アウトソーシングするための準備とは?採用をスムーズに行うために押さえるべきポイント

公開日:2021.06.22  更新日:2022.09.30

アウトソーシングを依頼するにあたっての準備がわからないという採用担当者も多いのではないでしょうか。

結論から言いますと、採用業務のアウトソーシングに必要な準備は、大きく分けて3段階あります。そして、実際に依頼する前に準備期間を作っておくことで、アウトソーシングをスムーズに進めることができます。

とはいえ「何を準備したらいいの?」と悩む人も多いですよね。

そんなあなたへ向けて、

アウトソーシングサービスを提供するニューズベースが【アウトソーシング依頼準備シート】を用意しました。

本記事では、採用業務をアウトソーシングするうえでのスケジュール感と必要な準備について紹介します。

 

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1.採用業務のアウトソーシングを始めるスケジュール

まずは、採用業務のアウトソーシングを始める準備段階として、採用のスケジュール感をみていきましょう。

夏季前年度の採用振り返り、インターンシップの準備

秋季:インターンシップ運営、就職サイトの準備、イベント出展の検討

冬季:採用スケジュールの作成、最終準備

春季:イベント、選考状況の確認・改善、内定者フォロー

参考文献:https://www.neo-career.co.jp/humanresource/knowhow/a-contents-newgrad-shinsotsus-saiyo-schedule-191125/

本来であれば、2021年度に「就活解禁制度」を廃止しようとしていましたが、昨今の情勢を踏まえて当面は2021年以前のスケジュールで進めるとのことで、向こう数年は同じスケジュールで動くと考えて問題ないでしょう。

また、採用業務のアウトソーシングは、説明会の手続きや運営業務、面接準備といった「就活解禁後の業務」を主に携わります。

つまり、3月の就活解禁までに準備しておかなければなりません。

スムーズにアウトソーシングを進めるには早くて秋季、遅くても年越しまでには担当者と打ち合わせしておくことが大切です。

特に初めてアウトソーシングする場合は、秋季のうちに準備にかかっておきたいところ。

なぜなら、十分に準備期間を設け担当者とすり合わせを行っておかなければ、トラブルに発展しやすくなるためです。

工数を削減するためにアウトソーシング化したにも関わらず、かえって工数が増えてしまうと本末転倒ですしね。

初めてアウトソーシングをするときこそ、早めに準備するようにしましょう。

余談ですが、就活解禁が廃止された場合「年中何かしらの就活関連のイベントがある」という可能性もゼロではありません。

こうなると準備期間をいつにしたらいいのか曖昧になり、アウトソーシングに向けた準備がおろそかになるリスクが高いので、就活解禁廃止前に1度アウトソーシングしておくことをおすすめします。

 

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2.採用業務のアウトソーシングに必要な準備

次に、採用業務のアウトソーシングに必要な準備を紹介します。

実際に依頼する前に、以下の3つを必ず行いましょう。

目的の整理

・現在の体制の整理

・依頼のための確認事項

2-1.目的の整理

1つ目は「目的の整理」です。

・なぜアウトソーシングするのか
・どの業務をアウトソーシングしたいのか
・アウトソーシングを通じて達成したいことは何か

といったことをアウトソーシング会社にわかりやすく説明できるように、準備しておきましょう。

なぜ目的の整理が必要かといいますと、「依頼内容の認識違い」を防ぐため。

例えば、応募者を募集する段階をアウトソーシング化したいと考えたとします。

とはいえ「応募者を募集する段階」とひとくくりで言っても、母集団形成や企業情報の公開、応募受付、会社説明会の運営など募集するまでにたくさんの業務がありますよね。

しかし、目的を把握していなければ認識違いがおきたり、同じ業務を自社とアウトソーシングの両方で行ってしまったりしてしまいます。

このようなことを防ぐために、アウトソーシングを依頼する前に目的の整理を行い、的確に依頼できるように準備しましょう。

2-2.現在の体制の整理

2つ目が「現在の体制の整理」です。

・現在の採用チームの人数は〇名で
・工数を削減したい業務は△△で
・年間採用スケジュールはこんな感じ

ということを担当者と共有しておくことで、アウトソーシング会社がするべきことを把握できます。

加えて、スムーズに共有できれば見積金額が出されるタイミングも早く、アウトソーシングを導入するかどうかの検討する時間に余裕ができます。

担当者との打ち合わせで、現在の体制を説明できるように、しっかりと整理しておきましょう。

また、採用業務で使っているシステムやツールがあれば、可能な限り共有することがおすすめ。

依頼を受ける会社にそのシステムが得意な人がいるかもしれませんし、そもそも社外秘のシステムだから依頼が難しいこともありますからね。

2-3.依頼のための確認事項

3つ目が「依頼のための確認事項」です。

・アウトソーシングする業務の具体的な工数
・希望稼働時間
・稼働形式(出社orリモート)

といったように、「依頼するタイミングで聞かれそうなこと」を事前に検討しておくと、スムーズに依頼できます。

担当者との打ち合わせ前に、自社である程度の方針を決めておきましょう。

 

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3.採用業務のアウトソーシング会社が作った「準備シート」

採用業務のアウトソーシングの準備をスムーズに行えるように、ニューズベースでは「アウトソーシング依頼準備シート」を作りました。

最後に弊社と準備シートについて紹介します。

3-1.ニューズベースとは?

ニューズベースでは、あらゆるアウトソーシングサービスを提供しております。

採用業務のアウトソーシングはもちろんのこと、施設管理アウトソーシングや研修運営アウトソーシング、説明員代行なども承っており、御社の業務を多方面からサポートします。

他社との違いは現在の業務を可視化する作業から行っていることと、イベント運営のプロである株式会社ニューズベースが母体となっていることで、面接や説明会等の運営もあわせて受けられるところです。

採用アウトソーシングに関しては、こちらの資料でも詳しくご紹介していますので、気になった方は是非ダウンロードしてみてください。

3-2.準備シートでできること

そんなニューズベースでは「アウトソーシング依頼準備シート」を用意しています。

アウトソーシング準備運営シートは、さきほど紹介した

・目的の整理
・現在の体制の整理
・依頼のための確認事項

を1つのホワイトペーパーで管理できるようになっています。

また、アウトソーシング依頼準備シートでは以下シートも一緒にダウンロード可能です。

・研修運営用準備シート

・セミナー・シンポジウム運営用準備シート

社員研修や経営者セミナーなどに使えますので、ぜひ手に取ってみてくださいね。

ダウンロードはこちら(無料)

 

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4.まとめ

本記事では、採用業務のアウトソーシングを進めていくうえでのスケジュール感や必要な準備を紹介しました。

採用業務のアウトソーシングをスムーズに行うには、事前準備が欠かせません。この記事で紹介した内容は最低限行ってから、担当者との打ち合わせに臨むようにしましょう。

また、採用業務のアウトソーシング先に迷われている方は、ぜひニューズベースをご検討ください。

採用業務代行はもちろんのこと、イベント会社が母体ならではの内定式や入社式、研修業務のサポートなど他社にない業務内容も承っております。

少しでも気になった方は、ページ下より各種資料をダウンロードをしてみてくださいね。

本記事が、採用業務アウトソーシングの準備に悩む人事担当にとって、参考になれば幸いです。

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

 

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