キックオフミーティングを開催する目的や当日の進め方・注意点を解説

大きなプロジェクトが発足する際に開催される行事「キックオフミーティング」。企業によっては社内の恒例行事として取り入れていることも珍しくありません。

最近では新型コロナウイルスの影響によって開催を中止していた企業もありますが、最近では感染者数も減少傾向にあるため、今年から再開したり新たに導入を検討していたりする企業も多いのではないのでしょうか。

そこで今回はキックオフミーティングを開催する目的や当日の進め方・注意点について解説します。

 

キックオフミーティングとは

キックオフミーティングを開催したことがない企業の担当者は、そもそもキックオフミーティングがどういうものかあまり把握していないことがほとんどです。

キックオフミーティングとは、プロジェクトに関係するメンバーが集まって顔合わせをしたりプロジェクトの目的や内容について話し合ったりするための会議のことを指します。企業によってはプロジェクトメンバーのみならず、全ての従業員や取引先の関係者も総出で参加するなど、一大イベントにしていることもあります。

ちなみにキックオフミーティングという言葉の由来は、試合開始することを英語では「kick off」と言うため、プロジェクトのスタートを試合開始に見立てて作られた造語です。

 

キックオフミーティングの目的

キックオフミーティングを成功に導くためには、目的を意識して実施する必要があります。ここでは、キックオフミーティングの目的を以下の2つの場合に分けて解説していきましょう。

 

会社全体でのキックオフミーティングの場合

会社全体としてのキックオフミーティングは、社員総会にあたるでしょう。
法人企業の場合、年に一度の最高意志決定がある重要な会議となります。

社員総会を行う目的として、以下の3項目が挙げられます。

・会社全体の戦略や将来像を共有する
・コミュニケーションの活性化
・社員のモチベーション向上

順番に説明していきましょう。

 

会社全体の戦略や将来像を共有する

社員総会では、会社全体の戦略や将来像を共有する目的があります。理由は、社員が会社の戦略を認識していない場合、達成したい同じ将来像に会社を向かわせることが難しくなるからです。

戦略や将来像に共通意識をもってもらうことで、自分がしている仕事にも納得して取り組んでもらいやすくなるでしょう。

 

コミュニケーションの活性化

社員総会の目的は、社員同士のコミュニケーション活性化をするためにあります。

従業員数を複数抱える企業であれば、社員同士の面識すらないことがあります。そうなると社内メールでのやりとりで完結してしまい、些細なメール内容で関係性が悪化することもあるでしょう。

そこで、社員総会の実施により社員同士の円滑なコミュニケーションを促し、一人ひとりに帰属意識を持ってもらう目的があります。

 

社員個人のモチベーション向上

社員総会は、1年の総まとめとして業績発表の場に最適でしょう。というのも、日頃、従業員とコミュニケーションが少ない経営陣が表彰式という場を活用して、社員に感謝を伝えることができるからです。

また、業績発表をすることで、社員総会の参加メンバーが次年度の目標を立てるきっかけにもなるでしょう。

 

プロジェクトごとのキックオフミーティングの場合

プロジェクトごとにおこなうキックオフミーティングを、プロジェクトキックオフミーティングと言います。プロジェクトキックオフミーティングの実施理由として、関わるメンバーの意識統一が最も重要な目的になるでしょう。

プロジェクトキックオフミーティングを行う目的として、以下の3項目が挙げられます。

 

プロジェクトの進む方向を共有する

プロジェクトの進む方向性を集まったメンバーに理解させるという目的があります。なぜなら、プロジェクトの方向性が曖昧なまま進行してしまうと、少しの理解不足から大きく方向修正に時間がかかる可能性があるからです。

「何を達成したいのか？」「起こる問題は何か？」など5W2Hにしたがって方向性をまとめ、正確に共有しましょう。そうすることで、全員の意識を統一してプロジェクトを遂行することが可能になります。

 

プロジェクトの区切りとなるため

進捗報告や企画の修正などは、プロジェクト進行中に何度か行なわれると思います。しかし、一年のうち数回の大きな区切りとしてキックオフミーティングを行なうことで、一度仕切り直して新たにプロジェクトを全員で考える節目になるでしょう。

ダラダラと区切りのないままプロジェクトが進行しないようにする対策としての目的をもっています。

 

メンバー紹介を行なうため

キックオフミーティングは、参加メンバーが全員集まる機会の少ないタイミングです。特に、自己紹介を行なうことで、「どのポジションを担当するのか？」を共有することが可能になります。

そうすることで、プロジェクト進行中に疑問点が出た場合でもメンバー同士での問題解決がスムーズに行なえるでしょう。

 

キックオフミーティングを開催する方法

キックオフミーティングを開催する方法はオフラインとオンラインの2つ。

オフラインの場合は会議室や大きな会場などを貸し切って行います。同じ場所に多くのメンバーが集まるので、士気が高まり、一人ひとりのモチベーション向上に繋がります。ただし、遠方にいるメンバーは参加できない可能性が高いので、疎外感を感じるかもしれません。

一方、オンラインの場合はWeb会議システムやチャットツールを用いて開催します。同じ場所にいなくても開催できるので、遠方のメンバーとも容易に顔合わせすることが可能です。懸念点としては、画面越しで行うので、一人ひとりの熱量が感じられにくくなります。

その結果、キックオフミーティングが終了してしまうとプロジェクトへの熱が早々に覚めてしまい、本来の目的が失われてしまうことがあるのです。

 

キックオフミーティングに必要な準備

キックオフミーティングに必要な準備は以下の5つです。

・参加者を決める
・キックオフミーティングの開催日時の決定
・メンバーへキックオフミーティングの日時や場所などの連絡
・資料の作成
・当日に向けたリハーサル

 

まずはキックオフミーティングに参加するメンバーを決めます。

メンバーが決まったら、開催日時を決定しましょう。メンバーによっては来月の予定まで既に埋まっていることもあるので、なるべく余裕を持たせたスケジュールにすることが大事です。

開催日時を決めたらメンバーへ連絡します。キックオフミーティングは、メンバー全員が参加することに意味があります。もし、連絡した時点で1人でも出席できないメンバーがいるのであれば、柔軟に対応しましょう。

メンバーへの連絡が終わったら資料を作成します。資料を詳細に作り込んでしまうと、キックオフミーティング当日は参加者の目線が資料に集中してしまうため、なるべくシンプルでわかりやすく作成することを心がけましょう。

資料が完成したら、当日に向けたリハーサルを行い、万全の状態で本番を迎えます。

 

キックオフミーティング当日の進め方

キックオフミーティング当日の進め方は以下の流れです。

１．挨拶
２．メンバーの紹介と自己紹介
３．プロジェクトの概要説明
４．プロジェクト目標の説明
５．質疑応答

 

まずはキックオフミーティングの担当者が挨拶を行い、その後にメンバーの紹介を行います。

紹介されたメンバーは軽く自己紹介をして、全員終わったら本題であるプロジェクトの概要と目標の説明を行いましょう。プロジェクトの概要と目標の説明で重要なのは具体性です。明確なプロジェクト内容が説明されないと、プロジェクトメンバーは全体像を掴むことができず、プロジェクトの失敗につながってしまいます。

目標についても抽象的ではなく、数値を示した上で具体的に説明しましょう。

最後に質疑応答で終了です。質疑応答で答えるのに時間がかかったりその場で答えるのが難しかったりする場合には、回答を後日にしましょう。

 

キックオフミーティングの注意点

キックオフミーティングを開催する上で注意する点は以下の3つです。

・余裕のあるミーティング時期の設定
・質疑応答に時間をかけすぎない
・資料の共有を忘れない

一つずつ解説します。

余裕のあるミーティング時期の設定

先ほども説明した通り、キックオフミーティングはなるべくプロジェクトメンバー全員が参加することに意味があります。そのため、余裕のあるミーティング時期を設定することが大事です。

メンバーによっては1ヶ月後の予定も既に埋まっていることがあるので、2〜3ヶ月後に開催することを意識しましょう。

質疑応答に時間をかけすぎない

キックオフミーティングでプロジェクト内容の説明が終了した後に質疑応答の時間を設けますが、あまり時間をかけすぎないように注意しましょう。その場で質問に答えた方がすぐに疑問点が解決するのでとても質問者にとってはメリットですが、あまりにも時間をかけすぎると、最後に締まりが悪くなってしまうからです。

その結果、メンバーのモチベーションが下がる原因にもなるので、質疑応答はあらかじめ時間を決めて行うようにしましょう。

資料の共有を忘れない

キックオフミーティングが終了したら説明した時の資料をメンバー全員に共有しましょう。

キックオフミーティングは、プロジェクト目標に対して共通認識を持つことも目的の一つです。そのため、プロジェクトの進行中にメンバー同士で価値観や認識のズレが生じた際、資料をあらかじめ共有しておくことでトラブルの抑制につながります。

 

まとめ

本記事では、キックオフミーティングを開催する目的や当日の進め方・注意点などについて解説しました。

キックオフミーティングは、プロジェクトメンバーと目的を共有してモチベーションを高めるために欠かせないイベントです。そのため、導入していない企業は導入を検討してみましょう。

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今回の記事を参考に効果的なキックオフミーティングを開催しましょう。