採用業務を可視化し、効果的なアウトソーシングを実現するには?

公開日:2021.06.16  更新日:2024.07.09

採用業務の可視化という言葉を聞いたことがあっても、「可視化ってそんなに重要なの?」と思っている人事担当者は多いのではないでしょうか。

結論から言いますと、採用業務の可視化は業務効率を上げるために重要です。

なぜかといいますと、「課題やムダな業務の見える化」ができることで工数の見直しや削減につながるからです。

そうはいっても「採用業務を可視化する余裕がない」と悩む人も多いですよね。

そんなあなたに、採用業務の可視化をアウトソーシングするという選択肢をご提案します。

本記事では、採用業務の可視化を進めていくうえでの課題やアウトソーシングという選択肢、アウトソーシングのメリット・デメリットについて解説します。

 

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1.採用業務を可視化する際の課題

まず、採用業務の可視化を進めていくうえで出てくる課題を紹介します。

以下の3つのどれか、もしくはすべてに当てはまるのではないでしょうか。

 

日々の業務が忙しく、時間がとれない

私情や先入観がどうしても出て、標準化が難しい

採用業務を可視化する方法やツールがわからない

 

1-1.日々の業務が忙しく、時間がとれない

1つ目は「日々の業務が忙しく、時間がとれない」ことです。

採用業務は就活時期だけ忙しいわけではないですよね。

中途採用は時期を問わずありますし、新卒向けのインターンシップもあります。

また、採用の戦略を立てたり採用人数や職種ごとの枠を決めたりする必要もあるでしょう。

そのため「現時点でも忙しいのに、可視化のために時間を割くとキャパオーバーしてしまう」と考える人事担当がたくさんいます。

採用部門の人数が少ない会社だとなおさらです。

1-2.私情や先入観がどうしても出て、標準化が難しい

2つ目は「標準化の難しさ」です。

人事評価でも同じことが言えますが、私情や先入観を抜きにすることは難しいですよね。

実際は無駄な工程や業務であったとしても

・今の方法に慣れているから
・社長が決めたしきたりだから
・これをしないと採用がうまくいかないから

という理由をつけて、課題を放置してしまいがち。

これは誰かが悪いのではなく、当事者が基準を決めるので致し方ないものです。

主観をなくして業務改善を進めていくには、第3者から客観的に評価されることが重要です。

1-3.採用業務を可視化する方法やツールがわからない

3つ目は「ツールの使い方」です。

採用業務を可視化するうえで欠かせない

・ヒアリング
・フローチャート作成
・マニュアル作成

に必要なものや重要なノウハウがわからない人もいるでしょう。

自分なりに本を読んだりインターネットで調べたりしてもなかなか理解できず、「採用業務の可視化」に対しハードルを感じている人も多いです。

 

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2.採用業務の可視化もアウトソーシングできる!?

ここまで紹介した採用業務の可視化ですが、実はアウトソーシングできるというのを知っていましたか?

この章で解説していきます。

2-1.従来のアウトソーシング

現在、多くの企業が行っている「採用業務のアウトソーシング」には以下のようなものがあります。

 

・採用計画の立案

・広告掲載代行

・採用者管理

・書類選考代表

・DM・スカウトメール配信

・選考日程調整

・説明会代行

・面接代行

 

参照元:https://www.neo-career.co.jp/humanresource/knowhow/a-contents-rpo-saiyodaiko_ryokinhikaku_190828/

 

通常、採用業務のアウトソーシングというと、上記のような業務がメインとなりますが、どの部分をアウトソーシングすれば効率的かというところを提案するところからアウトソーシングすることもできるのです。

2-2.採用業務可視化からアウトソーシングできるニューズベース

ニューズベースでは、採用業務の可視化代行サービスとして、以下のことを行っています。

 

・業務の可視化

・新しい採用業務のフロー作成

・マニュアル作成

・業務移行期間の行程表作成

・移行期間の業務代行

 

また、納品物として以下をお渡ししておりますので、内製化をしていきたいという場合にも役立ちます。

 

・業務フローチャート

・業務一覧表

・業務マニュアル

 

こちらの資料で「業務可視化・標準化サービス」について詳しくご覧いただけますので、ぜひ読んでみてくださいね。

 

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3.採用業務の可視化をアウトソーシングするメリット・デメリット

最後に、採用業務の可視化をアウトソーシングするメリットとデメリットを紹介します。

3-1.採用業務の可視化をアウトソーシングするメリット

採用業務の可視化をアウトソーシングするメリットは、以下の3つです。

 

・属人化業務の改善

・客観的な目線による定量的な改善

・可視化により半永久的な工数削減の実現

 

特に、3つ目の「半永久的な工数削減」が強みで、アウトソーシング全体の工数のうち20%を削減できます。

さらに、可視化することで、アウトソーシング事業者の変更や採用担当の入社や異動による引継ぎもスムーズに行うことが可能です。

採用業務全般においても工数削減に貢献できるのが「可視化」です。

3-2.採用業務の可視化をアウトソーシングするデメリット

一方で、採用業務の可視化をアウトソーシングするデメリットもあります。それは、「打ち合わせに時間を取られてしまう」ということです。

コストもかかるかもしれませんが、業務効率化により採用担当の残業代を削減することができます。

また、弊社サービスでは大幅にお打ち合わせ時間を取ることはしません。

資料は現存している情報データを共有するだけで問題ございませんし、面談時間は1回あたり1時間(週1回を想定)となります。

週に1時間程度なら問題ないと考える人も多いのではないでしょうか。

3-3.メリットとデメリットを踏まえて

ここまで紹介したメリット・デメリットを踏まえると、採用業務の可視化をアウトソーシングするメリットによる恩恵のほうが大きいことがわかったのではないでしょうか。

採用業務の可視化にかかる工数を考慮すると、アウトソーシングをする選択肢も入れておくことをおすすめします。

とはいえ、予算など様々な都合から「いきなりアウトソーシングは厳しい」と感じる方もいるでしょう。

しかし、今の業務を整理し効率化するために、まずは「採用業務の可視化」部分だけでもアウトソーシング依頼をすることをおすすめします。

面倒くさいと感じるかもしれませんが、数年後には採用業務の質が大幅に上がります

 

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4.まとめ

本記事では、採用業務の可視化を進めていくうえでの課題やアウトソーシングという選択肢、アウトソーシングのメリット・デメリットについて解説しました。

採用業務の可視化は、採用業務を改善するには欠かせません。

業務の流れや内容が目に見えるようにしておくことで、スムーズに外部委託したり、仕事を引き継いだりできます。

また、採用業務の可視化をアウトソーシングすることで、スムーズに業務改善を行うことが可能に。

ニューズベースでは、手持ちの資料と週に1時間の打ち合わせだけで、マニュアルや業務一覧データ、フローチャートを最短1か月でお渡しします。

そして、ニューズベースでは可視化はもちろんのこと、可視化を通じて改善が必要になった部分の支援も引き続き承っております。

本記事が、採用業務の可視化に悩む人事担当にとって、参考になれば幸いです。

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

アウトソーシング依頼準備シート」のダウンロードはこちら(無料)

 

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