セミナー事業もアウトソーシング化できる!事務局代行のメリット

アウトソーシング

セミナー運営では、企画から準備、当日、事後フォローまで多岐にわたる業務があります。そのため、既存顧客への対応や見込み顧客を開拓するための事前準備や手配業務で手が一杯になってしまい、本来、力を入れるべき参加者の満足度向上につながる業務に専念することができず、想定していた成果をあげられなくなる可能性があります。

今回の記事では、セミナー運営に携われている方に、当日の運営業務の全体図を把握していただき、事務局運営をスムーズに行う効率的なアイデアをお伝えさせていただきます。

目次

1.セミナー運営の準備
2.セミナー当日の流れ
3.運営の中心になる事務局業務
4.代行を検討して、スリムな運営体制を確保することをおすすめ
5.事例紹介〜株式会社CACクロア様〜
6.まとめ






1. セミナー運営の準備

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セミナーを運営する際には、企画から集客、事前準備といった前準備から、当日運営、事後フォローなど様々な業務が発生し、セミナーを成功させるには、これらの入念な準備が必要となります。集客マーケティングや機材調達、配布資料準備、運営スタッフのオペレーションマニュアル作成やアフターフォローステップの計画などの業務です。

しかし通常業務に加えてセミナーを運営すると業務量が倍増してしまい、結果として準備が滞り、運営のオペレーションがうまくできないなど、問題が発生してしまう可能性があります。

特に企業によっては運営スタッフの人手不足から、営業担当の方やマーケティング担当の方が兼務することも多く、その場合セミナー運営ノウハウが少ない状態でセミナー運営をしなければなりません。


そこで今回の記事では、セミナーを運営するにあたって運営事務局は何を準備すればいいのか、当日の運営の流れにあわせて解説していきます。






2. セミナー当日の流れ

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まずはセミナー当日に必要な業務を洗い出してみましょう。


・会場オペレーション

器材のセッティングやリハーサル、開始後の進行管理などを行います。
会場のセッティングのほか、外部から招いた司会やゲストへの対応、リハーサルや開始後の進行管理などを行う会場のオペレーション、入場者への対応や整理などを行うセキュリティ対応をします。


・ゲスト対応

登壇者や司会などへのサービスや最終確認、到着が遅れるなど突発的な事態に対しての対応をします。

・来場者対応

来場者の受付対応をします。事前申し込みを受け付けている場合は、申込者リストと照合を兼ねて受付をします。

・配布物、ノベルティ配布

来場者に配布する資料や、ノベルティなどの記念品を配布します。多くの場合、来場者受付時に配布を行います。

・会場案内

わかりにくい場所に会場がある場合など、最寄り駅から会場までの途中などに案内人を立て誘導したり、会場内でも入り口から会場までの道中、エレベーター前や会場前に案内人を立て誘導することもあります。

・全体ディレクション

会場オペレーション、ゲスト対応から進行管理までセミナー全体が滞りなく進行しているか確認と必要に応じて調整の指示も行います。






3. 当日運営とアフターフォロー業務

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セミナー運営では、アンケートや資料の配布、当日の来場者からの問い合わせへの対応や時には電話による苦情への対応と各部署への確認やディレクション担当者への報告といった繊細で多大な業務が発生することが多く、セミナー終了後はアンケートの回収やパソコンへのデータ入力、集計といった業務を行わなければなりません。

セミナー準備からセミナー後のアフターフォローまでを対応する場合、しっかりとした事務局体制が必要です。また、事務局内に運営の経験者がいる、もしくは準ずる対応マニュアルがあるかによって、各対応への俊敏さ・正確さが欠けてしまう可能性があります。

事務局体制が整えられていない場合、指示系統で統率がとれず、結果的に事務局業務に多くの時間がとられてしまいます。社内の運営体制のみだとしっかりとしたフォローができず、機会損失してしまうことも少なくありません。






4. 事務局運営のアウトソーシング化は営業成績アップのカギ

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セミナー運営の中心的役割の事務局運営には、さまざまな業務があります。前述のように兼任でセミナーを担当する方も多いため事務局業務をしっかりと対応すると、「一日中電話対応に追われて、本来やらなくてはならない業務に手をつけようとしたら終業の時間だった。」など、メインの業務に差し障るほどの高負荷が担当者にかかってしまいます。

また、それぞれの業務には専門性が求められることも多く、企業内にセミナーやイベント運営のノウハウの蓄積がなければ運営自体にも多大な手間や時間がかかることになります。そこで考えたいのがイベント運営のプロフェッショナルへ業務のアウトソーシングです。

ノウハウのない業務や手間のかかる業務など必要に応じて行うべきタスクを外部に依頼することでスリムな運営体制を確保することができるとともに、顧客への対応や分析、講演依頼するキーマンへの対応など重要な業務に人的リソースを注力することができます。

イベント運営サポート、展示会事務代行サービス、セミナー・シンポジウム事務代行サービスについてお悩みの方はお気軽にご相談下さい。

事務局代行サービスに関するお問い合わせは

株式会社ウィズアスへお気軽にご相談下さい。

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セミナーやシンポジウム事務代行では大手から中小企業まで年間300案件以上の実績があり、単なる代行業務だけではなく、事務局窓口業務から当日の運営まで一元対応も可能です。

対応はマニュアルに沿ったパッケージ対応ではなく、お客様の依頼に応じた業務毎の個別オペレーションを設計して対応しております。

全国の会場手配からFAX、メール、専用HPの設定、セミナー講演者との連絡や謝礼の支払いなど関連する細かい業務をワンストップで依頼する事が可能です。






5. 事例紹介〜株式会社CACクロア様〜

バックオフィスや事務局業務のアウトソーシング会社ウィズアスが担当した事務局代行の事例を一つご紹介します。


企業名:株式会社CACクロア様

お客様の業界:医薬品開発支援のサービス・システムの開発と提案

セミナーの内容:東京・大阪で行う200名規模のセミナー

セミナー開催の問題点と目指すゴール:セミナー運営を内製化で行ってきたが、規模が拡大するにつれ担当者の業務量が増え、通常業務を圧迫。当日までのスケジュール管理も合わせて業務をリードしたサポートが欲しい。

ウィズアスからのご提案:複数の担当者からヒアリングを行い、取りまとめたご質問の答えを業務に反映、スケジュールの遅れがないように調整し、一元管理した情報をもとに集客・準備・事後報告までワンストップで対応。

セミナーサポートの成果:細かな準備作業を任せることで担当者の業務負担が軽減。公認の社員に引き継ぐ際にも社内引き継ぎが不要で高いクオリティを維持したセミナー運営が可能に。また、業務をアウトソーシングすることで、セミナー当日来場してくれた顧客への対応や製品・サービスのアピールなど本来注力すべきマーケティング活動を行うことができるようになりました。

事務局代行事例の詳細はこちらからどうぞ。
https://www.withus-inc.co.jp/casestudies/caccroit






6.まとめ

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各種セミナーの開催は、顧客と直接コンタクトをとることができる企業の販売促進やマーケディング活動の有効な手段の一つです。しかし、セミナーを運営する際には企画・準備から当日の運営、アフターフォローまで数多くの業務が発生します。

特に事務局の運営には受付業務、顧客からの問い合わせ、アンケートデータ入力などセミナー全般に関わります。本来は既存顧客への対応や見込み客の発掘など、セミナー開催の本来の目的とする業務に集中することが必要ですが、周辺業務に忙殺されてメイン業務を十分に対応ができなければ本末転倒です。

経験豊富なイベント専門会社にアウトソーシングすることで、本来注力すべき業務にマンパワーを集中することが可能になります。セミナー運営の効率化にも役立つでしょう。セミナーの開催を顧客獲得や業績アップに繋げるためにも積極的にプロフェッショナルの力を活用していきましょう。