参加者が増える!?イベント開催概要の伝え方

公開日:2020.04.08

 

張り切って準備したイベントもいよいよ大詰め。イベントを告知する段階に入り、どのように参加者に告知するべきか悩んでいる方も多いでしょう。

特に迷うポイントがイベントの特徴をターゲットに手短に伝える方法。ついつい思いが入り過ぎて、あれもこれも伝えたいと思ってしまうものです。イベントの開催概要を書いてみたけれど、盛りだくさんの内容になってしまっていることも。

 

そこで今回はイベント内容を端的にまとめて告知するための方法について解説します。

 

 

1.イベント告知をどう端的に伝えるべきか?

想定するターゲットにイベントに参加してもらうためには、マーケティングの考え方が不可欠です。そこで端的にイベントの特徴をまとめる方法をご紹介します。

 

・ターゲットの悩みの真因を考える

まず、なぜターゲットユーザーはこのイベントに参加してくれるのかを考えましょう。多くの場合、ユーザーは何か悩みや実現したいことがあってイベントに参加します。例えばフリーマーケットであれば、ユーザーは珍しいものを見つけてSNSにアップすることで他の人の承認を得たいと思っているかもしれません。このようにターゲットが真に望むことは何か、しっかりと考えて仮説を立てましょう。

 

・イベントのUSPを考える

イベント告知ではUSPを考えることが大切です。USPとは、Unique Selling Point(ユニーク・セリング・ポイント)の略です。他にはない、このイベントだけの強みのことを意味します。ターゲットの望みについて仮説を立てられたら、なぜこのイベントがユーザーの悩みを解消し望みを叶えられるのかを考えましょう。

例えば先ほどのフリーマーケットの例であれば、「ここにくれば誰よりもSNS映えする珍しいものが手に入る」と伝えることでユーザーが興味をもってくれるでしょう。

 

・誰が開催するのかを押し出す

イベントは「誰」が開催しているのかがとても重要です。特に、特定の分野に特化したイベントであればその分野の専門家やプロが開催している方がイベントへ興味を持ってくれるでしょう。また「誰」が開催しているのかを伝えることで参加者に安心感を与えることもできます。

 

このようにイベントを告知する前に、まずはどんなターゲットに何を伝えるのかをしっかりと考えましょう。

 

 

2.開催概要のまとめ方

イベントの開催概要を端的にまとめるには、5W1Hで考えましょう。

 

・Why(イベント開催の背景)

なぜイベントを開催するのか、その理由を説明することは最も大切な項目です。背景を説明することで参加者に共感を抱かせることができます。

 

・What(目的)

イベントの開催目的は次に重要な要素の一つです。何のためにイベントを開催するのかをしっかりと伝えましょう。例えば単なるバンドのライブイベントであっても、バンドの魅力を伝えたい、バンドの新曲を披露したいなど何かしらの目的を設定しましょう。

 

・When(実施日時)

当然のことですが、実施日時を忘れずに伝えることが必要です。会場を使用するイベントであれば開演時間とは別に、受付時間が何時からなのかを明記しましょう。

 

・Where(実施場所)

場所の告知も少し工夫を凝らしてもよいでしょう。USPをもとになぜその場所でやるのか、その場所に来るとどんな体験ができるのかを織り込むとよいでしょう。

 

・Who(主催者)

主催者が特定分野の専門家や専門企業であるなら、その旨も記載しましょう。例えば料理の分野であれば個人名や企業名の後にフードコーディネーターや食品専門商社といった肩書を伝えるのがよいでしょう。

 

・How(何をどうやって実施するのか)

最後にどんな内容をどのように実施するのかをターゲット像とUSPをもとに伝えましょう。このイベントに参加することでユーザーはどのような体験ができ、参加後はどのような状態になるのか、具体的にイメージができるレベルで伝える必要があります。

 

このようにターゲット像とUSPをもとに5W1Hで開催概要をまとめるのがよい伝え方です。

 

 

3.効果的なイベント告知方法とは?

では実際にどのようにイベント告知を行えばよいのでしょうか。WEBサイトで告知することはもちろんですが、他にどのような告知方法があるのか代表的な例をまとめてみました。

 

・ニュースリリース

最近では個人でもニュースリリースが発信できるようになりました。少々費用が発生する場合もありますが、ニュースリリース発信サービスを使用すれば簡単に各種メディアへニュースリリースを発信することができます。面白い内容であればテレビのニュースなどで取り上げられる可能性もあるでしょう。

 

・SNS活用

特に日本ではTwitterをうまく活用することでイベント告知を拡散させることができます。有名なインフルエンサーに興味をもってもらえるような告知方法を考えたり、実際にインフルエンサーに告知を依頼したりすることで効果的に告知を行うことができるでしょう。

 

・ダイレクトメール

特定のターゲットに来てもらいたいのであれば、ダイレクトメールは特に効果的です。来てほしい人に直接イベント告知を届けることができます。

 

お役立ち資料

 

4.まとめ

イベント告知をする際は、どんなターゲットにどのような告知をするかを事前にしっかりと考えましょう。そして何よりもターゲットに一番アプローチできる方法を採用することが不可欠です。

10代や20代であればInstagramやTikTok、50代以上であればダイレクトメールなど、ターゲット像に合わせて告知方法を選びましょう。

 

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