採用説明会、代行するメリットとは?完全解説

公開日:2019.08.01

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みなさんは採用活動に係るプロセスのすべて、または一部を代行できるサービスがあることをご存知でしょうか。

現在の採用活動市場は、ダイバーシティや働き方の多様化、熾烈な人材獲得競争、新たな人事制度や評価体系の構築、採用コストの増加など、経営戦略や経済情勢の変化に伴うかたちで、人材に関わる業務や課題も日々刻々と変化しています。

そんな企業が求める人材像やワークスタイルが変化するなかで、採用業務のすべてまたは一部を外部へアウトソーシングすることで、コア業務の効率化をコア業務の効率化を図るべく注目されているのが「採用代行」です。

日本ではあまり聞きなれないワードではあるものの、欧米では積極的に活用されるサービスで、今後の日本企業の採用活動での導入が期待されるサービスの一つとなっています。

今回は採用代行に関する基本的な内容をはじめ、採用代行する上でのメリットの紹介、主な代行業務内容や業者と役割分担に至るまで、採用活動のプロセスに関わるアウトソーシングについて解説していきます。

1.採用代行とは

まずはじめにあまり聞きなれない「採用代行」について解説していきます。

採用代行とは、自社の採用活動に関する業務を外部へ委託することであり、採用代行サービス企業が運営するサービスの一つになります。主に企業の正社員の採用プロセスのすべて、またはその一部をアウトソーシングするビジネスのことを指しています。

欧米では既に活用されているサービスであり、「RPO(Recruitment Process Outsourcing)」と呼ばれ、近い将来に成長が期待される業界でもあります。

このような業態が求められる背景としては、昨今の人材不足や優秀な人材の獲得競争、人材の流出を防ぐための従業員エンゲージメントの醸成など、「人事」や「人材」に関連する部署は、日々多くの課題や問題と向き合っています。

その問題に対し、採用代行を導入することによって、採用業務に係る負荷の軽減、またはコア業務への集中が可能となるため、採用代行のサービスが注目を浴びている、といえます。

2.会社説明会代行のメリット

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採用代行及び会社説明会代行におけるメリットについて解説をします。

2-1 高度な専門性と業務品質の安定性を確保

採用活動や会社説明会を行う上で、採用活動計画の策定をはじめ、応募の受付やエントリー者の対応などの管理、説明会や面接等の日程調整、SNSやDM原稿の作成など、採用活動における業務を正確かつ安定的にこなすためには、採用に長けた社員の配置が必要不可欠になります。

しかし流動的である採用市場において、優秀かつ安定的に業務をこなせる社員を確保し続けることは、企業において容易なことではありません。

そこでこれらの業務を高度なスキルやノウハウを有した採用代行企業へアウトソーシングすることで、採用における品質の確保や、採用の確率が高まることで、導入した企業側に大きなメリットをもたらしてくれます。

2-2 重要な業務(コア)に注力することができる

採用プロセスに係る業務を外部へアウトソーシングすることで、本来企業の採用担当者が集中して取り組むべきコア業務に注力できる点は大きなメリットです。

採用担当者は、組織が求める人材や優秀な人材を、いかに採用できるかといった点にフォーカスしなければなりません。しかしその一方で、煩雑な業務やノンコアと言われる業務の質や量の変化に伴い、本来優先すべき人事戦略の立案や選考や採用に集中する環境が整備されているとはいえません。

ノンコア業務や管理業務等を採用代行へアウトソーシングすることで、戦略の策定や採用のミスマッチを防ぐための時間を確保することができたり、採用において必要不可欠なコア業務へ注力することができます。

2-3 採用・管理コストの抑制

企業の経営戦略や事業計画の達成度によっては、採用人数の増減、または採用活動の再開や中止なども起こりうる点など、常に流動的と言えるのが採用市場と言えます。
そのため、戦略や計画に対してフレキシブルに対応できるオペレーションやシステムの構築はリスクの軽減に繋がります。

採用代行を活用することで、自社で一括管理するより時間や手間を省けたり、管理コストを削減することができるなど、採用におけるリスクを低減させることが可能となります。
また、中長期的に採用代行企業とリレーションを構築することで、企業文化の共有や価値観の理解にも結びつけることができるため、より個々の企業に適した運用をすることにつながります。

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3.主な代行業務内容

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採用代行における主な代行業務内容を解説します。
下記では「会社説明会及び選考会」、「合同説明会」とそれぞれのフェーズに合った代行業務について触れていますので、採用代行を検討される人は具体的なイメージとともに参考にしてみてください。

3-1.会社説明会

会社説明会は、多くの人材と接点を持つプロセスであり、自社の内容や理念など、求人に対して興味や関心を持ってもらうためには必要不可欠な工程となります。特に次のプロセスでもある選考会に繋げるためには、会社説明会時の徹底した応募者管理や、綿密なスケジュール管理が欠かせません。

そのためこのフェーズに係る業務は多岐に渡ります。
会社説明会を開催するにあたり、代行できる主な業務内容は下記の通りです。

・開催日時の設定(競合他社の開催情報、バッティング調査)
・会場候補地の選定や提案
・当日利用する備品の予約
・説明会に関わる予約画面やメール(説明会告知・前日確認)作成・送信等の運営
・参加者の管理
・説明会時に使用するスライド及びアンケートの作成

上記で触れたように、会社説明会をするにあたっての事前調査に始まり、企画の立案や応募者の管理、当日の司会進行や各スライドの作成など、説明会を運営するにあたっての代行業務を委託することが可能です。

3-2.選考会

一定の応募者が集まれば、その次の工程としてはその応募者の中から採用する人を決めなければなりません。
採用手法や採用コストの最適化を図れる採用代行は、この点においても有効ツールになります。

選考における主な代行業務は下記の通りになります。

・応募者管理(応募者データの管理システムの構築/スクリーニング)
・選考日程の選定及び調整(キャンセル者対応や別日程調整も含む)
・合否連絡メールの運用
・選考会の運営
・面接の代行
・合否判定
・内定者フォロー

この工程においては、応募者の管理から、選考日程の調整、実際の選考会の運営や面接の代行など、各企業ごとにアウトソーシングしたい範囲を選択することで、コア及びノンコア業務と多岐にわたる業務を代行することが可能となります。

3-3.合同説明会代行

合同説明会とは大学や地方自治体、就活情報サイトなど、全国各地で企画されている設定会のことを指しており、規模は数十から数百社が集まるものまで幅広くあります。
この運営を企業に代わって代行することで、企業概要や採用情報を参加者に向けて発信することを主な業務内容としています。

通常の合同説明会と同様に特設コーナーを併設することで、参加者に対して効率的な情報発信ができる点、採用代行企業のノウハウやスキルを駆使し、自社の魅力を伝えることができるなどのメリットがあります。
合同説明会の経験が乏しい企業や、採用活動に対するノウハウを持ち合わせていない企業、優秀な人材を確保できない企業にとっては、合同説明会の代行は、有効な手段となり得ますので、一度検討してみると良いかもしれません。

4.代行業者との役割分担内容

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冒頭よりお伝えしている通り、採用代行というサービスは採用活動における業務のすべてまたは一部をアウトソーシングすることで、採用担当者の業務を効率化させる点や、採用における重要な工程に時間を割くことができる点が魅力とされています。

各企業にとって採用工程における課題や問題は千差万別で、それに応じる形で採用代行を活用することができます。
そこで、採用代行を検討するにあたり気になるのが、代行業者との役割分担の内容になるかと思います。下記では各工程ごとの役割分担について解決していきます。

4-1.応募者及び選考の管理

この段階での採用工程であれば、採用部門の設置から、応募者の受付や対応、説明会への呼び込み、応募者のデータベース作成、選考の進捗状況の管理、面接の運営に至るまで、幅広い業務を代行することが可能となります。

そのため、各企業の採用担当者は煩雑な業務から解放されるとともに、人材の採用や合否判定など、より採用にフォーカスしたコア業務だけに注力することができます。

4-2.会社説明会の運営

母集団の形成や、応募者を募る上で最も重要となる会社説明会の運営も代行することが可能になります。

説明会の企画の立案や会場の手配に始まり、説明会当日の会場準備や運営、資料配布やアンケートの作成など、運営に係る事前準備から、当日の運営に至るまで、運営業務全般を代行することができます。

当日採用担当者が担う業務は、プレゼンテーションや質疑応答など、応募者とのコミュニケーション業務に専念することができるため、企業に対する理解を深めることができるとともに、プロ集団に委託することで会社説明会にかかる工数や、運営の成否を気にすることなく、スケジュールを立てることが可能となります。

5.まとめ

今回は、採用代行におけるメリットや活用方法、主な代行業務や業者との役割分担に至るまで、幅広い内容ともに解説しました。

採用代行を活用することで、優秀な人材を効率的かつ安定的に採用することができるとともに、採用にかかるリスクを軽減することにも繋がります。
また代行業者との役割分担の際にも触れましたが、包括的に採用業務を委託することができる一方、自社が抱える課題やプロセスのみを委託することもできる点は、採用代行の魅力といえます。

特に応募者との大事な接点となる会社説明会においては、採用代行のメリットが最大限発揮できる工程となるため、採用活動において不安をかかる人事や採用に係る担当者の方は一度採用代行を検討することをおすすめします。

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参考