ワークショップ開催の4ステップ!成功ポイントや注意点も徹底解説

公開日:2023.07.06  更新日:2024.03.15

「ワークショップってどうやって開催すればいい?」

「ワークショップを成功させるには?」

ワークショップの企画を担当されている方は、これらのような疑問をお持ちではないでしょうか?

そんな方に向けて、本記事ではワークショップの定義開催方法成功させるためのポイントなどについてご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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ワークショップとは

まずは、ワークショップの基本的な説明として以下の2点に沿ってご説明します。

  • ワークショップの定義
  • ワークショップの種類

 

ワークショップの定義

ワークショップとは、参加者が主体的に参加する形式のイベントのことです。

ワークショップでは、ファシリテーターという進行役が参加者と一緒にイベントを進めていきます。ファシリテーターはワークショップ全体の雰囲気を作る重要な役割です。

参加者とファシリテーターがコミュニケーションをうまく取ることで、より実りのあるワークショップとなります。

 

研修・セミナー・グループワークとの違い

ワークショップは研修・セミナー・グループワークと似たようなイメージがあり、実際に混同されている方も少なくありません。確かに、目的やテーマに沿って何らかの学びを得られる点は似ているといえます。しかし、それぞれには違いがあります。

  • ワークショップ:参加者が能動的に実践的なスキルを学べる体験型講習会で、幅広い考えに触れられる
  • 研修:社内限定で行われるクローズなもので、会社が参加者に学ばせたいものを決める
  • セミナー:自発的に参加し、明確な知識や情報を受動的に得られる
  • グループワーク:チームを組んで課題解決することで、協力やコラボスキル、コミュニケーションスキルなどを向上できる

 

ワークショップの種類

ワークショップには、目的やテーマによってさまざまな種類があります。大きく分けるとするならば、ビジネススキルを養うものと、イベント的な要素の高いものの2つです。

以下では、それぞれを分類した上でワークショップの種類について簡潔に解説します。

 

ビジネススキルを養えるワークショップの種類

・キャリア開発ワークショップ
職業的スキルや知識を高めるためのワークショップです。例えば、履歴書の書き方、キャリアプランニングの仕方・考え方、自己分析などを行います。

 

・コミュニケーションスキルワークショップ
コミュニケーションスキルを向上させることを目的にしたワークショップです。例えば、プレゼンテーションの仕方、ビジネスコミュニケーション、リーダーシップ力向上などを行います。

 

・チームビルディングワークショップ
チームを組んで課題に取り組み、協力やコラボレーションスキルを向上させるためのワークショップです。グループ活動や課題の解決、さらにはアウトドア活動などを行うこともあります。

 

イベント的要素の高いワークショップの種類

・クリエイティブワークショップ
参加者の想像力や芸術スキルを学び高めるためのワークショップです。アーティストやインストラクターの指導のもとで、絵画・彫刻・陶芸・写真などの創作活動を行います。

 

・カルチャーワークショップ
文化・伝統・言語に関する知識や理解を深められるワークショップです。言語学習・料理教室・ダンス体験・工芸品の制作・異文化交流などが行われます。

 

ワークショップ開催のメリット・デメリット

ワークショップは参加者が能動的に課題解決や合意形成を行い、学びを得ていく場所です。参加者同士で意見交換・議論をすることもセミナーなどに比べて多いことが特徴といえるでしょう。
以下では、ワークショップを開催する上で覚えておきたいメリットやデメリットを解説します。

 

メリット

ワークショップの特徴であり最大のメリットでもあるのは、参加者が自ら体験しながら学べる点です。セミナーと異なり、講師から受動的に学ぶのではなく、参加者自身が当事者意識を持って能動的に学ぶことができます。

例えば、ビジネス系のワークショップであれば、「20代女性にバズる新商品のアイディア作成」などのテーマに沿って進行し、参加者はときに協力し合いながら課題を解決していきます。自らの行動によって学べるため理解を深めやすく、実践的なスキルも得やすいことは、ワークショップの大きなメリットです。また、参加者が目的やテーマに積極的に動くことで満足感を得やすく、「参加して良かった」と体験に価値を見いだしやすいのもメリットと言えるでしょう。

 

デメリット

ワークショップは参加者同士が馴染めないと、協力し合い意見を出し合う能動的な雰囲気が失われやすいです。そのため、参加者によっては成功率が低くなる可能性がある点はデメリットと言えるでしょう。

ワークショップの参加者を広く募集する場合は、その点を考慮した上で、うまく盛り上げられるような進行を意識しなければいけません。

 

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ワークショップ開催の4STEP

ワークショップ開催の4STEPは以下の通りです。

  1. ゴールを明確に定める
  2. 企画内容を決める
  3. 万全に準備する
  4. アフターフォローをする

それぞれ詳しく説明していきます。

 

①ゴールを明確に定める

ワークショップを開催する前に、そのイベントを何に繋げたいのかを意識しながらゴールを設定しましょう。ゴールを設定することで、イベントの方向性や内容がぶれにくくなります

例えば、採用をゴールだとすれば、採用するまでに踏んで欲しいステップを想定してから複数のイベントの内容や順序を考慮すると良いでしょう。

 

②企画内容を決める

ゴールが明確になったら企画内容を決めていきます。以下の項目を明らかにしておくと良いでしょう。

  • 日時
  • 場所
  • イベント内容
  • ファシリテーター
  • 募集人数
  • 役割分担
  • 集客施策

特に、ファシリテーターはイベントの質を大きく左右するので丁寧に選ぶのがおすすめです。

 

③万全に準備する

内容が固まったら、万全に準備をしておきましょう。準備の抜け漏れがないように、複数人でチェックをしながら進めていくとよいでしょう。

イベント開始前、最中、終了後に分けてイメージし、必要になりそうなことを洗い出しておきます

BGMの準備やワークショップ内で使用する細かい道具などは忘れがちなので丁寧にチェックしましょう。

 

④アフターフォローをする

最後に、アフターフォローをするのも重要です。

ワークショップは開催して終わりではなく、次に繋げるための仕掛けが必要です。事後アンケートや、次のイベントや商品の紹介など、設定したゴールにもとづいた次のステップに進んでもらいましょう。

アフターフォローがなければその場限りで顧客とのつながりが終わってしまう可能性が高まるので、次につながるアフターフォローは必ず行うべきです。

 

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ワークショップを成功させるポイント4選

ワークショップを成功させるポイントは以下の4つです。

  • 無理のない定員を設定する
  • 集客はできるだけ早く始める
  • 参加者同士の交流の機会も設ける
  • 事前アンケートで参加者増をイメージする

それぞれ詳しく説明します。

 

無理のない定員を設定する

ワークショップを開催する際は、無理のない範囲で定員を設定しましょう。

ワークショップは参加者とのコミュニケーションが重要なので、ファシリテーターやスタッフの数に対して参加者の数が多すぎると対応の質が落ちてしまいます。ワークを進める中で質問したい方がいたとしても、質問者が多すぎてなかなか進められないといった状況になると参加者の満足度が低下してしまうでしょう。

そうならないためにも、何人までなら十分な対応が可能かをよく検討してから定員を設定する必要があります。

 

集客はできるだけ早く始める

よくやりがちなミスとして、「集客をギリギリの日程に設定し、参加者を集めきれなかった」というものがあります。

集客は余裕を持ってさまざまなパターンを試しながら最適解を見つけなければなりません。集客期間を1ヶ月ほどに設定することが多いかもしれませんが、集客の最適解を見つけるには短すぎる場合が多いです。

計画段階から十分な集客期間を設けて、最も効果的な集客方法を見出しましょう。

 

参加者同士の交流機会も設ける

参加者同士の交流の機会を設けることで、ワークショップの楽しさが増して満足度が向上します。

同じワークショップに参加する顧客は、共通点を持っていることが多いので、交流しやすいでしょう。参加者が興味を持っていそうなテーマを設定してコミュニケーションを促してみるのもいいかもしれません。

タイムスケジュールを組む際、淡々と作業を効率的に進めるのではなく、参加者が交流を楽しめる時間を組み込んでみましょう

 

事前アンケートで参加者像をイメージする

ワークショップ開催前に、事前アンケートをとって参加者像をイメージしておくとより良い計画を練れるでしょう。参加者が何を期待してイベントに参加したのか、どんな不安を抱えているのかを聞けるので、それらを元に企画内容を組み立てられるためです。

「事前アンケートなんて回答するのが面倒だと思われそう…」と思ってしまいがちですが、「イベントをより良いものにするためご協力ください」と、アンケートに答えることで参加者にもメリットがあることを伝えるといいでしょう。

申し込みフォーム自体を事前アンケートとして活用するのもおすすめです。

 

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ワークショップ開催の注意点

ワークショップで注意すべきことは以下の3つ。

  • ワークショップ開催を目的と勘違いしない
  • 当日のタイムスケジュールは綿密に決めておく
  • ファシリテーターは経験豊富な人が担当する

それぞれ具体的に説明します。

 

ワークショップ開催を目的と勘違いしない

ワークショップは、あくまでゴールを達成する手段なので、開催することを目的だと勘違いしてはいけません

しかし、開催の準備をしていると、どうしても開催自体が目的化してしまい、次に繋げられないケースが多いです。そうならないためにも、最初にゴール設定をし、スタッフで共有しておく必要があります。

よりワークショップを効果的にするために、開催目的をしっかりと認識することが重要です。

 

当日のタイムスケジュールは綿密に決めておく

当日のタイムスケジュールは綿密に決めておきましょう。タイムスケジュールを大雑把に立ててしまうと、ワークショップ中に空白の時間が生まれたり、逆に時間が足りなかったりすることがあります。

特に、ファシリテーターがあまり慣れていないスタッフがするのであれば、イベントの最中に戸惑わないように細かくスケジュールを設定しておきましょう。

 

ファシリテーターは経験豊富な人が担当する

ファシリテーターはワークショップが成功するかどうかを決めるキーポイントです。場の雰囲気やスムーズな進行はファシリテーターの技量によります。これまでに多くの経験があるスタッフがファシリテーターとして適任と言えるでしょう。

 

もし、ワークショップを開催するにあたって経験豊富なスタッフがいなくてお困りであれば、ぜひ弊社株式会社ニューズベースにまでお問い合わせください。経験豊富なスタッフがイベントの企画段階からアフターフォローまでトータルサポートさせていただきます。

お問い合わせはこちらから

 

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まとめ

ワークショップは、参加者が主体的にイベントに関われるので、うまくイベントを設計すれば満足度を高められるでしょう。開催前にゴールを設定し、主軸をぶらさないことが大切です。

また、ファシリテーターは重要な役割を持っているので、社内人材で担うのが不安であれば外部に委託するのがおすすめです。

 

もしワークショップの開催でお困りのことがありましたら、株式会社ニューズベースにお気軽にお問い合わせください。

イベント開催のプロが。ご希望のワークショップの開催に向けてさまざまな支援をいたします。経験豊富なファシリテーター役をお探しの場合も、ぜひお問合せください。

 

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