カンファレンスの成功は企画で決まる!企画方法を詳しく紹介!

公開日:2019.11.21

 

「カンファレンスを何度か行っているけど、集客数をなかなか増やすことができない」と感じている方は、カンファレンスを成功させるうえで最も重要な企画をきちんと立てることができていないのかもしれません。

この記事では、カンファレンスの企画方法を詳しくご紹介していきます。集客率をあげたい方はぜひご覧ください。

 

1.企画の最初に考えるべき3つのポイント

企画を立てるときにはまず、以下の3つのことをしっかり考えておきましょう。

 

1-1.カンファレンスの目的

何のためにカンファレンスをするのかを明確にしておきましょう。

 

1-2.ターゲットは誰か

どんな人に参加してもらいたいのかを決めましょう。たとえば、就活生を対象にする場合は、業界を特化した企業説明会やインターンシップ、webライターを対象にした場合は、文章の書き方セミナーといったように、対象者によって内容は変わってきます。目的とともに、ターゲットを明確にしましょう。

 

1-3.目標の設定

カンファレンスを通じて何を達成したいのかを明確にしておきましょう。目標を明確にしておくことで、カンファレンス終了後に改善点を見つけやすくなります。改善点が分かれば、次回セミナーを開催するときによりクオリティーの高いセミナーを開催することができるでしょう。

 

ターゲット層(ペルソナ)や目的・目標を明確にすれば、参加者の満足度が上がり次回も参加してもらいやすくなります。

次の章では、概要やコンテンツの作成方法をご紹介していきます。

 

2.企画の概要を決める 

目的・ターゲット・目標の3つを決定したら、次に企画の概要を決めていきましょう。概要を決めていくときには、目次を作成していくように順序立てて作成していくとわかりやすくなります。

 

2-1.コンテンツの作成

概要に沿ってコンテンツを作成していきます。

コンテンツを作成するときには、過去のイベントでの参加者の感想や要望を1つ1つ丁寧に読みこむことで、参加者が何を求めているかが分かります。参加者の要望をもとにコンテンツを作成していけば自然と魅力的なイベントを企画することができるでしょう。

 

2-2.日程と会場を決める

コンテンツの作成が終了したら、カンファレンスの日程と会場を決めていきましょう。

会場を決めるときは、これまでのイベント参加人数の平均を割り出し、平均人数の1.5倍程度を集客することができる会場を予約しておくとよいでしょう。

日程は少なくとも開催の半年前には決めておきましょう。もし、何らかの事情やトラブルで日程を変更しなければいけなくなった場合は、速やかに会場の利用日程を変更できるように第2候補、第3候補の会場も空き状況を確認しておきましょう。

 

 

3.企画実行のための予算の検討 

おおまかに企画を立て終わったら、実行することができるかどうか予算を検討しましょう。

予算を検討するときには、広告費(セミナーの案内状をつくるための費用や郵送費)、事務局費 (セミナーに関する問い合わせに対応するためにかかる費用)、運営費(外部からスタッフを依頼した場合の交通費や給料、昼食代)、会場費を総合的に計算して、予算内に収まるかどうかを検討していかなければいけません。オーバーするようであれば、削減できるところを探して削っていきましょう。

 

予算を検討するときにはトラブルが起きたときのことも考え、15〜20万円は予備費として残しておきましょう。

次の章から企画を実現するために必要なことをご紹介していきます。

 

4.企画実現のための手段の具体化

企画を実現させるためには、企画の段階で以下のことを行っておいたほうが良いでしょう。

 

4-1.集客方法の策定

まず、どのように参加者を集めるのかを決めなければいけません。自社で集客しようとすると時間がかかってしまうため、アウトソーシングに依頼することでスピーディーにイベント内容に興味を持ってくれそうな参加者を集めることができます。

 

4-2.講演登壇者の打診

内容に合った講演登壇者を探し出して出演を交渉しておきましょう。交渉するときには、できる限り相手の希望に沿えるようにしましょう。

 

4-3.協力会社の選定

スポンサーが必要な場合はあらかじめピックアップしておきましょう。

 

5.企画開催に向けたスケジュールの作成 

「何をいつまでに終わらせなければいけない」というスケジュールを立てておくことで、余裕を持って準備に取り組むことができます。このほかにも実施計画書や当日の運営マニュアルを作成しておくと、セミナー当日もスムーズに運営することができます。

 

 

6.まとめ    

カンファレンスはリソースを大きく使用する施策であるため、時間をかけて企画し、つくっていかなければいけません。イベント会社ニューズベースでは目的を達成できる魅力的な企画をご提案できますので、ぜひお問合わせください。