キックオフミーティングで使える!議事録を取る時のポイント&ツール紹介

公開日:2020.02.26

 

キックオフミーティングは、プロジェクトの成功を左右するといっても過言ではない重要なミーティングです。

議事録の担当者は、議事録を見るだけでミーティングの内容が即座に理解できるように、ポイントを押さえて議事録をまとめる必要があります。

この記事では、キックオフミーティングにおける議事録を取る時のポイントと、会議の記録、及び共有に役立つ便利なツールを紹介します。

 

1.議事録の記述必須項目

キックオフミーティングの議事録の書き方は、基本的に他の会議における議事録と変わりません。

まずは、キックオフミーティングの議事録に記述するべき必須項目を見ていきましょう。

 

1-1.会議名

会議名を書く際は、プロジェクトにおける最初の会議であることがわかるように、会議名に「キックオフミーティング」を含めましょう。

 

1-2.日時、場所

会議の日時、場所を記載します。

 

1-3.出席者

出席者は、役職順に列挙します。他社との共同プログラムの場合は、他社の参加者から書いていきましょう。議事録担当者である自分の名前は最後に記載し、「議事録担当」「(記)」などを付記します。

欠席者は出席者の下に列挙します。

 

1-4.要旨(アジェンダ)、議事内容

ミーティングの課題であるアジェンダ(要旨)と議事内容を記載しましょう。

アジェンダとは、会議の目的や議題のことであり、これに沿って会議が行われます。1つ1つの議題を見出しにし、議題毎に出てきた議事の詳細な内容をまとめると、読みやすい議事録となります。

 

1-5.決定事項

議事内容を踏まえて、ミーティングで決定したことを正確に記録します。

 

2.議事録を書くポイント

ミーティング中にメモを取りつつ、上記のようなまとまった議事録を作成するのは難しい作業です。

そのため、議事録担当者は要点を抑えながらメモを取り、なおかつミーティング終了後にメモの情報を編集して、議事録の体裁を整える必要があります。

メモの取り方がうまくなれば、後々の編集作業も楽になります。

この章では、メモの取り方、また議事録編集の4つのポイントを紹介します。

 

2-1.議事録の流れに従って書く

どのような経緯によって決定事項に至ったのか、話の流れがわかるように時系列を整えましょう。

また、言った言わないのトラブルにならないように、発言者もしっかり記録します。

これにより、ミーティングに参加していない人でも、決定事項に至った背景を知ることができます。

 

2-2.読み手が知りたい事を考えて書く

議事録の読み手はミーティングに参加していないことがほとんどですので、読み手がすぐに内容を理解できるように、話し言葉を書き言葉に書き換える必要があります。

具体的には、「私」や「あちら」といった代名詞を「部長」「鈴木」といった固有名詞に置き換える、主語と目的語を明確にする、不必要な話題や言い回しを徹底的にカットする、などの手法が挙げられます。

読み手が知りたい事は何かを考えながら、議事録を整えましょう。

 

2-3.簡潔に書く

1つ1つの要旨を簡潔に、かつ詳細にまとめる必要があります。

目安となるのは、1つの要旨につき200文字程度です。この文字量であれば、一目で内容を理解できるでしょう。

 

2-4.5W1Hを意識する

メモの量が膨大で、整理するのが大変な場合、5W1H、または5W2Hを元に発言をまとめると書きやすくなります。

5W2Hとは下記の7つです。

Who(誰が)
What(何を)
When(いつまでに)
Why(なぜ)
Where(どこで)
How(どのようにするのか)
How much(いくらで)

 

これを意識するだけでも、余分な情報がカットされ、議事録が読みやすくなります。

 

3.議事録で使える便利ツール紹介

議事録を取る際に便利なPCのソフトやスマホアプリを紹介します。

ソフトやアプリは会議内容をスピーディーに記録でき、話題が前後した際にも対応できるため、おすすめです。

ただし、これらのツールを使用する場合、議事録作成のためにPCやスマホを持ち込んでもよいか、事前に担当者に確認しましょう。

 

3-1.XMind

XMindは無料のマインドマップツールです。

マインドマップとは、トニー・ブザンが提唱したノート術です。

紙の中心に主題を書き、そこから放射状に線と字をつなげていくことで「思考の地図」を作成します。

ミーティングの要旨が図式化されるため、全体を把握しやすいのがメリットです。

XMindで作成したマインドマップはEvernoteに保存できますが、PDFなどへ書き出したい場合は、有料版(9800円~)を購入する必要があります。

https://jp.xmind.net/

 

3-2.GIJI

議事録が作れる無料のクラウドサービスです。

議事録の作成、共有、参照が簡単に行える他、プロジェクトごとにメンバー登録ができます。

議事録のフォーマットが標準化されるため、誰でも書きやすく見やすい議事録が完成します。

有料ですが、発言者の音声を認識してテキスト化する「音声認識オプション」もあります。

https://svgn.biz/

 

3-3.Googleドキュメント

オンライン版Wordといった感覚で使える、有名な無料クラウドサービスです。

Wordファイルとの互換性があり、マルチデバイス対応で文書の作成、編集、共有が簡単に行えます。
ただし、縦書きには非対応なので注意が必要です。

https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/

 

お役立ち資料

 

4.まとめ

キックオフミーティングにおける議事録を取る時のポイントを紹介しました。

「流れがわかるように書く」

「読み手を意識してわかりやすい言葉づかいで書く」

「簡潔に書く」

「5W2Hを意識する」

上記の4点を意識して、無駄がなく、会議内容をしっかり網羅した議事録を作成しましょう。

 

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