

その際にイベント運営をニューズベースに委託した経験のある方から、官庁や地方自治体などのカンファレンスやシンポジウムの運営のサポート経験が豊富で信頼できる業者として紹介して頂きました。

 

信頼できる方からのご紹介だった事と気象庁や総務省、大使館のような官庁庁や公的な機関が開催しているシンポジウムやカンファレンス運営の実績、相談をしてから対応して下さったスピード感が良かったのでお仕事をお願いしました。その第1回目から継続して、お付き合いをして今回で7回目になります。

お付き合いが長くなる中で「プラチナ構想ネットワーク側」、「ニューズベース側」双方でも担当者の異動や変更ありました。しかし、ニューズベースさんが運営のノウハウやイベントの知見の部分をマニュアルなどのドキュメントに落とし込み、担当者が変更にした際にもしっかりとした引継ぎしてくれていたおかげで、現在も安定した運営サポートを頂いています。

ニューズベースの「柔軟な対応力」でイベント運営の不安を払拭

-ニューズベースのサービスで良かったポイントを教えて下さい。

私たちの要望に対して、柔軟な対応をして頂けた点が良かったと思います。

例えば、例年は毎年10〜11月開催のため8月から打ち合わせを始めていたのですが、今年は担当者の編成に変更があったりして少し不安がありましたのでキックオフを少し早めて7月からにして頂きました。そのキックオフミーティングの際には、カンファレンス開催当日までの打ち合わせ日を設定して下さったので、全体のスケジュール感を早めに把握することが出来て、イベント開催に対する不安が和らぎました。

また、「プラチナ奨励賞」という去年までやっていなかったコンテンツが急遽追加された時にも、個別に打ち合わせを入れてくださって発注関係のことも全部調整してくれたのは非常に助かりました。

 

今回、審査員関連や表彰状の授与者の周辺で、少しイレギュラーな事態が発生しましたが、逐一状況の報告と対応の連絡を受けていたので安心してカンファレンス運営をお任せできました。

ニューズベースに委託したことで改善された「カンファレンス運営」の安定感

-運営をニューズベースに委託したことにより、改善されたことはございますか?

カンファレンスの運営に安定感が生まれたと思います。

イベント会社に業務委託をせずに内製でカンファレンスを運営していたとしたら、イベント運営のノウハウの蓄積が困難だったのではないかと考えます。ニューズベースさんにサポートして頂いた事で運営のノウハウの部分が補完できているのではないでしょうか。

 

「プラチナ構想ネットワーク」にいる担当メンバーは組織の運営上、2〜3年で異動をしてしまいます。今回で「プラチナ大賞」は7回目を迎えたのですが、主催者側である「プラチナ構想ネットワーク」の担当者は異動があるために、ようやく運営に慣れてきた頃に担当を離れなくてはなりません。

ニューズベースさんは初回から運営をお任せてしているので、「プラチナ大賞」の運営の細かな部分は担当メンバーよりも詳しいと思います。継続的に運営をニューズベースさんにお願いしているので、私たちのメンバー編成が変わっていっても安心してサポートをお願いできています。

 

また、カンファレンスイベントの専門家として他のカンファレンスイベントのノウハウや知見もお持ちなので、その観点から、来賓者への負担をかけないアテンドのための人員配置や、会場を移動する際の手配、効率的な導線を作るためのサイン計画など、私たちのカンファレンスイベントの改善点を提案して頂けることを今後も期待しています。

開催後の振り返りミーティングなどで提案を頂いたのですが、より費用対効果が良い会場の提案や登壇者の宿泊の手配など、「あ、そんな事も任せられるんだ」という部分があるようなので、今後もニューズベースさんに色々とご相談をした上でより良いカンファレンスを開催していけたらと思います。

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担当者からの声

「綿密なやりとりで信頼を構築しカンファレンス運営の不安を払拭」

「プラチナ大賞」様のような官庁や地方自治体の長や組織のトップ層が集まるイベントは当日のオペレーションの失敗が許されない緊張感があります。また、プラチナ構想ネットワークの担当メンバーの方々は、組織にアサインされたばかりであったり、過去にメインで担当されていた方が異動になってしまったりして、カンファレンスの運営には不慣れな方が多くおられます。

このようなオペレーションのミスが許されないようなカンファレンスを運営にサポートする際はご担当者との連携が肝要だと考えております。

特にイベント当日には、タイムスケジュールの遅延や、機材トラブルなどイベント進行管理に関わるトラブルが発生しがちです。そのようなトラブルが発生した際にも、すぐに対応できるように、打ち合わせや事前準備を通して組織命令系統をしっかりと設定しています。

今回はメインのご担当者である荒舩様と直接的な連絡、電話やメールでの回数やコミュニケーション頻度を多く持つことで、準備期間と本番も含めて連携がうまくできたのではないかと感じています。ご担当者の方々からも開催当日は安心感を持って迎える事ができていたというお言葉を頂戴できて嬉しく思います。

今後ともカンファレンスに関わる全ての方々の満足度を向上するために運営のサポートを続けていきたいと思います。

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