採用業務の効率化を図るには応募者管理をアウトソーシングするのがおすすめ!

公開日:2021.07.15  更新日:2022.09.30

採用担当者は業務量が非常に多いので、最近では採用業務の効率化を図る企業も増えてきています。最も効率化できる業務が応募者管理です。

そこで本記事では、応募者管理が必要な理由や業務内容・アウトソーシングするメリットなどを解説します。業務量を少しでも減らしたい採用担当者はぜひ最後までご覧ください。

 

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採用業務の効率化が必要な2つの理由

採用業務の効率化が必要な理由は以下の2つです。

・採用担当者のリソースを確保するため
・人材の確保に専念するため

順番に解説します。

採用担当者のリソースを確保するため

採用担当者は求職者へのお問い合わせ対応や会社説明会の準備などの採用業務だけではなく、既存従業員の育成も行われなければいけません。

特に中小企業のような従業員の規模が少ない場合には、少人数でこれらの業務に対応しなければいけないので、採用担当者への負担が非常に大きいのです。

あまりの激務に採用担当者が辞めてしまってはさらに状況は逼迫するので、少しでも採用担当者へのリソースを確保するために効率化が重視されてきています。

人材の確保に専念するため

近年では超売り手市場が続いており、人材を確保するのにも一苦労です。そのため、ダイレクトリクルーティングソーシャルリクルーティングなどの新たな手法を用いる企業も増えてきています。

会社の規模を大きくしたり新たな事業を展開したりするためには、人材が必要不可欠です。しかし、採用担当者の業務量が減らなければ採用活動にも注力できないので、人材の確保に専念させるためにも採用業務を効率化する必要があるのです。

 

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応募者管理の業務内容について

応募者管理業務は業務内容が細かく、工数がかかるため、採用業務を効率化するのであれば、応募者管理業務が一番おすすめです。

応募者管理の業務は以下の5つがあります。

・応募書類の回収、管理
・成績管理
・応募者対応
・面接前後の対応
・応募者ごとの採用プロセス管理

順番にみていきましょう。

応募書類の回収、管理

1つ目は「応募書類の回収や管理」です。履歴書やエントリーシートを受け取ったあと、書類選考や面接ですぐに使えるように管理しなければなりません。

また、履歴書の返却をする場合や、企業によっては膨大な量の管理が必要なため、紛失などないように、分かりやすく管理する必要があります。

成績管理

2つ目は「成績管理」です。応募者のWebテストの結果を管理し、一目でわかるようにすることが重要です。

学力や性格傾向が、自社の求める人物像とマッチしているかどうか素早く判断できることで、採用業務の効率を上げることができます。

応募者対応

3つ目の「応募者対応」も採用業務には欠かせません。応募者から質問が届くこともありますし、定期的にフォローすることも重要な仕事です。

特に、複数の応募者から同じ質問を受けた場合は、過去の回答が一目でわかるように整理することで工数を減らすことができます。

面接前後の対応

4つ目は「面接前後の対応」です。面接前日のリマインドメールや、面接後のフォローメールを送るなど、応募者とにコミュニケーションをとることで、応募者とのトラブルを防ぐことができたり、信用に繋がったりもします。

また、面接時のメモをシステムに履歴を残すなど評価を一元管理することも重要な作業です。

応募者ごとの採用プロセス管理

5つ目は「応募者ごとの採用プロセス管理」です。応募者が今どの選考フェーズにいて、あと何人採用枠があるかということを常に把握しておく必要があります。把握しておかなければ目標人数以上に採用してしまったり、逆に人数が足りないと後からわかったりするからです。

ここまでの説明で、応募者管理がいかに多岐にわたり、いかに工数がかかるかということがわかったのではないでしょうか。

応募者管理は選考プロセスの中の重要な業務ですが、予め準備をしておくことでアウトソーシングをすることが可能な業務です。アウトソーシングの活用により採用担当者にしかできない、注力したい業務の時間捻出へと繋がります。

 

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応募者管理をアウトソーシングするメリット

応募者管理をアウトソーシングするメリットは以下の3つです。

・採用のプロが業務を担当
・コストカット
・コア業務に注力できる

順番に解説します。

採用のプロが業務を担当

応募者管理は個人情報となる履歴書やエントリーシートを管理したり応募者に対してフォローしたりする必要があります。

そこまで難しい業務ではありませんが、リソースが不足している場合にはほかの業務に追われてしまい、履歴書の紛失や応募者に対して返信を忘れるなどのミスが相次ぎ、応募者からの信頼を失う恐れがあるのです。

アウトソーシングは採用のプロが業務を担当するので、上記のようなヒューマンエラーがなくなり、応募者との信頼関係の構築に期待できます。

コストカット

応募者管理の業務は工数がかかるため、残業が常態化している採用担当者も多いはずです。

アウトソーシングする場合には、当然ですが費用が発生します。しかし、採用担当者に支払っている残業代とアウトソーシングを比較した場合、アウトソーシングに依頼した方が費用を抑えられることもあるのです。

コストカットにもつながり、採用担当者のリソースも確保できるので、一石二鳥といえるでしょう。

コア業務に注力できる

採用業務には、担当者の高度な判断を要する「コア業務」と担当者以外でも対応できる定型的な「ノンコア業務」の2つがあります。

応募者管理は重要な業務ですが、ノンコア業務です。そのため、応募者管理業務をアウトソーシングすることで採用活動計画や会社説明会で使う資料の作成など、コア業務に注力できるようになります。

 

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応募者管理をアウトソーシングするならニューズベース

応募者管理をアウトソーシングするなら、株式会社ニューズベースがおすすめです。

株式会社ニューズベースは、外注化や工数削減できる業務を見つけるコンサルティングやアウトソーシング業務を通じて企業活動をサポートしています。

採用業務のアウトソーシングはもちろんのこと、施設管理や研修運営、説明員代行の実績や経験を活かして、御社のノンコア業務を多方面からサポート。ニューズベースの採用業務アウトソーシングサービスには以下のようなメリットがあります。

・イベント運営の経験で培ったスタッフの教育やオペレーション周りのノウハウ

・「マニュアル設計・導入⇒運用遂行」を徹底する、ミスが起きにくい環境

・専任のプロジェクトマネージャーがつき、相談しやすい環境

特に、オペレーション周りのノウハウが豊富で、御社の採用方針に合わせて臨機応変に対応できるのが強みです。

導入時のヒアリングを基に、マニュアル設計や導入を十分に行い、担当者にしっかり業務を落とし込める環境が整っているため、認識違いによる歩留まりやトラブルを防ぐことができます。

 

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まとめ

本記事では、応募者管理が必要な理由や業務内容・アウトソーシングするメリットなどを解説しました。

応募者管理業務は、業務内容が細かく工数がかかるので、採用担当者にとっての負担も非常に大きいです。最近では人材を確保するのも困難となってきているので、採用活動に注力したいのであれば、応募者管理業務のアウトソーシングを検討してみましょう。

アウトソーシングを依頼する際には株式会社ニューズベースにお声がけください。

 

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