資料上手になるキックオフミーティングのアジェンダ作成のコツとは

公開日:2020.04.21

 

新規に立ち上げるプロジェクト・事業などをスタートする際に行われるキックオフミーティング。

ミーティングをするにあたって作成しなくてはならないアジェンダに、どんな内容を盛り込みどのようにまとめればよいのか悩んでいませんか?

 

「資料作成って結構苦手なんだよな…」

「キックオフミーティングのアジェンダって普通のミーティングアジェンダと違うの?」

「アジェンダ作成って初めてなんだけど…」

 

多くの疑問や不安を抱えた方がいらっしゃるのではないでしょうか。

 

ここでは『キックオフミーティング・アジェンダとは何か』ということから『どんなことに注意してアジェンダを作成するべきか』をまとめていきます。

アジェンダを作成した後にした方が良いこと、アジェンダに盛り込むべきポイントは何か、アジェンダはどんな資料にすべきかなど、皆さんの疑問を解決します。

 

「センスある人がアジェンダ作ってくれたんだな」と感じてもらえるキックオフミーティング・アジェンダを作成しましょう。

 

 

1.キックオフミーティング・アジェンダとは

キックオフはサッカーなどのスポーツのシーンで「ボールをけりだして試合をスタートさせる」動作を指していることから、「試合のスタート」を意味する言葉としても使われています。

ではキックオフミーティングとはなにかというと、英語ではkick off meetingと表記しますが直訳すると「会議を開催する」という意味になります。一般的にキックオフミーティングと表されるのは『新しく立ち上げたプロジェクトや企画を遂行するために行われる第一回目の会議』のこと。

 

また、アジェンダは英語で「予定表」という意味の単語で”会議やミーティングにおける日程や進め方・議題などをまとめた資料”を指す言葉として使われています。

 

キックオフミーティングで作成するアジェンダを作成する場合、そうした一般的に言われるアジェンダとしての内容を網羅するだけではなく、新しく立ち上げる企画やプロジェクトについても理解しやすい内容であることが求められます。

 

 

2.アジェンダを作成する前に必ずするべき重要ポイント

まずはアジェンダを作成する前に知っておくべきこと、しておきたいことについて解説します。アジェンダを作成する意味は何か、アジェンダ作成前に情報収集しておくべきこととは何か、センス良くアジェンダをまとめていくためにも重要なポイントです。

 

 

2-1.キックオフミーティング・アジェンダを作成する意味を理解する

アジェンダの内容は「いつ・どこで開催され、だれが参加者なのか、議題は何でどの議題が特に重視されているのか」などを記載します。

またミーティングが開催される前にアジェンダを関係者にメールなどで届けるのが一般的になっていますがこれには大きく2つの意味があります。

 

1つは「事前にどのようなミーティングなのか把握し準備を促す」という意味と、もう1つ「事前に予定を確認してもらい必要なもの、不要なものをフィードバックしてもらう」という意味合いが含まれています。

複数部署から参加者が集まるような場合には特に、事前に見たアジェンダの内容に不足している部分や、逆にそれほど重要ではない部分など重要度合いもそれぞれに異なります。

 

 

2-2.関係者が参加できるようスケジュールするための情報収集

参加者が参加しやすいタイミングでミーティングを開催するということは必要不可欠ですが、実現するためにはアジェンダ作成前の準備として、関係者の状況を把握することが重要になります。

 

「この日にこのミーティングを予定していますが大丈夫ですか?」と声掛けするなど気配りを忘れないようにしたいもの。

参加者が多い場合にはメールやWEBアンケートを設置することで効率よくスジュール調整することも可能なので簿得ておいてください。

 

 

2-3.関係者にとってミーティングを意義あるにするための情報収集

上でも簡単に解説していますが、ミーティングを参加者にとって意義あるものにするためには、どのような議題を中心としてまとめていくかということはとても大切なポイントです。

 

各部署やチームごとに新しいプロジェクト・企画を立ち上げるにあたり重要なポイントが異なることもありますが、その温度感を把握して重要なポイントに注力できるようなキックオフミーティングのアジェンダを作成したいところ。

そのためにはまずアジェンダの内容について確認してもらい、議題について適切なものになっているかフィードバックをもらえるように依頼するということも忘れずに行いましょう。

 

 

3.アジェンダ作成のコツ

ここではキックオフミーティングのアジェンダを作成するにあたってのコツ、どのような資料とすべきか、実際に資料としてまとめていくためのポイントも含めて解説いたします。

 

 

3-1.ミーティング内容にあった資料をそろえる

キックオフに限らず、ミーティングアジェンダを作成する場合に重要なのは「必要な資料だけに限定してきっちりそろえる」ということです。

新設設計にしようと頑張りすぎてしまうと「これはそこまで重要ではないな…」と思わせてしまう資料も混在してしまいがち。そうなると、「本当に伝えたいことが何だったのか、輪郭が曖昧になってしまう」という問題が発生します。

資料上は極力本当に伝えなくてはいけない情報に徹底し、ミーティング時に補足資料として追加説明する、というくらいの感覚でも良いでしょう。

 

逆に「重要な情報が洩れている」となってしまっては意味がなくなってしまうため、最終的に足りていないものがないかという確認をきっちり行うようにしましょう。

 

 

3-2.伝わりやすいアジェンダを効率よく作成する3つのステップ

以下に見やすく・伝わりやすいアジェンダを効率よく作成する3つのポイントをまとめます。

 

①ミーティングの目標・目的に沿って議題とすべき課題を洗い出す

②洗い出した課題に肉付けしていく

③全体的な流れを見直して齟齬がないか確認

 

最初にしておきたいのが「ミーティングの目的」と「キックオフするプロジェクト・企画の目標・目的」は何かということを洗い出す作業です。

箇条書きでも単語でもよいのでまずはメモに書き出してみましょう。

 

次に目標・目的を達成するためにどうしたらよいのか、決めなくてはいけないことは何か、周知しておかなければいけないことはないかを考えて、洗い出したキーワードに肉付けします。肉付けしたものを流れに沿って資料にまとめつつ、矛盾や不足がないか、見直すようにしましょう。

 

 

3-3.分かりやすいアジェンダを作成するための3つのポイント

アジェンダの骨組みと流れを決めたら、情報をさらに見やすく、伝わりやすくするために意識しておきたいコツをご紹介します。

 

①画像・図・リスト表示などを使い視覚的にわかりやすい資料にする

②できる限り簡潔・シンプルな文言で記載する

③見やすさと作成しやすさを追求しパワーポイント・エクセルなどのソフトを活用する

 

文章ばかりの資料はとにかく見づらく、ぱっと見た瞬間に疲れてしまうという経験をされたことはありませんか?

画像や図、リスト表示などを効果的に組み込んでいくことで文章を読むだけでなく視覚的に情報を伝えることができます。

また1つ1つの文章を長くせず、できるだけ1文を60〜80文字程度にするなど意識することで読みやすい文章が作成可能です。表や画像、図を作成する場合にはエクセル(表)やパワーポイント(図・画像)・ペイント(画像)などのソフト・ツールも活用するとより見やすいアジェンダに仕上がります。

 

 

 

4.重要!キックオフミーティング資料作成の要点ポイント

上の「3-2.伝わりやすいアジェンダを効率よく作成する3つのステップ」でお伝えしたように、キックオフミーティングするにあたり目標・目的に沿った課題を洗いだしたら、次にするべきは重要な内容をいかに伝わりやすく纏めていくかが重要になります。

 

そして「3-3.分かりやすいアジェンダを作成するための3つのポイント」で紹介したように、見やすく理解しやすい資料として作成する事も重要です。

 

そのうえで、要点をまとめ記載していくうえでどのような点を意識しておくと良いかをご紹介します。

 

 

4-1.キックオフミーティングアジェンダは5W1Hを意識してまとめる

キックオフミーティングに限ったことではありませんが、アジェンダを作成する際は「5W1H」を意識すると要点が伝わりやすくなります。

 

5W1Hとは何を指すのかというと…

 

①WHY:なぜ(プロジェクトの目的は?)

②WHAT:なに(何を成果物とするのか)

③WHEN:いつ(工程とスケジュールはいつまでに?)

④WHO:だれ(対象者・関係者は?)

⑤HOW:どうして(連絡時の窓口は?)

 

以上の5つのポイントを漏れなく記載しつつ、補足的な情報も追記するようなスタンスでアジェンダを作成すると伝わりやすさは格段にUPします。

 

キックオフミーティングという特別なタイミングで行われるミーティングのためのアジェンダ、ということを考えると特に①WHY、③WHEN、④WHOという情報についてはしっかりと網羅しておくことも重要になるでしょう。

 

参加するのが誰なのか、全体像を把握していないとスムーズに業務を遂行できない原因にもつながってしまいますから、プロジェクトに関係する人が誰でどんな部分でかかわっているのかが伝わるようにしておくのもおすすめです。

 

お役立ち資料

 

5.まとめ

通常のミーティングとは違う、プロジェクトや事業の立ち上げ時に行われるキックオフミーティングならではの留意点も含めて『伝わりやすいアジェンダ作成』を効率よく進めるための情報をお伝えしてきました。

 

アジェンダ=予定表、ととらえてしまうとキックオフミーティングという場においては情報が不足してしまう懸念もあります。

こちらでお伝えしてきた情報を活かして、見やすく伝わりやすいキックオフミーティングアジェンダを作成してください。

 

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