セミナー本番前にやらなくてはいけない”会場下見”落とし穴とは?

公開日:2018.12.26

 

会場選定は、セミナーが成功するかどうかを左右する非常に大切なポイントです。アクセス面やコスト面、見栄えなどで人気のある会場は集中しており、その数には限りがあります。したがって、「良い日取り」で「良いアクセス」といった好条件の会場を押さえることは、多くの主催者の間で「早い者勝ち」となってしまっています。そのため、実施が決まったタイミング=イベント実施計画のごく初期段階で会場を予約するというのが一般的です。

会場選定については弊社ブログ
「企業イベントは「会場選択」が重要!失敗しないイベント会場の探し方」をご参考下さい。

 

しかし、選定が終わったからといって安心してはいけません。イベントの会場下見をしない方も多いですが、遠方で不可能であるなどの事情がない限り、しっかり下見をするのがおすすめです。

WEBや電話などで料金や席数などのスペックを知ることはできます。ですが、「駅からの距離は近いが道が分かりにくい。」「会場のプロジェクターが小さすぎて見にくい。」など実際の会場に行かなければ分からない「セミナー参加者の満足度を損なうポイント」は多数あります。事前に下見をしておくことでイベントを成功へと導きましょう。

 

1.下見を怠ると起きてしまうよくあるトラブル

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下見をしないことで懸念されることは、当日会場で不備に気づくも、対処できない事態になることです。そうなってしまうと、セミナーは失敗してしまうかもしれません。開催者の責任問題にもなりかねません。そこで、下見をしなかったことで起こるかもしれないトラブルを紹介します。

 

1-1.遅刻者続出!?会場が分かりにくい

遠方から参加者を想定して、大きな駅から近い会場を選定。これなら交通の便が良く、参加者にとっても良かったと安心していたが、当日会場に行ってみると道が分かりにくいことが判明。その上、会場内の構造も複雑で備え付けの館内図も見づらい…。慌てて駅から会場までの道や会場内に案内係を配置したもの、人手が足りず不十分な状態に。迷ってしまい遅刻する参加者が続出してしまい、せっかくのセミナーが台無しになってしまいました。

 

1-2.せっかくの資料が全く見えない…

プロジェクターを使うセミナーの当日、資料を映したもののスクリーンのサイズが小さすぎて、後ろの席からは良く見えない。または柱や会場の構造上、特定の位置からスクリーンが見え難い、もしくは全く見えない。参加者は資料が見えないため、肝心のセミナー内容の理解ができませんでした。資料を作った登壇者の努力になってしまいました。

 

1-3.トイレに長蛇の列。スケジュールが押してしまう

セミナー参加者数に対して、トイレが少なすぎて休憩時間のたびに長蛇の列が。休憩時間終了後までに、参加者のトイレが終わらず休憩時間が伸びて、スケジュールがかなり押してしまいました。スケジュールが大幅にずれて、会場にも参加者にも迷惑をかけてしまい、苦言をもらってしまいました。

 

1-4.パーティーの準備でパニック

セミナー終了後に、会場で立食パーティーを企画。一度別の場所に待機してもらい、椅子や机を移動して準備する手はずでしたが、導線が上手く確保できず大混乱。時間がかかりすぎて、パーティーが始めるころには、参加者はすっかり待ちくたびれていました。

 

 

2.下見することで確認すべき点

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先に挙げたトラブルは、下見をして会場変更や運営の見直しなどの対策をしていれば、防げたものばかりです。当日に会場に初めて不備に気がついても、すでに手遅れです。そこで、下見の際のポイントとチェック項目、不備が見つかった時の対処法をご紹介いたします。

 

2-1.下見する際には複数、男女ペアで

下見の際のポイントとは、一人ではなく二人、それも男女ペアで行くことです。複数の目でチェックすると、一人では見落としてしまいがちな点に気がつけます。異性のトイレには入れないので男女で行く方が良いでしょう。

 

2-2.下見の際のチェック項目

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・アクセス…最寄り駅からの距離はもちろん、道の分かりやすさもチェックしましょう。

・キャパシティ…参加予定者に対して、会場が狭すぎないか確認しておきましょう。会場の最大キャパシティに合わせてレイアウトを組んでしまうと、間のスペースに余裕がなくなってしまう可能性があります。

・機材・備品…使用できる機材や備品にはどんなものがあるのか確認しましょう。レンタル料の有無、登壇者が当日使うPCの接続端子などは事前に調べて機材との互換性を確認しましょう。

・電源やネット環境…PCを使うイベントの際は特に重要です。会場でWi-Fiが使えるかも確認しておきましょう。

・導線…入退場、トイレ、また使用する場合はクロークなどの導線がしっかり確保できるかを確認しましょう。

・トイレ…休憩時間に利用者が集中するので、数が足りているか確認しましょう。

他にも、避難経路、搬入・搬出経路、飲食の持ち込み可否、クローク、喫煙所、バリアフリー対応といった点を下見の際に確認しておくと安心です。

 

3.下見の際に不備が見つかった時の対処法

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下見の際に不備が見つかった場合の対処法としては、会場自体を変えるか事前に対策を立てるかどちらかになります。ここでは、代表的な不備の対策を紹介します。

・駅からの道や会場内が分かりにくい
事前に参加者に分かりやすい道順や会場見取り図をメールで送付。当日は、最寄り駅からの道や会場内に案内スタッフを配置しましょう。

・参加者の位置からスクリーンが見づらい
会場側と交渉して大きなスクリーンを用意する。または座席やレイアウトを工夫しましょう。

・トイレが足りない
セミナーの休憩時間を長めにとったり、必要に応じて別フロアのトイレを案内したりするのが有効です。

・セミナー後の交流パーティーの準備が難航しそう
導線を考えて、椅子や机を動かす手順を事前に決めておくとスムーズに準備できます。

 

 

4.まとめ

参加者は当日長い時間を会場で過ごします。ですので、セミナー会場の快適さはセミナー成功のカギであるといえます。また、どのような会場が良いのかはセミナーや性質や参加者の属性によって異なるものです。

そこで大切になるのが、会場の下見です。ネットなどの情報からは分からなくても、現地でチェックすることで見えてくる点がたくさんあります。

また、弊社HPではイベント実施の候補となる会場を種別、エリア別に記載した「エリア別会場リスト」をご用意しております。イベント会場の会場検索に是非ご活用ください。

 

参考URL

・イベントバンクパートナーズ~これだけはおさえておこう 会場の選び方&下見のポイント~
・UDX~イベントをスムーズに進める!会場下見を行うときのポイント~
・FUKURACIA総合案内~セミナー会場の下見、必要 or 不要?下見の際のチェックポイント~