企業イベント費を計算しよう。プロが教える見積内容と費用感

「イベント開催にあたってかかる費用を知っておきたい」とお考えの方は多いのではないでしょうか。

イベントにかかる費用や費用対効果はイベントの内容や規模によって異なりますが、種類ごとの費用相場を知っておくことで、おおよその予算のイメージを立てられるようになるでしょう。

本記事では、イベント種類別の費用相場、企画・準備にかかる費用感、見積もり依頼のポイントについて解説します。イベント費用が気になる方はぜひご覧ください。

 

なお、株式会社ニューズベースでは、各種イベントの企画・準備・当日運営までをサポートしています。

蓄積されたノウハウや経験を活かし、予算や規模にあわせて最適なご提案をいたします。

また、実際に弊社がサポートしたイベントの予算の例について、業種・参加対象・人数規模別にまとめました。以下のバナーより無料でダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください。

【イベント種類別】開催にかかる費用の相場

主なイベントの種類とその費用相場の目安は以下の通りです。

イベント種類	費用相場
講演会・セミナー	50～120万円
周年イベント	150～250万円
企業PRイベント	200～500万円
展示会への出展	100～200万円

それぞれのイベントとその費用相場について解説していきます。

 

講演会・セミナーの費用相場

講演会やセミナーは50～120万円程度が一般的な費用相場です。

かかる費用の多くは会場費です。イベントの目的や予定している集客などにより会場規模が異なり、それに伴って費用も変動します。

また、音響・映像機材などのレンタル費用も多くかかります。こだわった演出をする場合は、費用が高くなるので覚えておきましょう。

 

周年イベントの費用相場

周年イベントでは150～250万円前後が一般的な費用相場です。

会場費や運営費、音響・映像などの機材レンタル費が大半を占めます。また、周年イベントでは飲食をすることがほとんどですので、ケータリングなどの飲食費も含まれます。

周年イベントの場合、在籍する従業員や外部から招待する人数によって、借りる会場規模が異なります。

また、年に1度または数年に1度しか行わない節目のイベントなので、あまり小規模になりすぎないようにしたいところです。

予算相場を頭に入れ、企画を煮詰めていきましょう。

 

企業PRイベントの費用相場

自社の商品やサービスをPRするイベントでは、200～500万円くらいが一般的な費用相場となります。

企業PRでは人手を補うため説明員を雇うことが少なくありません。説明員を雇う場合、1日あたり2～3万円程度が相場です。

また、メディアの招致や話題作りのためにタレントをキャスティングすることもあります。そのため、会場費や機材レンタル費などの基本的な費用と共に、PRイベントならではの費用についても頭に入れておく必要があります。

PRイベントは自社商品・サービスの認知を高める、広告・宣伝要素の強いイベントです。費用を抑えすぎるとブランドイメージや参加者満足度の低下につながります。そのため、可能な限りしっかりと予算をかけることが大切です。

 

展示会への出展

展示会に出展する場合、100～200万円くらいが費用相場です。

予算の大まかな内訳の目安は以下の通りです。

ブース出展費用は1コマあたり小中規模ならば10万円程度、大規模になると30万円ほどかかります。

ブース出展以外にも、光熱費やスタッフ人件費など変動要素が多いので、予算をしっかり組むことが大切です。

 

【項目別】イベントの企画・準備にかかる費用

イベントの企画や準備にかかる項目毎の費用相場は以下の通りです。

 

項目	費用相場
イベント企画・プロデュース関係	・企画費　：　￥100,000～1,000,000 ・プロデュース費／ディレクション（進行管理）費　：　￥100,000～500,00
イベント運営に必要な制作物関係	・運営マニュアル／実施計画書　：　￥100,000～300,000 ・進行台本　：　￥50,000～200,000 ・進行スライド／幕間PPT　：　￥50,000～150,000 ・ポストスケジュール／シフト表　：　￥50,000～100,000
当日の運営にかかる人件費	・統括責任者／統括ディレクター　：　￥50,000～100,000／1日 ・運営ディレクター　：　￥35,000～50,000／1日 ・運営アシスタント／運営AD　：　￥25,000～35,000／1日 ・舞台監督　：　￥100,000～200,000／1日 ・進行ディレクター　：　￥35,000～50,000／1日 ・進行アシスタント／進行AD　：　￥25,000～35,000／1日 ・進行スタッフ　：　￥15,000～25,000／1日 ・進行司会者　：　￥50,000～100,000／1日
演出企画費、進行演出費	決まった相場はない
造作・リース・施工費	決まった相場はない
映像・音響などの機材・資材費	決まった相場はない
ゲストの出演料	・芸能人　：　￥500,000～3,000,000円 ・専門家　：　￥100,000
会場費	規模により異なる
事務局運営費	規模により異なる
ケータリング費、宿泊費、その他	規模・人数により異なる

次項から、それぞれの項目別の費用相場やその詳細について解説していきます。

 

【項目①】イベント企画・プロデュース関係

イベントを開催するには、イベントの企画立案だけでなく、イベントを実際に形作っていくためのプロデュースやディレクションが必要です。

これらを総称してイベントプランニングと呼びます。

 

企画費　：　￥100,000～1,000,000

イベント会社が、アイデアをどのように行うのか、立案するのにかかった費用を指します。企画立案するまでに実際にかけた時間対価ではなく、立案したアイデアの対価になります。金額は企画を立案する範囲、イベントの規模、準備期間、実行体制など様々な因子によって決まっていきます。

そのためオーダーするイベントの内容によって企画費は変動しますが、判断の上で重要となってくるのは、「イベント会社から提案された企画内容に価値を感じられるか？」ということです。もし、提示された内容が自分で思いつくような企画内容であれば、交渉すべき項目とも言えます。

 

プロデュース費／ディレクション（進行管理）費　：　￥100,000～500,00

委託するイベント会社が決定した後は、本番に向けてイベント会社と打ち合わせを設け、具体的に準備を進めていくことになります。準備を進めていく中での様々なリサーチや資料作成、イベントをカタチにするための関係各署への指示、これらの業務を担う制作担当の人件費にあたります。

イベントプロジェクトの成否は、事前準備で決まると言っても過言ではありません。そのため、少し高い費用がかかったとしても成果をあげる確率が高い人材を選ぶことが重要になります。また、制作会社によっては制作にかかるデザイン費やコーディング費などをディレクション（進行管理）費として見積もる場合もあります。

 

【項目②】イベント運営に必要な制作物関係

イベントの準備段階での打ち合わせに使用したり、イベント当日に使用するツール関係を指します。

 

工程表／タスクスケジュール　：　プロデュース費に含まれることが多い

イベント当日まで、事後の施策がある場合はその施策終了タイミングまでに、「いつ、誰が、何を行わなければいけないのか、各種手配物の発注期限はいつか」を整理し図表に記載したプロジェクトのマスタープランシートになります。

このように工程表は、イベントの準備段階から当日にかけて、関係者同士が時間軸を共有するための極めて重要なツールとなるため、どのような種別・規模のイベントでも作成されます。
当日までのスケジュールをタスクごとに整理できる「工程管理表(Excel形式)」を無料でダウンロードできます。

 

運営マニュアル／実施計画書　：　￥100,000～300,000

イベント当日（準備日を含め）の関係者の動きや物品の情報などを網羅的に記載したものになります。盛り込まれる代表的な要素は以下です。

 

進行台本　：　￥50,000～200,000

ステージ進行が必要なイベントで使用します。シーン毎のステージ関係者の動きやレイアウト、テクニカル機材の指示を記載したものになります。進行台本の代表的な要素は以下です。

 

進行スライド／幕間PPT　：　￥50,000～150,000

こちらも主にステージを設けるイベントで使用します。ステージ上では様々なプログラムが行われていきますが、その進行のために、各プログラムの幕間で投影します。代表的な要素は以下です。

 

ポストスケジュール／シフト表　：　￥50,000～100,000

主催者手配の協力者や関係者が多くいる場合に作られます。これらの方々を対象として、「いつどこでどういったコンテンツが行われており、その時Aさんは、どこで何を行っているのか。」というように、イベント当日の詳細な個人別スケジュールを一覧化したものです。休憩のタイミングなども記載するので、アルバイトのシフト表が近しいイメージとなります。

こちらは、主に当日手伝ってもらう社内関係者への事前の情報共有に使用されることが大きな目的になります。よって、運営部分をイベント会社に完全に委託する場合など関係者が少ない場合は、運営マニュアルのみ作成する形を取ることも多いです。

 

【項目③】当日の運営にかかる人件費

イベント当日をサポートするイベント会社側の専門スタッフです。

サポートスタッフが担う役割としては大きく以下の2つに分けて考えることができます。

以下の表のとおり、担うポジションによって金額が変わります。

 

【全体統括】
統括責任者／統括ディレクター	￥50,000～100,000／1日
【ⅰ.運営関係】
運営ディレクター	￥35,000～50,000／1日
運営アシスタント／運営AD	￥25,000～35,000／1日
【ⅱ.進行関係】
舞台監督	￥100,000～200,000／1日
進行ディレクター	￥35,000～50,000／1日
進行アシスタント／進行AD	￥25,000～35,000／1日
進行スタッフ	￥15,000～25,000／1日
進行司会者	￥50,000～100,000／1日

 

【全体統括】

統括責任者／統括ディレクター　：　￥50,000～100,000／1日

イベント会社側の総責任者で、主催者へのエスカレーションと関係各所への対応指示・確認が主な業務となります。準備段階から全体設計を行ってきた者がポジションを担当することがほとんどです。イベントの規模によっては、統括責任者の下にアシスタントを置くこともあります。

 

【ⅰ.運営関係】

運営ディレクター　：　￥35,000～50,000／1日

運営関係側のポジション全体を管理する役割を担います。

受付や誘導など各運営オペレーションポストに対して業務内容の指示・判断、イレギュラー発生時における窓口対応が主な業務となります。イベントの規模によっては、統括責任者と業務内容が重なる部分もあることから、統括責任者が兼務することもあります。また、ディレクタースキルを持つ人員が受付や誘導といったポストのディレクターとして配置されます。

 

運営アシスタント／運営AD　：　￥25,000～35,000／1日

受付や誘導など各運営オペレーションポストで自身の部下となる運営スタッフへの業務や休憩指示、ディレクターへのエスカレーションを行います。

 

【ⅱ.進行関係】

舞台監督　：　￥100,000～200,000／1日

ステージ（舞台）における演出全般の責任者となります。舞台進行責任者とも呼ばれています。

表彰式、キックオフイベント、周年イベント、社員総会などのオープニング演出などで、照明や音源、映像のタイミングなどを演出する責任者です。ステージ（舞台）演出が大規模な場合は、舞台監督の下に進行ディレクターが配置されます。

 

進行ディレクター　：　￥35,000～50,000／1日

ステージ（舞台）の時間管理、タイムスケジュールの責任者となります。
シンポジウムやセミナーなどで、時間通りに登壇すべき人が壇上に上がり、決められた時間内に話して、時間通りに終了するか等のタイムスケジュールを管理します。また、ステージ（舞台）上で使用する機材の手配と管理も行います。

 

進行アシスタント／進行AD　：　￥25,000～35,000／1日

進行ディレクターのサポートが主な業務です。
司会者が話し出すタイミングを出したり、休憩時間の短縮やカットなどの急遽変更されたスケジュールを司会者に伝えてサポートします。また、登壇者や出演者が多い場合は、登壇するステージ（舞台）の場所まで誘導して、登壇するタイミングを伝えたりします。

 

進行スタッフ　：　￥15,000～25,000／1日

進行アシスタントや進行ADのサポート役を担います。
出演者が多数いる場合に、進行アシスタントや進行ADの代わりに出演者を誘導したり、ステージ（舞台）演出で必要な小物や備品の準備、演出上で花束を渡したりする場合もあります。

 

進行司会者　：　￥50,000～100,000／1日

社内イベント、特に懇親会の場合には社員の方が司会をすることが多いようです。外部にお願いする場合、結婚式や披露宴で司会を専門とされているようなプロの司会者が主に担当します。

また、アスリートやモデルなどの有名人に司会をお願いする場合もあります。この場合、彼らは司会業の専門家ではないために、他にメインの司会者を立てる必要があることもあります。

 

【項目④】演出企画費、進行演出費

取りまとめるイベント会社が主催者に請求する、進行演出にかかった費用、各種手配を行った手数料を指します。

具体的には、イベントのオープニングに使用した映像制作費や、基調講演の講師やパフォーマーへの出演料、集合写真を撮る場合のカメラマンの手配、抽選会を行う場合の機材や商品の購入費、などのようなプログラムや企画の費用のことです。

 

演出企画費・進行演出費は平均相場がなく、実施するイベントの規模や内容により大きく変動するハード費用です。

そのため、イベント会社の対応力や企画力を推し量れる項目といえます。

イベント会社からの提案を受け、想定予算を伝えましょう。その際、以下のような対応がされます。

 

 

予算を伝えることには、「予算に収まるありきたりの提案しかされないのでは？」という懸念もあることでしょう。

しかし、予算を伝えた上で複数のイベント会社から提案を受ければ、最もコストパフォーマンスの高いイベント会社が分かります。そのため、イベント会社選定時に役立つことでしょう。

 

ただし、上限ギリギリの予算を伝えてしまうと、予算管理の難易度が上がります。

そのため、初回提案依頼では、80～90％の予算を伝えてイベント会社の実力を見るのがおすすめです。

また、イベントの企画をしていく中で、やりたいこと・やるべきことは変化します。一度提案を受けたからといって、必ずその最初の提案を受け入れる必要はありません。

要望と予算を伝えた上で、どのような対応をしてくるかという柔軟性も判断基準として持っておかれた方が良いでしょう。

 

【項目⑤】造作・リース・施工費

イベントを開催する際に会場の見栄えを良くしたり、イベント参加者が参加してよかったと思える会場作りに必要となる費用です。下記のような要素が含まれています。

 

【項目⑥】映像・音響などの機材・資材費

イベントを盛り上げるためには、映像・照明・音響を用いた演出が効果的です。これら演出に必要な要素をイベントに組み込む場合、制作費や機材費がかかります。

以下で、それぞれについて解説します。

 

映像制作費

イベントで利用するための映像やPRに利用する映像の制作にかかる費用です。下記のようなものが含まれます。

 

映像機材費

映像を投影するスクリーンやプロジェクター機材などにかかる費用です。次のような要素があります。

 

照明機材費

照明機材には常設照明と演出照明の２種類あります。

 

音響機材費

音響設備は会場常設の音響と、持ち込み音響機材を使用する場合があります。

 

 

【項目⑦】ゲストの出演料

イベントにゲストを呼ぶ場合は出演料の支払いが必要です。出演料は主に仕事内容やゲストの知名度によって変動します。また、出演料以外にもかかるものがありますので注意しておきましょう。

 

費用相場は50万円～

ゲストの出演料は知名度によって異なります。以下では、芸能人をキャスティングする場合の大まかな目安を記載しますので参考にしてみてください。

 

なお、芸能人ではなく各分野の専門家をゲストとして招く場合は10万円前後が目安です。著名な専門家の場合は100万円前後をイメージしておくと良いでしょう。

 

ゲストの出演料が変動するポイント

ゲストの出演料が変動するポイントは知名度だけではありません。

例えば、仕事内容や拘束時間は出演料が大きく変動するポイントです。ゲストに負担がかかる内容であったり、移動時間を含めて拘束時間が長かったりする場合は、出演料が高くなる可能性があります。

 

出演料以外にも交通費や宿泊費がかかる

イベントにゲストを呼ぶ場合、出演料以外にも費用が発生する可能性があります。主に次の2点です。

 

 

【項目⑧】会場費

会場費は、イベント本番に使用する時間帯だけにかかるものではない事を認識しなければなりません。

「会場費はおいくらですか？」と聞いて「100万円です。」と答えが返ってきても、その金額が準備を含めたトータルの料金なのか、本番のみに掛かる料金なのか確認する必要があります。

さらに、ホテルの場合は、この会場費にもサービス料がかかってきます。

 

イベントを開催する上で、会場はイベント要素、費用共に大きな割合を占める重要項目です。イベント成功の可否は「会場選び」にかかっていると言っても過言ではありません。

イベント会場をお探しの方は以下の記事を参考にしてみてください。

企業イベントは「会場選択」が重要！失敗しないイベント会場の探し方

 

【項目⑨】事務局運営費

イベント開催の事務局を運営するための費用も必要です。以下に、項目や内容の一例をまとめました。

項目	内訳
窓口設置	・オフィス賃貸料 ・オペレーター用のPCレンタル費用
メール・PC・電話の設定	窓口開設にあたって必要な設定費用
システムやツール	ZOOMなど、事務局運営で必要なツールの利用料
申込プラットフォーム関連	・参加者の申込用LP作成 ・配信プラットフォームの利用料・構築費
問い合わせ対応	・問い合わせ対応費用 ・履歴の作成・報告費用
協賛企業対応	協賛各社へのサポート ・対応費用
その他、事務局業務	・メール配信（案内やリマインド）費 ・アンケートの作成・回収・集計費 など
業務管理者費	・ディレクション費用 ・スタッフ管理費用

 

【項目➉】ケータリング費、宿泊費、その他

開催するイベントによっては、参加者との交流会や講演者への登壇依頼などを行わなければなりません。それに伴い、以下のような費用もかかります。

それぞれについて解説していきます。

 

ケータリング

イベント会場で提供する、料理、ドリンク、お弁当、お菓子などの飲食費用です。

ホテルを利用する際には、料理と飲み物に関してはサービス料が発生するので注意が必要です。会場となるホテルによりますが、最低でも10％のチャージ料金は見込んでおきましょう。

立食パーティの場合、出席者の人数分料理を頼むと余ってしまうことが多いです。参加者数の年齢層や男女比にもよりますが、一般的な立食パーティであれば、参加人数の70~80%で考えるとちょうど良い分量になります。

 

宿泊手配

遠方からの参加者が当日入りでは間に合わない場合に発生します。個人予約と団体一括予約のパターンがあり、それぞれにメリット・デメリットがあります。

 

その他

PC、トランシーバーのリース料金、スタッフに宿泊費、現場で使用するペンやテープ、運営マニュアルや台本のコピー費用といった消耗品の費用が含まれています。

 

管理費：総額の10%～15%

イベント会社が各種手配を行ったことに対する手数料、複数の関係者のスケジュール進行管理にかかる人件費、営業で動く人件費や諸経費などが含まれています。

 

経費の計算方法

経費の計算方法は下記の方法で行います。

総収入金額-必要経費＝事業所得の金額

イベントなどで利用する経費の計算をするためには、まず勘定科目を設定します。勘定科目とは、簡単に説明すると収入や支出の内容を表すカードのようなものです。経費の計算の際に勘定科目に基づき行うことで、費用をグループ分けすることが可能になり、分かりやすくなります。

 

基本的な勘定科目は下記のとおりです。

 

この勘定科目に事業で利用した経費を当てはめていきます。勘定科目に当てはめた合計の数字が事業に必要な金額になります。この時に事業に関係のないものを含めないように注意しましょう。特にあいまいになりやすい勘定科目が福利厚生費、接待交際費、消耗品費、減価償却費です。この4つの勘定科目を決める際には細心の注意を持って行うようにしてください。

 

参考記事：イベント/セミナー開催に掛かる費用とは？費用と勘定科目の考え方のまとめ

 

イベント会社に運営を依頼するメリットとポイント

イベントを開催する場合、企画から運営までを自社で行う方法と、イベント開催をマネジメントする専門会社へ依頼する方法とがあります。

自社のリソースのみでイベントを運営すれば費用は抑えられますが、担当者に大きな負担がかかります。一方、多くのノウハウを持つ専門会社へ依頼すると効率的にイベントを開催できるなどのメリットがあります。

ここではイベント会社に運営を任せるメリットや、依頼時のポイントについてまとめました。

 

イベント会社に運営を任せるメリット

イベント開催の専門会社へ依頼すると、以下のような効果が期待できます。

イベント開催に関連した業務には予算管理やイベント目的を設定する「中核業務」、業者や細々とした事務連絡を行う「周辺業務」がありますが、これらの業務を自社だけで賄う場合、多くのリソースが必要です。企業の規模やイベント経験値によっては、本業が一定期間圧迫されるというリスクが伴うでしょう。

その点、専門会社へ依頼すれば自社の人材は本業に専念でき、豊富なノウハウを持つ専門会社からイベント成功に向けたさまざまなサポートが受けられます。

イベント開催に向けたノウハウを持たない場合、アイデアや企画検討にお悩みの場合、イベント開催に向け必要な人材を自社で賄いきれない場合などのケースには特に専門会社への依頼がおすすめです。

 

見積もりを依頼する際のポイント

イベント会社に依頼する場合、前述の通り「プランニング費」「会場費」「人件費」「制作費」「広告費」「機材費」などさまざまな項目にて費用が発生します。

自社にとって適正な金額・内容の見積もりを得るためにも、イベント会社に見積もりを依頼する際は、以下の点を押さえましょう。

このように、イベントにかかる費用を詳細にイベント会社に伝えることで、見積もり内容と希望とのブレを抑えられます。

このほか、カメラマンや司会者などの専門性を有するスタッフを自社のリソースで賄うことが難しい場合は、依頼先のイベント会社を通して適切に価格交渉を行いながらアサインを進めましょう。

 

【お役立ち資料】無料でダウンロード

イベント運営会社へのアウトソーシングを検討する際にお使いいただける、必要な情報を整理するための資料をご用意しました。

外部委託を検討しているものの何から取りかかれば良いか分からない、委託にあたって必要な情報をまとめたい、といった方はぜひご活用ください。

 

以下のリンクより無料でダウンロードいただけます。

 

イベントにかかる費用を抑えるポイントとは？

企業側の視点であれば、イベント開催にかかる費用はなるべく抑えたいところです。かといって、やみくもに相場より安い料金設定の専門会社へ依頼するのは得策ではないので注意しましょう。
イベントにかかる費用を抑える方法には、具体的に次のようなポイントが挙げられます。

*（令和5年度時点／最新の情報は公式サイトをご確認ください）

 

まとめ

イベント会社を選定する際は、「企画が自社のイメージと合うか？」「効果を期待できそうか？」「信頼できそうか？」という合否を問い、見積書でその会社の妥当性を確認することが重要です。

弊社株式会社ニューズベースには、これまで多くの企業イベントやセミナーの企画から運営のサポートを行ってきた実績があります。

より顧客満足度の高いイベント実現に向け、予算検討の段階からイベント後のアーカイブ動画の作成、事務局に関しても一貫したプロデュースが可能です。

相談前に費用感をある程度知っておきたい方にはイベントの予算を任された方向け資料をご用意しています。

 

イベント担当者向けの資料として、

コンテンツ・予算一覧

【セミナー・カンファレンス運営アウトソーシング】見積項目例・算出根拠表

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また、資料と共に企業イベントについて相談したい際はお気軽にお問い合わせ下さい。