初心者でも大丈夫!盛り上がる社内イベントを企画する方法

イベントノウハウ

「お客様じゃないし、社内の人間同士だから」

身内だからといって、社内への気配り、心配り忘れていませんか?

企業における従業員満足度や生産性向上のために「社内イベント」の有用性が注目されています。
「社内イベント」といえど、周年イベントや表彰式、レクレーションや飲み会などその形態はさまざま。

いったい、社内イベントのメリットとは何なのでしょうか?また、社内メンバーが本当に満足を得られるイベントにするには、どうしたらよいのでしょうか?

イベント運営者のプロの視点から、実際の成功事例を踏まえて社内イベントの有用性とその魅力を解説します!

目次

1.社内イベントはどう思われている?

2.社内イベントで何を得られるの?

3.社内イベントを成功させるためにすべきこと

4.社内イベントを企画する際に注意すること

5.イベント参加者の満足度を上げるには

6.各企業の社内イベント事例

7.まとめ



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1.社内イベントはどう思われている?

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まず、JTBグループのJTBコミュニケーションデザインが実施した「社内イベントに関するコミュニケーション調査」の結果をご紹介します。

この調査は、社員同士の交流の場となる社内運動会やパーティ、周年記念イベントなどの「社内イベント」について分析したものです。

■全体の58%が社内イベントに肯定的


それによると、「社内イベント」について全体の58%が肯定的でした。その理由は「人と直接会って話ができる良い機会」ということでした。また、「職場コミュニケーション」「部門間連携」「モチベーション」の向上に効果があるとの意見もありました。特に、性別では女性の67%、年代別では30代の73%が「良い機会」と回答しており、「社内イベントは、社長など経営陣から直接話を聞く良い機会だと思う」と思っていることがわかりました。

そして、参加したいイベントとは、「感動する社内イベント」が68%と最も多く、以下、「豪華な施設や食事などが設定された社内イベント」(67%)、「社内のいろいろな人と話ができるイベント」(67%)、「何かを学んだり、学びを仕事に活かしたりできる社内イベント」(66%)という回答がほぼ同じ割合で挙げられました。

この結果からみると、どうやらインパクトがあり、そして話したり学んだりという「主体的なコミュニケーション」を含む社内イベントが求められているようです。

■社内イベントに参加したくない理由は「めんどくさいから」


一方、参加したくない社内イベントとしては、「社員が、自分の手で作り上げる社内イベント」が55%と最も多い回答でした。以下、「体を動かしたり、スポーツなどをする社内イベント」(48%)、「会社の方向性と一致したテーマやコンセプトの社内イベント」(47%)、「最新のテクノロジーを使った目新しい社内イベント」(46%)が、ほぼ同じ割合で挙げられています。

この結果に対し、JTBコミュニケーションデザインでは、「プロジェクトに巻き込まれたら嫌だ」と業務の多忙さから「めんどくさい」と危惧している可能性があると推測しています。また、手作りのイベントに対して、イベントの質や豪華さに満足できていない可能性があるとしています。

※引用)「社内イベントに関するコミュニケーション調査」JTBコミュニケーションデザイン





2.社内イベントで何を得られるか?

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「社外」ではなくあえて「社内」にコストを費やす社内イベントは、どのような効果が期待できるのでしょうか?
社内イベントのメリットを大きく3つに分けてご紹介します。

■社員同士のコミュニケーション活性化

社内イベントを介すことで、部署や役職を分け隔てなく交流できる「コミュニケーションの場」を提供することができます。
通常業務であれば、上司や部下の「タテ」の関係、部署間で業務をおこなう「ヨコ」の関係など、に狭まりがちなコミュニケーションに、社内イベントでは「ナナメ」の交流を生み出し、凝り固まった関係性を緩和しやすくなります。

さらに、近年ではメールや電話のやりとりが増え、顔を合わせたリアルコミュニケーションの機会が減っています。メールや書面でしかやりとりのないメンバー同士が、イベントで互いに顔を認識することで、日常における自然なコミュニケーションを助長します。

社内イベントを通して生まれた社員同士のコミュニティは、業務面においても依頼や相談を円滑に進める役割を果たし、業務効率改善の一助となります。

■経営方針・事業ビジョンの共有


社内イベントでは、企業経営における方向性やビジョンの共有が可能です
とくに、仕事上でリアルコミュニケーションが少ない経営陣や役職者のことばを直接届けることができるため、末端社員にとっても会社の経営状況や方針を知る貴重な機会になり得ます。

普段はそれぞれの担当業務に専念する社員が、企業経営の一端を成しているという実感を持つことができれば、企業全体の一体感や連帯感の醸成に大きく寄与します。
一人一人の力があつまり、企業として高いパフォーマンスを発揮するという共通認識によって、組織力の強化が見込まれます。

■従業員モチベーションの向上


働く人々が主役のイベントを開催することで、従業員のモチベーション向上を図ることができます。
とくに表彰式やコンテストといった社員がメインで参加する社内イベントでは、より直接的にモチベーションへ働きかけることができます。

イベントの内容が充実しているほど、社員は会社への愛着が湧きやすく、結果として離職率の低下や業務生産性の向上の効果も期待できます。



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3.社内イベントを成功させるためにすべきこと

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社内イベントをおこなうにあたり、企画・運営をするにはどのような準備や体制が必要なのでしょうか?
はじめての社内イベントでも安心の、事前に知っておきたいイベント運営のポイントをお伝えします。

■社内イベントの目的を明確化する

まずは社内イベントを実施するにあたり、中核となる目的を決定しましょう。
そもそも会社組織の目的は、「会社の業績を上げ」「売り上げに貢献する」ことです。
社内イベントの開催は、これら「会社組織の目的達成する」ことの一助として位置付けられるものです。

社内イベントを介して、会社組織の目的にどのように成果をもたらすのか、しっかりと認識をしておくことが何よりも大切です。社内イベントは多方面のメリットがありますが、可能なかぎり一つの目的に絞り、軸のブレない運営体制が理想的です。

<社内イベントの目的例>


・懇親会やコミュニケーションの機会の増加
・表彰式や大会などモチベーション向上
・経営報告や方針発表で社内の共通認識を醸成

社内イベントはあくまで「手段」であり、「目的」ではありません。
開催や運営に注力しすぎて、企業組織の本来の目的を見失いなわないよう、社内イベントが課題解決や、業績向上のための一手段として適合する目的を設定しましょう。

また、目的が明確になることでイベント内容も企画しやすく、費用対効果の向上にもつながります。

■運営メンバーの体制を整える


社内イベントを運営するには、複数人の運営メンバーをあつめることが必要です。
自薦他薦は問いませんが、できる限り広報、人事、総務など社内で広範囲に交流を持てる部署メンバーがいると心強いです。

また、多様な社員の意見が取り入れるため、年齢や性別、入社歴など幅広いメンバーをバランスよく配置できれば、より満足度の高いイベント企画につながるでしょう。
集まったメンバーは、中核となるメンバーをメインに各部門との調整役や事務方・実行部隊など、それぞれのセクションを割り振りましょう。

■運営の役割


運営メンバーには、以下のような役割を担当してもらうようにしましょう。

・イベント内容の企画
・当日の段取り、スケジュール作成
・参加者名簿作成
・参加の案内や告知
・会場のマップや案内図作成

■イベント内容の企画を練る

どのようなイベントを実施するか、イベントの目的に応じて企画を練りましょう。
社内イベントにはさまざまなパターンがあるので、例をご紹介します。

<イベント内容例>

・表彰式やコンテスト
・勉強会やセミナー
・キャンプ、バーべキュー
・運動会
・遠足
・ハロウィンやクリスマスといった季節ごとのパーティー
・新年会、忘年会
・周年記念パーティー

社内イベントといえど、その規模やバラエティは多種多様です。
イベント企画の大まかな流れは下記の項目があります。

① 運営メンバーの配置
② イベント概要作成
③ 会場手配
④ イベントの企画検討
⑤ イベントの企画準備
⑥ 当日の案内および告知
⑦ 当日のアテンド、運営
上記の一連の動きを見える化し、各担当ごとに準備を進めます。

また、どこまでの業務を自社でおこない、外注するかどうかの検討も必要です。
コンテンツのデザインや食事の手配、イベントの司会やレクレーションなど、予算に合わせて外注すべき費用をイベント企画段階で洗い出しておきたいところです。

参加人数や日取りを合わせ、運営メンバーと検討を重ねましょう。

■会場やコンテンツを用意する


また、イベント開催には必ず場所やツールの準備が必要となります。特に会場の選定はイベントの良し悪しを左右しかねません。
段取りがスムーズとなるよう、「アクセス利便性」や「日時」の都合がつく場所を選びましょう。

大人数を収容する会場であれば、貸会議室やホテル、レストランなど人気の高い会場は、予約が埋まりやすいので注意が必要です。

また、下見をしないまま闇雲に会場を決めてしまうことは避けましょう。イベント当日になって、アクセスの悪さや、照明の暗さ、会場の狭さなど不備が見つかる可能性があります。

イベント会場を選定する際は、複数の候補地を挙げ、なおかつ下見をすることが懸命です。
もし万が一希望の会場が予約で埋まっていたとしても、他の候補地があれば安心です。

また、会場の準備だけでなく、イベントに必要不可欠なコンテンツの用意も忘れてはなりません。
コンテンツは、式典スタイルものから、イベント参加型のもの、バンド演奏や運動会など幅広くありますので、最初に掲げた「社内イベントの目的」に照らし合わせたコンテンツを用意しましょう。

また、内容の企画だけでなく、当日使用する備品も含め、マイクやひな壇、音響やスクリーンなど事前に会場担当者と打ち合わせをし、追加料金や予約の有無などを確認しておきましょう。






4.社内イベントを企画する際に注意すること

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さて、ここで社内イベントを行う上での注意点がいくつかご紹介します。

■目的を明確にすることが最大の注意点


まず、イベント開催において最も注意すべき点は、目的を明確にすることです。ただ単に、「他の会社がやっているから」、「毎年開催しているから」、など明確な目的を持たないイベントを開催しても、全く効果がないと言っていいでしょう。

■業務の片手間で企画・運営することもNG


また「社内イベントの企画・運営」を業務の片手間として行うこともNGです。そもそも、社内イベントとは、従業員のモチベーション向上させるためのものです。それが、企画・運担当者の本業務の時間を割いてしまい、阻害する要因となってしまっては、本末転倒です。逆に、従業員のモチベーションが下がってしまいます。

さらに、そうなってしまうとイベントの目的が変わってしまう可能性もでてきます。つまり、企画・運営を任された従業員にとっての目的が、「本業務に時間を割くために社内イベントの企画・運営をする」といったことになってしまうからです。

このため、社内イベントの企画や運営を他の従業員に任せる場合は、「従業員のモチベーションを上げる」や「この欲求を満たす」といった目的を明確にして伝えることが必要です。

そして、担当者に「片手間でやらされている」と思わせない工夫や配慮も大切です。



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5.参加者の満足度を上げるには

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企画通りに社内イベントを実施しても、参加したメンバーの満足度が低ければ、せっかく費やしたコストや労力も無益となってしまいます。
社内イベントがより有益性を増すために、イベント参加者の満足度を高めるポイントをご紹介します。

■社員の負担が少ない

イベントに参加する社員の負担を考えたイベント内容を企画しましょう。

社内イベントのすべてが業務時間内におこなえるとは限らず、場所の移動も含め、社員の都合を考慮して、負担にならない日時・場所の調整をしましょう。

特に以下の点に留意して下さい。

・介護や育児など家庭の仕事を抱えている社員
・遠方から通っている社員
・普段から会社でのコミュニケーションが少ない社員

以上のような社員がいた場合も、参加のしやすい場づくりが重要となってきます。
日取りやアクセスの悪さ、参加のしにくさから実際のイベント参加率にも影響を及ぼす可能性があるため、社員の負担が少ないイベント条件を吟味しましょう。

■社員を巻き込む参加型のイベント


社内イベントの満足度を上げるには、メンバーを巻き込み「参加型」のイベントであることがポイントです。
経営陣や司会者が一方的に話をするセミナー形式のイベントでは、社員にとってただの退屈な時間になる可能性があります。

もちろん会社のメッセージを伝えることは重要ですが、参加者の満足度を上げるためには、アンケートやゲームといった、参加者が主体性をもって楽しめるコンテンツを導入しましょう。

たとえば、各部門担当者のトークセッションや、各社員を特集した映像制作など、参加者自体が主役となるコンテンツは特に有効性が高いです。

会社と社員の双方参加型であることが、社内イベントを成功させるカギです。

■イベント前の告知を徹底


参加者の興味関心を高めるために、社内イベントの事前告知を工夫しましょう。
早い段階で告知するなどしてイベントの事前告知に力を入れることで、社員のスケジュールを押さえやすくなるうえ、イベント内容を魅力的に伝えれば社員の参加意欲を高めることにつながります。

また、日々の業務に追われているなか、一度の告知だけでは全社員には浸透しにくいのも事実です。
複数回に分け、徐々にイベントに対する関心度が高まるようなアプローチが有効でしょう。
一例としては「カウントダウンメール」で、イベント数日前から社員紹介やアンケートを実施し、参加者にイベントの意識付けをおこなった企業もあります。

社内メンバーを上手に巻き込み、情報発信による参加意識の醸成を目指しましょう。






6.各企業の社内イベント事例


イベント会社ニューズベースでは、過去さまざまな企業様においてオリジナリティあふれる社内イベントを実施してきました。

最後に各企業の社内イベントの事例をご紹介します。

■株式会社ドミノ・ピザ ジャパン

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▼詳細はこちらから
https://www.newsbase.co.jp/works/company-anniversary/dominos/

株式会社ドミノ・ジャパンでは、25周年を記念する社内イベントをおこないました。
イベントテーマ「オアシス」のコンセプトをもとに、日々働く社員メンバーがやすらぎを感じ、その仕事に誇りを抱いてもらうアイデアをふんだんに取り入れたイベントとなりました。

周年イベントによる社員への労いが、組織の一体感を醸成する社内イベントの例です。

■株式会社柿安本店

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▼詳細はコチラから

https://www.newsbase.co.jp/works/company/kakiyasuhonten/

株式会社柿安本店では、年に1回「柿安本店料理コンテスト」を実施しています。
社員・パートの区別なく全員参加型の本イベントは、メンバーの「味」へこだわりが、新しい商品開発の一助となるほか、参加者の成長意欲ややりがいを促す双方のメリットが生じます。
それぞれの日々の取り組みや感性が評価される場が与えられ、メンバーが日々成長をしつづけることができます。

社内イベントは、このように企業の目的に合わせてカスタマイズが可能で、会社・社員一体となったオンリーワンの空間を実現することができます。
今回ご紹介した社内イベント成功のポイントを、ぜひ取り入れていただければ幸いです。






7.まとめ


社内イベントは、時間や費用をかけてでも、企業運営に有益なメリットをもたらす大切なツールとなります。
しかし、ただありきたりなイベントを定型に当てはめて企画運営しても、本当に企業の求めるメリットが得られるかどうかわかりません。

企業の目的をしっかりと明確化し、そのために社員が主体性をもって参加できる場づくりが重要です。