内定式をオンラインで開催するメリットやデメリット・一連の流れについて解説!

公開日:2023.02.24

新入社員を迎え入れるための恒例行事として、企業では内定式を毎年開催しています。最近では、オンラインで内定式を開催する企業も増えてきました。対面と比較して、どのような特徴があるのか気になる担当者も多いはずです。

そこで本記事では、オンライン内定式のメリットやデメリット・開催するまでの一連の流れなどについて解説します。

 

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オンラインで内定式を開催する企業は増えてきている

以前まではほとんどの企業が対面での内定式を開催していました。しかし、新型コロナウイルス感染症の影響によって、オンラインで内定式を開催する企業が増えてきています。

キャリタス就活 2022 学生モニターの調査結果によると、約8割以上の企業が内定式をオンラインで開催していることが判明しました。(対面とオンラインの両方で開催している企業も含める)

*詳しくは調査結果の6ページ目をご覧ください。

そのため、現在では内定式をオンラインで開催することが当たり前となってきているのです。

 

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オンラインで内定式を開催するメリット

オンラインで内定式を開催するメリットは以下の3つです。

・対面よりも参加しやすい
・感染症対策となる
・コストの削減につながる

順番に解説します。

対面よりも参加しやすい

内定式は、必ず出席しなければいけないという義務があるわけではありません。そのため、遠方に住んでいる場合には欠席してしまう内定者もいます。また、対面だと緊張してしまう内定者も多いはずです。

しかし、オンラインで開催することによって、どこからでも参加できるようになります。自宅やコワーキングスペースなど、自分の好きな場所からリラックスした状態で参加できるため、対面よりも参加しやすいのが特徴です。

感染症対策となる

現在も新型コロナウイルス感染症は猛威を奮っているため、対面で内定式を開催することに抵抗がある内定者も多いはずです。

しかし、オンラインで開催することによって感染症対策につながるので、安心して参加できます。

コストの削減につながる

内定式を対面で開催する場合、会場を準備したり受付係を手配したりする必要があります。

しかし、オンラインではそれらを準備する必要がないため、コストの削減にもつながります。

 

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オンラインで内定式を開催するデメリット

オンラインで内定式を開催することは、メリットだけでなくデメリットもあります。

主なデメリットは、以下の3つです。

・内定者同士や先輩社員と交流が図りづらい
・通信環境によるトラブルが発生する可能性がある
・対面と比較して緊張感に欠ける

一つずつ解説します。

内定者同士や先輩社員と交流が図りづらい

内定式が終了すると、多くの企業では内定者や先輩社員と親睦を深めるために懇親会を開催します。対面であれば隣に座った人同士で気軽に話せますが、オンラインの場合はそれができません。

交流が図りづらいので、お互いのことがあまり理解できず、不安に感じる内定者も少なくありません。

通信環境によるトラブルが発生する可能性がある

内定式をオンラインで開催する場合にはインターネット環境が必要不可欠です。

インターネットに同時に接続することで負荷がかかってしまい、画面がフリーズしたり音声が途切れてしまったりするなどのトラブルが発生する可能性があります。未然にトラブルを防ぐためにも、開催する前に必ず通信環境をチェックしておきましょう。

対面と比較して緊張感に欠ける

オンラインの場合には、自宅やコワーキングスペースなど自分の好きな場所で参加できるため、対面での参加と比較して緊張感に欠けてしまいます。

その結果、集中力やモチベーションの低下につながる恐れがあるので、企業は内定者に発言する機会を与えるなど、何かしらの対策を講じましょう。

 

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オンライン内定式の準備から開催までの一連の流れ

オンライン内定式の準備から開催までの一連の流れは以下の通りです。

1.内定式を開催する目的の明確化
2.開催日時や決定
3.プログラム内容の作成
4.配信ツールの選定
5.内定者への連絡
6.内定式の開催

一つずつ解説します。

内定式を開催する目的の明確化

内定式を開催するにあたって、自社について詳しく把握してもらったり交流を深めたりするなど、さまざまな目的があります。目的が曖昧な状態だと達成できずに終わってしまう可能性が高いので、なるべく明確にしましょう。

開催日時を決定

目的を明確にしたら、開催日時を決めます。

内定の解禁日が10月1日のため、それ以降に設定しましょう。内定者のモチベーションを低下させないようにするためにも、なるべく早めに設定することが大切です。

プログラム内容の作成

プログラムの内容を作成していきます。

ちなみに、内定式の一連の流れは以下の通りです。

1.代表者からの挨拶
2.内定証書の授与
3.内定者一人ひとりの自己紹介
4.今後のスケジュール連絡
5.内定者からの書類の提出
6.内定者懇親会の開催

ぜひ参考にしてみましょう。

配信ツールの選定

内定式を開催する上で、配信ツールを選定していきます。

種類が豊富にあるので、機能や価格・使いやすさなどを考慮した上で、自社に合った配信ツールを選定しましょう。

内定者への連絡

内定式の連絡を行います。

連絡手段としては、電話やメール・書類の郵送が一般的です。連絡するのが遅いと、内定者の予定が埋まってしまう可能性があるため、遅くても1ヶ月前には連絡しましょう。

内定式の開催

内定式の開催です。

オンラインでの内定式は通信トラブルが非常に多いので、必ずリハーサルを行ってから開催しましょう。

 

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オンラインにおける内定者懇親会でおすすめのゲーム

内定式が終了してから懇親会を開催する企業がほとんどです。内定者懇親会でおすすめのゲームを3つ紹介します。

・謎解きチャレンジ
・人狼ゲーム
・ライトニングトーク

謎解きチャレンジ

謎解きチャレンジでは、一つのお題に対して参加者全員が協力して問題を解いていきます。

それぞれの情報を共有したり役割を分担したりするので、自然とコミュニケーションが取れるようになり、盛り上がること間違いありません。

人狼ゲーム

人狼ゲームとは、市民サイドと人狼サイドに分かれて人狼を見つけ出すゲームです。

シンプルなゲーム性でありながら、言葉による巧みな駆け引きもあるので、スリル感を味わえます。オンラインでも楽しめるのでおすすめです。

ライトニングトーク

ライトニングトークとは、5分程度で発表するプレゼンテーションのことです。

内定式でも簡単に自己紹介する機会がありますが、時間が短いのであまり覚えていないという人も少なくありません。ライトニングトークで改めて自己紹介してもらうことで、内定者同士でさらに理解を深めてもらえます。

まとめ

本記事では、オンライン内定式のメリットやデメリット・開催するまでの一連の流れなどについて解説しました。

オンライン内定式は対面よりも参加しやすく、感染症対策やコストの削減にも期待できます。しかし、通信トラブルが発生する可能性が高いので、不安に感じる担当者も多いはずです。

そんなときには株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用代行(RPO)サービスを提供しており、内定式の準備や当日の進行・イレギュラー対応などをトータルでサポートしています。そのため、安心して内定式を開催することが可能です。まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、オンラインで内定式を開催してみましょう。

 

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