カンファレンスは代行できる!対応する業者の特徴やサービス内容とは?

公開日:2020.05.08  更新日:2024.04.15

ビジネス的なカンファレンスを開催するにあたっては、たいへんな時間とリソースが必要です。セミナーや会議の開催する場合よりも負荷が大きく、かなり大きなプロジェクトとなるでしょう。

自社で開催・運営できない場合は、「運営代行業者」へ外注するという方法があります。

本記事では、カンファレンスを代行する業者の特徴や、サービス内容について解説します。カンファレンスの開催を検討しているのであれば、ぜひ参考としてください。

 

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カンファレンスを代行するメリット

カンファレンスの運営を代行サービスに依頼することには、さまざまなメリットがあります。

 

運営を全て任せることで自社の工数を削減

カンファレンスは場合により、数百人から数千人規模で開催することがあります。そのため、セミナーなどに比べると運営にはかなりの工数が必要です。日頃のコア業務もあるため、イベント運営に関する知識やノウハウがなければ、さまざまな準備をスムーズにこなすことは困難でしょう。

しかし、カンファレンスの運営を代行すれば、自社の工数は大幅に削減されます。そのため、自社の担当者はカンファレンスのコンテンツ作成に注力できるようになります。また、工数が大幅に削減されることで、本来行うべき自社のコア業務への影響もほぼなくなります。

 

クオリティの高いカンファレンスの開催ができる

運営代行サービスに依頼すれば、カンファレンスの質をより高められます。

実績豊富な運営代行サービス業者は、数多くのカンファレンスを経験しており、ノウハウを蓄積しています。運営代行サービスに依頼すれば、よりクオリティの高い内容や演出を提案してくれることでしょう。

また、カンファレンス当日はさまざまなトラブルが起きることも珍しくありません。そうしたときでも、熟練のスタッフが適切に対応し、トラブルの影響を最小限に抑えてくれます。トラブルへの対処を代行サービスに頼ることで、自社のリソースはカンファレンスのコンテンツなどメインの部分に集中させることができ、より良いカンファレンスを作り出せます。

 

集客施策の依頼もできる

イベント代行会社ならではの情報発信や集客ノウハウを持っているため、運営代行サービスには集客施策も依頼可能です。

カンファレンスなどのイベント開催経験が少ない場合、集客がもっとも大きな課題の一つになります。自社のコア業務もあるため、情報発信に時間を割けないのも理由です。

運営代行サービスに依頼すれば集客に関する問題も解決できます。DM発送やSNS発信、さまざまな戦略によって、自社のみでは実現できなかった成果を生み出すことができるでしょう。集客はカンファレンスの成功を左右する重要な部分だからこそ、このメリットは特に大きく感じるはずです。

 

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カンファレンスを代行できる業者の例

カンファレンス運営を代行する能力がある業者について、いくつか紹介します。

 

ニューズベース(NEWSBASE)

「ニューズベース」は、創業以来30年間にわたり、多種多様なイベント運営サポートの会社として第一線を走り続けています。

支援実績は数多くあり、カンファレンスを含む大規模なイベントも多数受注している経験豊富な会社です。「全日本空輸株式会社(ANA)」「富士フィルムビジネスイノベーション株式会社」「オリンパス株式会社」など、大企業とも取引実績があります。

ニューズベースでは、具体的に以下のようなサービスを提供しています。

  • 当日までの工程管理
  • 運営マニュアル作成、オペレーション設計
  • スポンサー対応、各種折衝
  • 外部施設会場の手配、当日会場の準備
  • 当日運営全体の進行管理
  • ステージ機材の用意・運用
  • 進行台本やスライドの作成
  • オンライン・ハイブリッド開催時の配信進行
  • イベント専用事務局の設置(関係者、来場者窓口)

 

知見が必要な「イベント制作・運営業務」を低価格で試せるお得なパッケージプランから、企業の要望に合わせて柔軟に対応するカスタマイズプランまで用意されています。

カンファレンス事例として、2件ご紹介します。

 

BEENEXT様の事例

世界中の起業家を集め、約250名が参加する大規模カンファレンスの運営を代行しました。開催ごとにカンファレンス規模が拡大し、マンパワー不足を感じていたとのことで、運営のプロフェッショナルとしてニューズベースに白羽の矢が立ちました。

特に運営の進行管理や、会場や業者とのやりとりを任せられたことで、工数削減を実現してイベントの大局が見えるようになったとご満足いただけました。

詳しくは「世界中の起業家を集めたカンファレンス、成功の鍵は運営のアウトソーシング」の記事をご覧ください

 

一般社団法人Fintech協会様の事例

金融とIT業界の融合と発展を目指して、大きな注目を集めたカンファレンスの運営を代行しました。

経済産業省 消費・流通政策課長の永井岳彦氏、株式会社メルペイ 代表取締役CEO 青柳 直樹氏をはじめ、金融・IT業界の豪華メンバーをスピーカーとしてお招きしました。Fintech協会様と密に打ち合わせを行い、意向を実現できるように柔軟な進行管理を実施しました。

詳しくは「日本の金融×IT業界を大きく発展させる 注目のカンファレンスイベント」の記事をご覧ください

 

SOUBUN

「学会」の運営代行を専門としている業者です。カンファレンス代行はもとより、「学会」の維持、運営の代行を得意としています。学会の運営代行を依頼する業者としては、ファーストチョイスと言っても過言ではないでしょう。

サービス内容としては主に以下です。

・会場の準備

・スタッフ派遣

・ブース設営

・配布物作成

以上の内容で、費用感はおよそ400万円程度です。

 

アイビーインターナショナル

グローバルなカンファレンスを得意としている、珍しい代行業者です。言葉の壁が問題にならぬよう、翻訳などのサービスも充実しています。海外へ向けて発進するカンファレンスを代行するうえでは、心強い存在と言えるでしょう。

提供しているサービスは主に以下のとおりです。

・会場の準備

・スタッフ派遣

・備品の用意

・演出

以上のサービスであれば費用感は250万〜300万円程度となります。

 

カンファレンス運営の事例ページはこちら

カンファレンス運営代行ならニューズベースがおすすめ!

上記を踏まえたうえでおすすめしたいのが、株式会社ニューズベースという運営代行業者です。

ニューズベースは、ビジネス的なカンファレンスの開催を得意としています。年間400件以上の案件を受注しており、信頼感は抜群。在日スイス大使館のイベントを代行した経歴も持っています。

主なサービス内容は以下のとおりです。

・会場の準備

・スタッフ派遣

・備品や機材の用意

・台本やスライドの作成

・ブース設営

・資料作成

費用感としては、上記のサービス内容でおおむね100万円から150万円程度。ただし参加人数などによっても変動するので、一度ニューズベースへ問い合わせることをおすすめします。

 

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まとめ

カンファレンスを開催するにあたっては、ものすごく大きな業務負荷が発生します。

小規模なイベントではないので、大掛かりなプロジェクトとなるでしょう。

リソースやノウハウが自社でまかなえれば問題ありませんが、そういった状況にあるのは、あくまでも稀なケースでしょう。不十分な体勢でカンファレンス運営に取り組むと、多大なる失敗を招く可能性があります。

また、中核業務への悪影響についても、かなり大きな懸念材料でしょう。

自社でカンファレンス開催が実現できない場合は、株式会社ニューズベースのような運営代行業者へ外注することをおすすめします。

運営代行業者であれば、豊富なノウハウや知見に基づき、良質なカンファレンスの開催を実現できます。

 

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