社員総会における招集通知とは?基礎知識や実際に使えるテンプレートも紹介!

公開日:2023.09.26

株式会社や一般社団法人では、定期的に社員総会が開催されます。

社員総会を開催するにあたって事前に招集通知を送る必要がありますが、この内容についてあまり把握していないという方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、社員総会における招集通知の基礎知識や知っておくべきこと・実際に使えるテンプレートについて紹介します。

社員総会の招集通知について詳しく知りたい担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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社員総会とは?

社員総会は、一般社団法人と株式会社の場合で以下のように意味合いが異なります。

  • 株式会社の場合:社員が集まってこれまでの業績を振り返ったり、社員を労ったりする機会のこと
  • 一般社団法人の場合:社員が集まってさまざまな重要事項について決めるための機会のこと

そもそも「社員総会」という言葉は、広義の場合は前者の株式会社における社員の集いや株主総会なども含んでいますが、狭義の場合は後者の一般社団法人などにおける総会を指しています。

 

なお、株式会社と一般社団法人の大きな違いは、営利活動をしているかどうかです。

株式会社は営利を目的としている「営利法人」ですが、一般社団法人は営利を目的としていない「非営利法人」となるので、覚えておきましょう。

一般社団法人における社員総会では、事業年度終了後に開催される「定時社員総会」と、必要に応じて開催される「臨時社員総会」の2種類があります。

 

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社員総会における招集通知とは?

社員総会における招集通知とは、社員総会の開催を知らせるための通知のことです。

特に、一般社団法人における社員総会の場合には、役員を選任したり定款を変更したりするといった重要事項について話し合います。

そのため、1人でも多くの社員を集めるためにも招集通知が必要となります。

招集通知には、最低でも以下の内容について記載しておきましょう。

  • 日時
  • 場所
  • 議題

 

実際に使える招集通知のテンプレート

ここでは、一般社団法人の社員総会において実際に使える招集通知のテンプレートを紹介します。

社員各位

一般社団法人○○
理事長 ×× ××

第○回定時社員総会 招集通知

 

拝啓 社員の皆様におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は、第○回定期社員総会を開催することとなりましたため、下記概要を確認頂き、万障お繰り合わせのうえ、ご参集いただきますようお願い申し上げます。

なお、当日ご欠席される場合には、書面による表決または代理人による表決のいずれかを行うことが可能です。
お手数ですが、別添の資料及び議案書をご検討のうえ、書面にて表決される方は、同封の書面表決書に賛否をご表示いただき書面表決書に署名捺印を行ってから、○月○日必着でご返送ください。
代理人に表決を委任される方は、同封の委任状に委任される方のご氏名を記入いただき署名捺印のうえ○月○日必着でご返送ください。

敬具

 

1.日 時 令和○年○月○日(○曜日) 午前○時

2.場 所 当法人本部議室

3.議 題

第1号議案 ○○年度事業報告書や貸借対照表および財産目録承認の件
第2号議案 ○○年度事業計画承認の件
第3号議案 ○○年度活動予算承認の件
第4号議案 役員の任期満了に関する改選の件

 

以 上

 

上記のテンプレートを参考にしながら、実際に招集通知を作成してみましょう。

 

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社員総会の招集通知を送る上で知っておくべきこと

社員総会の招集通知を送る上で知っておくべきことは、以下の2つです。

  • 原則1週間前までに送らなければいけない
  • 書面以外でも可能

順番に解説します。

 

原則1週間前までに送らなければいけない

社員総会の招集通知は、原則1週間前までに送らなければいけません

ただし、社員総会に出席できない社員に対して書面もしくは電子メールなどによる議決権行使を認めている場合には、2週間前までに招集通知を送る必要があるので、忘れないようにしましょう。

 

書面以外でも可能

「社員総会における招集通知=書面で送らなければいけない」と認識している担当者も多いかもしれませんが、書面以外でも可能です。

理事会を設定していないのであれば、口頭や電話・電子メールで招集通知が行えます。

ただしこちらにも条件があり、理事会を設置していたり、社員総会に出席できない社員に対して書面もしくは電子メールなどによる議決権行使を認めたりしているのであれば、書面による通知が必要となるので、注意しましょう。

 

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社員総会の招集手続きは省略可能?

「社員総会の招集手続きは手間がかかるから省略できないだろうか」と考える担当者も多いはずです。

結論、社員総会の招集手続きは省略ができます。社員総会の招集手続きを省略できるパターンは、以下の通りです。

  • 社員全員の同意がある場合
  • 招集手続きを行わなくても社員全員が社員総会に出席する場合

反対に、以下のような場合には社員総会の招集手続きを省略できませんので、注意しましょう。

  • 社員総会に出席しない社員が電磁的方法によって議決権を行使できる「電子投票制度」を採用した場合
  • 社員総会に出席できない社員が書面による議決権を行使できる「書面投票制度」を採用した場合

 

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社員総会の開催には十分なリソースが必要

一般社団法人が社員総会を開催するにあたって、会場の確保や議案の決定・招集通知の作成など、やるべきことが豊富にあります。

また、株式会社が開催する社員総会の場合には、開催方法を決めたりプログラムを決定したりするだけでなく、会場の設営準備も行わなければいけないので、十分なリソースが必要となります。

そのため、「自社だけで社員総会を開催できるか不安」と感じる担当者も多いはずです。そんなときには、外注を検討しましょう。

 

外注することで、社員総会の開催をサポートしてもらうことができ、その結果、自社のリソースが少なくても開催することが可能となります。社員総会をはじめとするイベント開催におけるプロに支援してもらえるので、クオリティの向上にも期待ができます。

ただし、外注業者は数多くあるので、しっかりと比較検討した上で選びましょう。

 

「外注業者が多すぎてどこに依頼すればいいのかわからない」ということであれば、株式会社ニューズベースお任せください。

株式会社ニューズベースでは、社内コミュニケーションイベントプロデュースを提供しており、社員総会の開催におけるあらゆる業務をトータルでサポートしています。

これまで豊富な支援実績もあり、ピンポイントでの依頼も可能ですので、まずはお気軽にご相談ください。

 

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まとめ

本記事では、社員総会における招集通知の基礎知識や知っておくべきこと・実際に使えるテンプレートについて紹介しました。

一般社団法人における社員総会の場合には、さまざまな重要事項について決めなければいけないので、1人でも多くの社員を集めるために招集通知が必要となります。

社員総会の招集通知は、原則1週間前までに送らなければいけませんが、社員総会に出席できない社員に対して書面もしくは電子メールなどによる議決権行使を認めている場合には、2週間前までに招集通知を送らなければいけません。

社員総会の招集手続きが手間だと感じる担当者も多いかもしれませんが、社員全員の同意があったり、招集手続きを行わなくても社員全員が社員総会に出席したりする場合には、招集手続きを省略することが可能です。

ただし、電子投票制度や書面投票制度を採用している場合には省略できませんので、覚えておきましょう。

招集通知のテンプレートも紹介しましたので、「招集通知の書き方がわからない」という担当者は、ぜひ参考にしてみてください。

 

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