キックオフミーティングを何気なく実施している企業は多いのが現状です。しかし、キックオフミーティングの実施目的を理解し、適切に運営にあたれば多大なメリットが得られるでしょう。

この記事では、キックオフミーティングを成功に導くために、キックオフミーティングの目的を詳しく説明していきます。

1.キックオフミーティングの目的とは

キックオフミーティングを成功に導くには、キックオフミーティングの目的を改めて理解する必要があるでしょう。そもそもキックオフミーティングとは、「キックオフ」＝サッカーのボールを蹴り出す瞬間。それと「ミーティング」＝会議。がかけ合わさっており、物事を走り出す最初のミーティングという意味があります。

そのため、将来の成長速度を左右する重要な会議になります。方向性を間違えれば労力と時間を無駄にしてしまうでしょう。

キックオフミーティングを成功に導くためには、目的を意識した実施をする必要があります。ここでは、キックオフミーティングの目的を以下の2つの場合に分けて解説していきましょう。

①会社全体でのキックオフミーティングの場合

②プロジェクトごとのキックオフミーティングの場合

順番に解説していきます。

1-1.会社全体でのキックオフミーティングの場合

会社全体としてのキックオフミーティングは、社員総会にあたるでしょう。法人企業の場合、年に一度の最高意志決定がある重要な会議となります。

社員総会を行う目的として、以下の3項目が挙げられます。

①会社全体の戦略や将来像を共有する

②コミュニケーションの活性化

③社員のモチベーション向上

順番に説明していきましょう。

①会社全体の戦略や将来像を共有する

社員総会では、会社全体の戦略や将来像を共有する目的があります。

理由は、社員が会社の戦略を認識していない場合、達成したい同じ将来像に会社を向かわせることが難しくなるからです。戦略や将来像に共通意識をもってもらうことで、自分がしている仕事にも納得して取り組んでもらいやすくなるでしょう。

②コミュニケーションの活性化

社員総会の目的は、社員同士のコミュニケーション活性化をするためにあります。

それは、従業員数を複数抱える企業であれば、社員同士の面識すらないことがあります。そうなると社内メールでのやりとりで完結してしまい、些細なメール内容で関係性が悪化することもあるでしょう。

そこで、社員総会の実施により社員同士の円滑なコミュニケーションを促し、一人ひとりに帰属意識を持ってもらう目的があります。

③社員個人のモチベーション向上

社員総会は、1年の総まとめとして業績発表の場に最適でしょう。というのも、日頃、従業員とコミュニケーションが少ない経営陣が表彰式という場を活用して、社員に感謝を伝えることができるからです。

また、業績発表をすることで、社員総会の参加メンバーが次年度の目標を立てるきっかけにもなるでしょう。

1-2.プロジェクトごとのキックオフミーティングの場合

プロジェクトごとにおこなうキックオフミーティングを、プロジェクトキックオフミーティングと言います。プロジェクトキックオフミーティングの実施理由として、関わるメンバーの意識統一が最も重要な目的になるでしょう。

プロジェクトキックオフミーティングを行う目的として、以下の3項目が挙げられます。

①プロジェクトの進む方向を共有する

②プロジェクトの区切りとなるため

③メンバー紹介を行なうため

順番に説明していきましょう。

①プロジェクトの進む方向を共有する

プロジェクトの進む方向性を集まったメンバーに理解させるという目的があります。

なぜなら、プロジェクトの方向性が曖昧なまま進行してしまうと、少しの理解不足から大きく方向修正に時間がかかる可能性があるからです。

「何を達成したいのか？」「起こる問題は何か？」など5W2Hにしたがって方向性をまとめ正確に共有しましょう。そうすることで、全員の意識を統一してプロジェクトを遂行することが可能になります。

②プロジェクトの区切りとなるため

進捗報告や企画の修正などは、プロジェクト進行中に何度か行なわれると思います。

しかし、一年のうち数回の大きな区切りとしてキックオフミーティングを行なうことで、一度仕切り直して新たにプロジェクトを全員で考える節目になるでしょう。

ダラダラと区切りのないままプロジェクトが進行しないようにする対策としての目的をもっています。

③メンバー紹介を行なうため

キックオフミーティングは、参加メンバーが全員集まる機会の少ないタイミングです。特に、自己紹介を行なうことで、「どのポジションを担当するのか？」を共有することが可能になります。そうすることで、プロジェクト進行中に疑問点が出た場合でもメンバー同士での問題解決がスムーズに行なえるでしょう。

2.まとめ

キックオフミーティングを成功に導くためには、目的をしっかりと理解する必要があります。

そのためには、キックオフミーティングを行なう自社が「プロジェクトで行う」か「会社全体で行う」か？をしっかりと認識しましょう。

確認できた後は、それぞれの目的に沿ってキックオフミーティングで得たい目的を意識し、プログラムを作成していきましょう。

目的を明確にしていない場合、達成したいビジョンが曖昧になってしまい参加者の混乱を招く結果にもなりかねません。

キックオフミーティングを運営する担当者は目的をしっかりと再確認してみましょう。