イベント開催に伴い案内状を出す理由とは?書く際のポイントやテンプレートも紹介

公開日:2024.04.02

イベントを開催するにあたって必要となるのが、案内状です。

しかし、なぜ案内状を出す必要があるのか、疑問に感じる方もいるのではないでしょうか。

また、イベントの案内状をどのように書けばいいのかわからないという方もいるはずです。

そこで本記事では、イベント開催に伴い案内状を出す理由や案内状を書く際のポイント・実際に使えるテンプレートについて紹介します。

 

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イベント開催に伴い案内状を出す理由

イベントの開催に伴い案内状を出す最大の理由は、集客アップです。

イベントを開催する目的として、商品やサービスの認知度向上や見込み客の獲得などが挙げられます。しかし、集客できなければそれらの目的を達成することは困難といえるでしょう。

案内状を出すことでイベントの内容を詳細に伝えられるため、顧客に興味関心を持たせることが可能です。

その結果、イベントに参加してもらえるようになり、集客アップにつながります。

特に最近では、オフラインだけでなくオンラインでも多くの企業がイベントを開催しているため、一人でも多くの顧客に参加してもらいたいのであれば、案内状は必要不可欠です。

 

お役立ち資料 イベント工程管理表(Excel形式) はこちら

イベントの案内状における基礎知識

イベントの案内状における基礎知識として、以下の3つを解説します。

  • 案内状を出すタイミング
  • 案内状の基本構成
  • 案内状を出す相手

 

案内状を出すタイミング

案内状は、あまりにも早く出してしまうと、イベントの開催日まで期間があるため、忘れられてしまうことがあります。

逆にイベントの開催日直前に出してしまうと、既に予定が埋まっていて参加したくても行けなかったという状況に陥ることも少なくありません。

これらのことから、案内状を出すタイミングとしては開催の約1ヵ月前がおすすめです

遅くても2週間前くらいには、手元に案内状が届くようにしてください。

 

案内状の基本構成

案内状の基本構成は、以下の通りです。

  • 宛名
  • 差出人(主催者)
  • 発信日
  • タイトル
  • 申し込み条件
  • 参加費用
  • 開催日時
  • 開催会場
  • 会場へのアクセス方法
  • 申し込み方法
  • 問い合わせ先
  • 別記

上記のほかにも、当日の持ち物や服装など追加したい項目があれば、案内状に記載しましょう。

 

案内状を出す相手

案内状を出す相手ですが、開催するイベントによって大きく変わります

例えば、新たな商品やサービスを公表するためのイベントであれば、その業界に精通している記者やメディア関係者・見込み顧客などが案内状を出す相手となります。

一方、新たな社員を採用するためのイベントであれば、求職者や採用メディアの関係者などが案内状を出す相手となるでしょう。

開催するイベントによって、どの相手に案内状を出すのかをしっかり考える必要があります。

 

お役立ち資料 当日スケジュール(Excel形式) はこちら

イベントの案内状のテンプレート

イベント案内状のテンプレートは以下の通りです。

==================================

2024年◯月◯日
◯◯様

△△株式会社
◯◯事業部 ◇◇

 

拝啓 

平素より大変お世話になっております。

△△株式会社の◇◇と申します。

このたび、弊社の新商品発表会にご招待させていただきます。

最新のテクノロジーを駆使して、これまでに実現できなかった技術を取り入れた新商品の発表を行うため、これまで以上にお客様のニーズに応えられるのではないかと自負しております。

性能や特徴について説明した後に、実際に体験していただく機会も用意しておりますので、ぜひこの機会にご参加していただけますと幸いです。

ご参加を希望される場合は、◯月◯日(日) までにメールまたは電話でお申し込みください。

なお、発表会は事前予約制となっておりますので、ご了承ください。

ご多忙の折、恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

 

-記-
日時:◯月◯日(日) 13:00~15:00
場所:△△株式会社 本社ビル 5階 会議室C
内容:新商品「〇〇」の発表と体験
参加費:無料
申込方法:メール(info@xxx.co.jp)または電話(03-1234-5678)でお申し込みください。
定員:50名(先着順)

==================================

実際にイベント案内状を書く際の参考にしてみてください。

 

お役立ち資料は 企画検討チェックシート はこちら

イベントの案内状を書く際のポイント

イベントの案内状を書く際には、以下4つのポイントを意識しましょう。

  • ターゲットを明確にする
  • わかりやすくシンプルに記載する
  • イベントに参加するメリットをしっかり伝える
  • 必須項目は忘れずに記載する

順番に解説します。

 

ターゲットを明確にする

たとえ案内状を出したとしても、相手が興味を惹くような内容でなければ、参加してもらうのは難しいでしょう。

イベントの案内状は、ただ出しただけで集客効果に期待ができるというわけではないので、まずはどのような相手をターゲットにするのかを明確にする必要があります。

ターゲットを明確にすることで、案内状を出した際に「自分が求めているイベントだ」と相手は思えるようになり、参加率が向上するはずです。

 

わかりやすくシンプルに記載する

せっかく案内状を出したとしても、文章量が多かったり改行されていなかったりすると、相手は読みにくいと感じてしまいます。

その結果、肝心な情報を見落としてしまう要因になりかねません。

そのような事態を防ぐためにも、案内状はわかりやすくシンプルに記載することが大切です。

なるべく結論から述べて文章を短くしたり、文字の色や大きさを変えたりするといった工夫を心がけましょう。

 

イベントに参加するメリットをしっかり伝える

どれだけ魅力的なイベントの開催を計画していたとしても、参加することでどのようなメリットに期待ができるのかがわからなければ、多くの顧客は参加しようと思いません。

そのため、案内状を書く際にはイベントの概要だけでなく、参加するメリットについてもしっかり伝えましょう

その結果、興味を持つ顧客を増やすことができれば、集客アップにつながります。

 

お役立ち資料 イベント事例集 一覧はこちら

まとめ

本記事では、イベント開催に伴い案内状を出す理由や案内状を書く際のポイント・実際に使えるテンプレートについて紹介しました。

案内状は、集客アップのためにも欠かせません。

ベストなタイミングとしては1ヵ月前ごろ、そして案内状を出す相手は開催するイベントによってしっかり考えることが大切です。

また、案内状を書く際には、ターゲットを明確にしたりわかりやすくシンプルに記載したりすることを心がけましょう。

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豊富な支援実績もあるため、イベントの開催経験が乏しくても安心です。

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