カンファレンス開催に必須!準備&スケジュールの全て

公開日:2020.02.04

 

様々な最新情報や識者の知見を学べるのがカンファレンス。小規模なものから大規模なものまで、カンファレンスを運営するとなると多大な時間と準備を費やさなければなりません。

 

この記事では数々のカンファレンス運営をサポートしてきた専門会社が、カンファレンス運営に不安を感じる人のためにカンファレンス成功の秘訣をお伝えします。特に400名以上の規模をもつカンファレンス開催予定の方はぜひ、参考にしてください。

 

1.カンファレンス開催における課題

 

カンファレンスには勉強会から始まる小規模なものから、1000万円以上の予算が計上されている大規模なものまで様々な種類があります。(※1)

開催する動機も「先達者への思いや恩返し」という気持ちを持つ主催者から「面白そうだから開催している」という主催者など、きっかけや理由は多種多様です。

 

カンファレンス開催時には様々な思惑を持つ運営メンバーが集まりますが、回を重ねる毎にメンバーの入れ替わりがあります。組織の新陳代謝が早いのがカンファレンス運営メンバーの特徴。

組織としての考え方が硬直せず、新しいことを実行できるなどよい面も多いです。しかし、カンファレンス毎に運営メンバーも入れ替わるため、ノウハウや経験が蓄積されず、運営面に不安を残す場合も少なくありません。

 

もし、新たにカンファレンス企画・運営担当者になった場合、「抜けや漏れがなく効率的に進行させたい」といった思いや「カンファレンス終了後に、参加者へのアプローチ方法が分からない」「そもそも何から準備すればいいのか分からない」といった基本的な課題を持つ担当者が多くおられます。

 

それでは、このような課題を解決するために何が必要かみていきましょう。

※1 CodeZine 「カンファレンスカンファレンス」参加者レポート

 

2.カンファレンス開催に必要な9つの準備とスケジュール

カンファレンスを開催するにはスケジュールを把握しておき、適切に準備を進めることが重要です。運営で失敗しないために9つある準備項目と具体的なスケジュールについて知っておきましょう。

 

2-1.開催に必要な9つの準備

 

カンファレンス運営の準備には誰に何を伝えるかという目的に沿ったプランニングから、会場設営や事務局の設置も含めた準備、当日の運営からフォローアップまで様々な業務があります。主な業務を下記にまとめました。

  • 会場手配
  • 出演者のキャスティング、司会やナレーターの手配
  • 告知方法やメディアの選定、必要に応じたSNSでの情報発信
  • 担当者の割り振り
  • タイムスケジュールの決定とすり合わせ
  • 当日の機材搬入や参加者の誘導
  • リハーサルの実施
  • 当日の運営やスケジュール管理、クレーム対応
  • 終了後の振り返りや参加者へのフォローアップ

 

ざっと挙げただけでも多様な業務があることがお分かり頂けると思います。これらの業務は開催までの時間の中で滞りなく行わなければなりません。

 

2-2.開催までのスケジュール

 

カンファレンスの準備は開催する7ヶ月前から始めるのが一般的であり、大まかなスケジュールは次の通りです。

  • ~7ヶ月前:カンファレンスの目標設定
  • 6ヶ月~5ヶ月前:カンファレンス開催の手段検討
  • 4ヶ月~2ヶ月前:カンファレンス開催の手段実行
  • 2ヶ月~前日:カンファレンスの具体化
  • 当日:カンファレンスの運営
  • 終了後:参加者へのフォロー

 

7ヶ月前までの目標設定段階では、カンファレンス企画を運営側で設計します。参加者の集客目標を決めたり企画概要を作成したりするほか、カンファレンスの予算も検討しましょう。

 

6ヶ月から5ヶ月前になったら、カンファレンスを運営する手段を検討します。登壇者の出演交渉や会場の予約、協賛企業の検討や参加者の集客方法などを決めていく流れです。

 

4ヶ月から2ヶ月前になったら、検討していた手段を実行します。カンファレンスを告知するWebサイトや広告メディアの制作、スポンサーや登壇者への対応、事後フォロー体制の用意が主な実行内容です。

 

2ヶ月から前日前になったら、カンファレンス企画を具体化していきます。イベントの告知やお問い合わせの対応、オペレーション運営方法の設計やスタッフキャスティングなどにより、イベントを開催できるよう準備しましょう。

 

そしてカンファレンスを開催する当日になったら、運営側は参加者の受付や誘導を対応します。開催中にはステージ進行、機材オペレート、飲食手配、資料配布、アンケート回収などのオペレーション対応が必要です。

無事にカンファレンスが終了したら、運営側から参加者に対してフォローします。アンケートの集計やインサイドセールス、メルマガの配信により会社の成果へと繋げましょう。

 

早期にカンファレンスの準備に取り掛かることで、条件のよい会場を選定したり余裕をもったスケジュールを組めたりできるメリットがあります。イベントを企画しているならば、早めに準備を始めることがオススメです。

 

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3.失敗しないカンファレンス運営会社の選び方

 

「カンファレンスを開催したいけど、自社で準備するのは難しそう」と悩んでいる方は多くいるかもしれません。イベントの企画・運営は手間がかかるものであり、カンファレンス運営会社に委託するのが一般的です。

 

自社のカンファレンスイベントで失敗しないためには、最適な運営会社を選ぶことが重要。これからイベントを開催したい人が知っておくべき運営会社を選ぶときのコツは次の3つです。

 

  • 問い合わせと運営をセットで対応してくれること
  • 明朗会計であること
  • 業界において実績があること

 

それぞれのコツについて簡単に解説します。

 

 

3-1.問い合わせと運営をセットで対応してくれること

 

運営会社にはカンファレンスの運営のみ対応するところや、お問い合わせだけ対応するところがあります。効率的にイベントを進めるためには、問い合わせと運営をセットで対応してくれる運営会社を選ぶべきです。

ワンストップで対応してくれる運営会社に委託すれば、カンファレンスを運営するときの外注先を1本化できます。委託先をひとまとめにすることでタスクや手間を減らせるのがメリットです。

 

また、企画の提案時に具体的なオペレーションを提案できる運営会社を選ぶことも重要です。曖昧なイメージで当日の流れなどが決まってしまうと、トラブルの原因になります。

 

 

3-2.明朗会計であること

 

運営会社にカンファレンス運営の見積もりをしてもらったときは、項目や金額を細かく確認しましょう。具体的な項目が定まっていて、金額が適切であることをチェックすることが重要です。

もし費用の内訳や金額に疑問があるときは、運営会社に相談してみることを勧めます。納得できる金額でカンファレンスを運営してくれる会社なら、無駄なコストを払わずに済むでしょう。

 

3-3.業界において実績があること

 

依頼する前に運営会社のホームページやパンフレットを見て、カンファレンスを運営した実績があるかチェックするのも重要です。

同業界でイベントを開催した実績があるなら、ノウハウや経験によりスムーズなイベントの運営が期待でき、イベントの相談時にもより良いアドバイスを受けられます。

 

カンファレンスを運営した実績がないと、イベントの準備や開催で不手際が発生する可能性が大きいです。失敗しないために、検討している運営会社の実績をよく確認しましょう。

 

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4.まとめ

カンファレンスを開催するには必要な準備が多くあり、経験がなければイベントを運営するのは難しいでしょう。自社内で運営体制を整えるのが厳しければ、運営会社に外注するのがオススメです。

 

具体的なオペレーションを提案して、カンファレンスを開催した実績のある会社なら信頼性が大きいです。イベントの開催で失敗しないために、さっそく運営会社と相談してみましょう。

 

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