世の中には数多くのセミナーが開催されています。また、IT社会の発展とともに新しい技術や制度、そして生活のスタイルが日進月歩で進化しています。このため、ビジネスに関するもの、新しい技術に関するのもの、生活スタイル（礼儀作法や就活などを含む）、など様々なものやサービスなどについてのセミナーが開催されています。

しかし、セミナーを開催すると言っても即座に開催できるものではありません。まず、企画を立て、講師にオファー、日時の決定、会場の決定、案内の作成、告知といった作業が必要になります。そしてそれには、会場費（備品レンタル代含む）、講師への支払い、セミナー後の懇親会などのその他雑費といった費用がかかります。

この記事では、セミナー開催における費用やその節約の仕方についてご紹介します。

1.セミナーを開催するために

セミナーを開催するために必要な手順、項目を下記まとめました。

ぜひご活用ください。

まず、セミナー開催にあたって必要な作業を細かく見ていきましょう。

BtoB／BtoC問わず、セミナー開催には手間やコストがかかります。どういう費用がかかるのかなども浮き彫りにするために、まず企画をたてましょう。どのようなセミナーにするのかにより、自身が講師を担うのか、講師を依頼するのか、また何にどれほどの金額がかかるのかなど変わります。

主に企画内容として以下を設定します。

・開催期間/開催候補日
・予算
・開催希望場所
・参加人数
・セミナー内容
・有料/無料
・講師

上記項目から開催するセミナー内容を具体的にしていきましょう。

セミナーを開催する際には講師が必要です。講師は自身が適任、もしくは内部に適任者がいれば問題ありませんが、外部から呼ぶとなると適任者を探す作業、講師との交渉、スケジュール調整などの作業が必要になります。

セミナー開催について、一番大変なのは講師の選択です。外部に依頼する場合は、講師自身にとってそのセミナーが宣伝にならなければ引き受けてもらうことは難しく、また、費用も折り合うかどうかも問題もあります。逆に、講師にとって宣伝やメリットがあるならば、交渉も進み、費用も安く済む場合もあります。

企画や講師が決まったら、日時を決め、会場を抑えましょう。それからセミナーの案内をランディングページやイベントサイトなどで作り告知をします。

ここで注意したいのがセミナー会場です。セミナー会場は実際に足を運んで下見をすることをお勧めします。セミナー開催当日、来場者がストレスなく聴講できるかどうかなど、会場の設備を確認しましょう。

こちらの記事ではセミナー会場下見のコツを紹介しています。ぜひご覧ください。
⇒「セミナー本番前にやらなくてはいけない”会場下見”落とし穴とは？」

2. セミナーを開催する時に何にお金がかかる？

セミナー開催には、企画提案作成費、問合せ事務局費、スタッフへの賃金、交通費、講師への講演料などの人件費、広告費、懇親会開催やセミナー運営会社に依頼した場合などの費用がかかります。

まずは、企画を作成する費用が掛かります。そのセミナーに関する専門が内部に入ればよいですが、いなければ、セミナー会社にセミナーの中身から相談することになります。この場合、会社情報や経営方針などのヒアリングから行うことになり、コンサルティングの要素が強くなってまいります。そして、コンサルティング費となると、10万円～100万円以上ということもあります。

これは、事務局でセミナーについての問い合わせや案内、管理などに対応する費用です。参加人数規模や、どのような業務を行うかによって費用が変わります。たとえば、100名で、受講票などのメール配信、電話対応、登録者管理などの業務で、15～30万円くらいが相場となります。

セミナーの運営スタッフを外部に依頼した場合、当日の賃金や交通費などの人件費がかかります。前述したように外部から講師を迎え入れた場合は、交通費とは別に、講師に講演料を支払わなければなりません。また、セミナーが長時間の場合は、お弁当や飲み物なども用意が必要です。さらに運営スタッフが多くなると、お弁当代だけでも多額の経費がかかることは留意しておきましょう。

仮に収容人数が30人程度とすると、当日の人件費としては、管理責任者1名／ステージ進行責任者1名／アシスタント1名／受付スタッフ2名／誘導スタッフ2～3名に、司会者が必要です。この規模の場合は合計すると交通費などの諸経費を含めて10~15万円くらい程度かかります。

講師への講演料としては、その講師の知名度によって変わりますが、だいたい5万～6万円が平均とされ、加えて旅費交通費が必要です。著名人・有名人の場合は1回100万円程度かかる場合もあります。

会場費には、プロジェクターや音響装置、テーブルやイスなどのレンタル費用がかかります。会場費を考えるうえで基準となるのが、参加者の人数と会場の定員数です。会場の定員数を確認し、セミナーの参加人数が確定したうえで、会場を選ぶようにしましょう。

セミナー会場は、「貸し会議室」や「レンタルスペース」を使用する場合が多く、費用相場は地域・広さ・使用時間によって異なりますが、東京都で日中10時～18時の間、8時間使用する場合だと

30名規模　10万円前後
50名規模　20万円前後
100名規模　30万円前後
となります。

また、貸し会議室の場合、会場レイアウトを「スクール」「コの字」「シアター」などに変えられ、レイアウトによって定員人数も変わるので必ずチェックしましょう。

セミナーに、参加者を集めるために広告費がかかります。宣伝方法は、チラシやDM（ダイレクトメール）、プレスリリースなどがあります。例えば、DMを送付する場合、印刷代や郵送料も広告費に含みます。一方、プレスリリースにはいくつか種類があり、ウェブサイトにセミナーの情報を掲載するのが主流です。最近では費用削減のために、無料のSNSを利用して集客を促している企業も増えています。

プレスリリースは配信が無料と有料のプレスリリースサイトがそれぞれあります。有料の場合は大体1記事3万円前後かかります。有料のプレスリリースサイトの場合、無料より閲覧数も多く、うまく活用すれば集客に大きく繋がります。

セミナーを開催には、これら以外にもさまざまな費用がかかります。たとえば、セミナーの終了後に懇親会を開く場合は、別途で会場費や飲食費が必要でしょう。セミナー中の様子を撮影するのであれば、撮影・録音費用などがかかります。

また、当日になって、印刷代や文具代などの出費があるかもしれません。セミナーを開催するときは、こういった出費があることも考慮しておきましょう。

以上、セミナー開催についての必要なことや費用について説明してきました。
セミナーは、成功すると主催者側にはかかった費用以上の見返りがあると思いますが、開催コストは抑えたいところです。

また、仮に狭くてもなるべく安くて設備のいい会場を選ぶ、運営スタッフなどはボランティアの方々に頼んで人件費を抑えるなどして、費用を上手く調整しましょう。さらに、交流タイムに軽食を出す場合は、レストランを使うほうが安くなることもあるようなので比較してみて選ぶなどしてはどうでしょうか。そして、コストが抑えられて、しかも効果のあるセミナーを開催しましょう。

セミナーに関するご相談があればお気軽にお問い合わせ下さい。