経営方針発表会の案内文、例文や出す時のマナーとは

公開日:2020.03.10

 

経営方針発表会の開催が決まったら、案内文を送付しなければなりません。
発表会の案内は社員だけでなく、関係各社にも送る必要があります。

この記事では、経営方針発表会の案内の例文、及び案内を送る時に気を付けたいマナーについて解説します。

 

1.経営方針発表会の参加者へ案内を送る

経営方針発表会の案内状は、社員だけでなく取引先など関係者各社にも送る必要があります。

最大の社内イベントである経営方針発表会は、次の2つの目的を持っています。

 

・社員への計画の周知と実行のキックオフ

・利害関係者への周知と協力要請

 

案内状は、この2つの目的を達成できるように、参加者へと送るものなので、まずはこの目的について知っておきましょう。

 

 

【経営方針発表会の目的1:社員への計画の周知と実行のキックオフ】

経営方針発表会の最大の目的は、社員が経営理念と経営計画を理解し、実行できるように決意を新たにすることにあります。

 

とはいえ、ただ計画を一方的に話して終わりでは、社員の企業理念への理解を深めることはできません。「会社が何を目指しているのか」「その目的を達成するために、自分にどのような役割が課せられているのか」を、社員1人1人が自覚してこそ、はじめて経営方針発表会を行った意義があるといえます。

 

そのためには、表彰式や懇親会など、社員の士気を高め、楽しめる時間を準備するのも大切です。場合によっては、カクテル・パーティー形式や私服指定のドレスコードなど、工夫を凝らすのも1つのアイデアです。

 

 

【経営方針発表会の目的2:利害関係者への周知と協力要請】

会社の経営は、会社だけで成り立つものではありません。

資本の提供者である仕入れ先や金融機関を始め、外部の重要な関係者を招き、自社の経営理念を知ってもらうことも経営方針発表会の狙いの1つです。

 

主な参加者の候補は、得意先、仕入れ先、銀行、リース会社、保険代理店、社外取締役や相談役など、普段から緊密なパートナーシップを築いている外部業者です。

外部業者に自社の経営理念を共有してもらうことで、今後の経営における協力体制を強固にすることができます。

 

このように、経営方針発表会は社内、社外それぞれに対して案内状を送る必要があるのです。

 

2.案内を送る方法

案内状を送る時は、社内と社外、それぞれに適した方法をチョイスしましょう。

 

2-1.社内への案内

社内へは基本的にメールで案内を送ります。

朝礼も良い告知タイミングです。重要なイベントなので、聞き漏らす社員がいないようにしましょう。支店やグループ会社をはじめとした関係者各社へのメール送付も忘れないようにしましょう。

 

案内文の挨拶は「お疲れ様です」とし、経営方針発表会を開く旨を伝えた後、下記の情報を列挙します。

 

・日時

・場所

・住所

・内容

・服装

 

2-2.社外への案内

金融機関、商工会議所、取引先など関係者各社には、手紙やハガキ、FAXなどの手段で案内状を送付するのが一般的です。

個別で案内状を送付するのと同時に、会社のHPでも案内を載せておくと良いでしょう。

 

また、社外の関係者へ案内を送る時は、とりわけマナーに気を付けましょう。案内状を送る時期は、経営方針発表会の開催日から約2か月前が理想です。早めに送ることで、相手のスケジュールへの配慮を示すことができます。

情報は簡潔に、また正確にわかりやすく記載しましょう。

 

どの会社も忙しい中で案内を送るため、参加を強要しないことも大切です。余裕のある返信期限を設定し、「おそれいりますが、〇〇日までに出欠のご回答をいただきますようお願いいたします」と一言添えましょう。

また、懇親会がある場合は、会費を記載することも忘れてはいけません。

 

3.案内文書の例

それでは、社外向けの案内文書の例を紹介します。

 


 

第●期 経営方針発表会 ご案内

 

平素は、格別のご厚情、ご支援を賜りまして厚く御礼申し上げます。

この度、「経営方針発表会」を下記のとおり開催することとしました。

今後革新的に事業を進めていく目標の元「経営計画」を策定し、それを発表するというものでございます。

ぜひ、その内容をご見聞いただき、ご意見等を拝聴したいと思っておりますので、この「経営方針発表会」にご参加いただきますようご案内いたします。

なお、発表会終了後、懇親会も開催しますので、合わせてご参加いただきますようお願いいたします。

恐れ入りますが、準備の都合上●月●日(●)までに出欠のご回答をいただきます

ようお願いいたします。

 

 

1、日  時  令和●年●月●日(●) ●時●●分~●時●●分

 

2、場  所  ●●●●●●●●●●●

 

3、内  容

 

  • ●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

 

4、懇親会の開催

経営方針発表会終了後、●●にて懇親会を開催致します。

軽食もご用意しておりますので、ぜひ合わせてご参加いただきますようご案内いたします。

 

① 開始時刻    ●●時●●分~

② 場  所    ●●●●

③ 会  費    ●●●●円”

 


 

 

お役立ち資料

 

4.まとめ

経営方針発表会の案内文例、及び社内・社外へ送る際のマナーを解説しました。

社外へ案内する場合は、余裕を持って約2か月前から送り、参加しやすいように会社のHPにも記載するのがおすすめです。

マナーをわきまえ、正確な案内を送ることで、経営方針発表会への意気込みを示すことができます。社員、関係者各社がもれなく参加し、「来てよかった」と思えるような経営方針発表会にするためにも、案内の送付は抜かりなく行いましょう。

 

newsbase お問い合わせ