カンファレンスイベント開催はメリットしかない!成功事例紹介

公開日:2020.02.04

 

「初のカンファレンスイベント開催で進行をどうしたら良いか悩んでいる」

「カンファレンス開催のメリットがわからない」

 

そんな疑問や悩みにお答えすべく、カンファレンスについて詳しく、わかりやすくまとめていきます。

 

カンファレンスとは何か、セミナーとは違うのか、どんなメリットがあるのか、などカンファレンスについて理解を深めていただき、実際に行われたカンファレンスの紹介、ニューズベースでお手伝いさせていただいた事例の紹介もさせていただきます。

 

 

1.カンファレンスイベントとは

 

カンファレンス(Conference)とは、「会議・協議」といった意味を持ちます。

主にスポーツの分野で用いられますが、他にも「同盟・連盟」といった意味で使われることもあります。

ビジネスのシーンで「カンファレンス」という場合は、「会議や協議」といった意味合いで「〇〇カンファレンス」と使うことが多いです。(例:ITカンファレンス、投資カンファレンスなど)

 

またこのような使い方をする際は、「〇〇」に入る単語やテーマに特化した、又は近い分野の会議や協議のイベントが行われることがほとんど。

ビジネスの際にカンファレンスという単語を用いる際は、一定のテーマに基づいて行われる会議を指すことが一般的と考えておくと良いでしょう。

 

1-1.こんなカンファレンスが存在している!

 

医療・介護用語の「カンファレンス」は大きく3つのものがあり、どの業界よりも一般的に使われています。

  • 学会や病院の経営に関する「ストラテジーカンファレンス」
  • 患者の病状や治療方針について医師や看護師・その家族が話し合う「ケアカンファレンス」
  • 退院時に主治医と在宅医療を担当する医師で情報共有を図る「退院時カンファレンス」

 

介護業界では、要介護者本人の状態・変化を共有し、現状の介護サービスが適切かどうかを検討する際に「カンファレンス」と称されます。

 

スポーツの場面でもカンファレンスは使用されています。

こちらの場合は、会議や協議といった意味合いではなく、「同盟や連盟」と言った意味として使われており、他でいうところのカンファレンスとは全く違った意味です。

「イースタンカンファレンス」や、「ウェスタンカンファレンス」などといったように地区割りの意味でも使用されます。

 

一点注意しておきたいのが日本では『同盟や連盟だからといって「カンファレンス」という言葉が使われているわけではない』ということ。

 

有名な連盟で、「高野連(日本高等学校野球連盟):Japan High School Baseball Federation」や「日本将棋連盟:Japan Shogi Association」がありますが、表記から見てわかる通り「Conference」は使用していません。

そのため全てにカンファレンスが使われるわけではなく、意味や内容を加味してカンファレンスという言葉を使い分けているという認識が大切になります。

 

 

1-2.カンファレンスイベントとセミナー・ミーティングの違い

 

セミナーとは既に確立された分野について、エキスパートが受講者に教えるものです。知識習得・スキルアップ・トレーニングを目的に生徒が参加します。

対してミーティングとは「フランクな話し合いや打ち合わせ」という意味も含まれています。職場でも内輪での打ち合わせなどの際ミーティングと称した会議がおこなわれますね。

 

ではカンファレンスはというと、「関係者が集まり特定の事項について情報交換や意見を出し合うもの。審議を行い最良の方向性を見出す会合や組織」と定義があるように、フランクとは対極の位置づけになります。

 

 

1-2-1.開催する規模の違い

通常ミーティングをする時は、数人単位、多くて数十人で行う打ち合わせを指すことが一般的です。

カンファレンスは、少なく見積もっても数十人から数百人、開催組織の規模によって数千人単位に及ぶケースもあります。

セミナー少人数で行う場合もあれば、大人数で行われることもあります。

 

ここまでの話をまとめ各々の意味や使い方を再定義すると、

  • カンファレンス=大規模な集まり
  • ミーティング=小規模な集まり

といったニュアンスに分類することが出来ます。

 

 

1-2-2.ビジネスイベントとしてのカンファレンスイベント定義

ビジネスにおけるカンファレンスイベントの定義は、『一企業または一団体が主催として行うビジネスイベント』とされています。

 

これだけではセミナーとの違いがいまいち判然としませんが、相違点については以下です。

  • カンファレンスは複数の講演トラックが存在(セミナーは1会場にて1講演〜複数講演実施)
  • 登壇企業・登壇者が複数存在(セミナーは1の場合がほとんど、複数の場合は共催が多い)
  • 主催がスポンサーを募っている=ブース出展とセット (セミナーはスポンサーブース出展が基本的になし)

 

 

2.カンファレンスイベント開催の効果・メリット

 

カンファレンスイベントを開催することで得られるメリットについてまとめました。

 

  • 既存顧客との関係性の向上効果が見込める
  • 既存顧客同士のエンゲージメント向上が見込め、自社を軸にネットワークが拡大する
  • イベント参加で新規顧客との商談生成が見込める
  • カンファレンス中に商談が実現でき、その後のクロージングもスムーズになる

 

については、既存顧客に対し、新たな情報を提供することで顧客にとって価値を与えることができます。その影響で関係性の良化が見込め、自社に対して好意を抱いてもらう事にもつながる、という事です。

 

は顧客同士を引き合わせる機会創出にもつながり、顧客満足度を上昇させ新規顧客の獲得につながることもあります。

 

通常、商談を行うまでにはある程度日数が必要ですが、カンファレンスイベント時に商談を実現することも珍しくありません。新規顧客への認知を広げることになるため、見込み客育成にもつながります。

それだけではなく、カンファレンス開催後にメールや電話などのコンタクトによって新規リード獲得も狙えるメリットも見逃せないポイントです。

 

も③に近い内容ですが、クロージング(商談成立)までが短期間でスムーズになるというのも大きなメリットです。

 

 

2-1.カンファレンスイベントは企業としての成長を促進する

 

自社の大事な顧客同士がつながりを持つ機会とはそう多いものではありません。

カンファレンスイベントを開催することで、自社を中心とした企業の輪が広がることは、言葉で見る以上に大きな効果が得られます。

自社を通してつながった顧客同士もつながりが強くなる、ということは必然的に自社と両社とのつながりも強化されることにつながるからです。

 

カンファレンスイベントを行うということは、自社の為になるだけでなく顧客にとっても良い効果が得られるということがわかっていただけたでしょうか。

 

新規顧客獲得、短期間で商談クロージング可能、顧客との関係強化と顧客満足度UP。

これが理想的なカンファレンスイベントのあるべき姿と覚えておいてください。

 

お役立ち資料

 

 

3.カンファレンスイベントをご紹介

カンファレンスイベントについてメリットや効果について解説しました。

次に、どのようなカンファレンスイベントが開催されているのか実例を3つ、簡単に紹介いたします。

 

3-1.Salesforce World Tour

(出典:Salesforce World Tour HP)

 

テーマ:イノベーションとインスピレーションを体験する2日間

公式URL:https://www.salesforce.com/jp/events/worldtour/ja/overview/

開催日:2019.9.25〜2019.9.26

会場・:ザ・プリンスパークタワー東京/東京プリンスホテル

 

情報化社会をさらに効率的に加速させるデジタルトランスフォーメーション(DX)、テクノロジーによるビジネス変革を経営に取り入れることを推進する計らいがあります。

DXの先駆者のTrailblazerが改革にどう向き合ってきたのか、「顧客・従業員・製品」をつなぐテクノロジーを駆使したビジネスの創造と変革思考について理解できるような内容になっています。

 

  • 基調講演
  • 展示
  • お客様の成功事例
  • 製品別セッション
  • 業種別セッション
  • ワークショップ
  • ネットワーキング
  • スペシャルゲスト YOSHIKI・クリスタル ケイの登壇

 

など様々なプログラムでデジタルトランスフォーメーション(DX)についての知識を深めることができるイベントです。

 

 

3-2.日本の人事部HRカンファレンス

(出典:HRカンファレンス HP)

 

テーマ:名だたる企業からも登壇者多数日本最大のHRイベント

公式URL:https://jinjibu.jp/hr-conference/

開催日:①2019.11.7/②2019.11.12〜15/③2019.11.21〜22

会場・:①東京丸の内KITTE/②大手町サンケイプラザ/③グランフロント大阪

 

  • Google
  • ソフトバンク
  • 日本電産
  • サントリーホールディング
  • カルビー
  • 日本生命
  • カゴメ
  • エーザイ
  • リクルートワークス研究所
  • 法政大学
  • ラッシュジャパン

 

その他多くの有名企業からの登壇者が訪れ、基調講演・パネルセッションがおこなわれます。

人事部のエースとして活躍する上で役に立つ話が聴けるまたとないチャンスになるでしょう。

それだけでなく特別講演もあり、職場で実践できるノウハウや今の企業事例も学べます。

 

その後はランチミーティングと称して、講師やほかの参加者とのコミュニケーションが取れる場も計画されています。

くつろいだ空気の中で普段なかなか出会えない人から情報を入手できる、貴重な時間です。

 

過去の参加者の満足度が最も高いと言われるのが「ワークショップ」。

人材開発・採用のプロによる学びと創造の場で、他の参加者との協力によって新しい発見にもつながります。

 

最後に行われるディスカッションでは1つのテーマについて講師が論議・問題提起をなされ、それについて対話をする刺激的な経験ができる時間になります。

積極的に参加して、多くのものを得るようにしたいですね。

 

 

3-3.RPA DIGITAL WORLD TOKYO 2019

(出典:RPA DIGITAL WORLD TOKYO 2019 HP)

 

テーマ:東京からデジタライゼーションを全国へ

公式URL:https://rpa-bank.com/event/digitalworld/tokyo2019-spring/

 

RPA/AIを主軸としたテクノロジーをさらに加速させることで、部署・業務・業種・規模・地域を超え日本が抱える様々な問題の解決策を見つけよう、という趣旨のイベントです。

業務のあり方、そして自分の考え方を変えることも重要。

 

イベントの内容は以下のようになっています。

 

  • 基調講演/ゲスト講演(金融TOP3社による講演など)
  • ブレイクアウトセミナー(アンケートでもっともニーズの高いテーマ)
  • フェーズ別セッション(RPAプロジェクトのフェーズ毎の課題の解決策について)
  • ハンズオンLab(RPAやAI-OCR等の各ツール操作性の体感・機能性の理解・事例など)
  • デモンストレーションセミナー(RPA・AI-OC等ツールの強み特徴と他アプリとの連携のデモ)
  • 展示(RPA・AI-ORC・OCR・BPM・その他オートメーションツールなど)
  • WORK ROBOT CONTEST
  • レセプション ワクロボ 個人戦 VS RPA

 

 

4.ニューズベースが担当したカンファレンスイベントをご紹介

ニューズベースとしてご依頼いただき、運営に関わらせていただいたイベントをご紹介します。

 

別のご依頼企業様からの紹介でご依頼いただけた協会様、そして過去にもお付き合いさせていただいた団体様のイベント事例です。

 

4-1.Fintech協会様「Fintech Japan 2018」

(出典:株式会社ニューズベース HP)

 

Fintech協会様は2015年に設立された団体で、国内外の関連諸団体・関係省庁との連携・協力関係を通じ、オープンイノベーションを促進させる目的で活動されています。

 

これにより新しいFintechが生まれやすい環境を整え、健全な業界の発展とFintechエコシステムの活性化、そして金融IT業界の日本のプレゼンス向上に貢献するというミッションを掲げています。

実際に2018年に行われたこのイベントをニューズベースでサポートさせていただいた際には、一般公開のイベントとしてフィンテックに関するテーマの様々な講演とディスカッションが行われました。

 

まずはこのイベントに対する思いをしっかりお伺いし、キャッシュレス社会というテーマを掲げイベント設営する方針で準備を進めました。

 

フィンテック協会様はすべてボランティアの会員で成り立つ協会という背景もあり、イベント設営メンバーはカンファレンスの準備にかかりきりになる余裕がないということでご依頼頂き、大幅な工数削減と、運営時のスタッフの負担を軽減できたというお声もいただいております。

 

ご依頼に当たっては、ニューズベースを以前ご利用いただいた別の団体様からのご紹介という形で、イベント企画はフィンテック様、イベント制作・運営をニューズベースでという担当割で進めた案件です。

イベント実施後には「急な変更にも即座に対応してもらえてよかった」とお褒めの言葉を頂戴でき、お互いに満足度の高いイベントになったと喜ばしく思っております。

 

事例詳細はこちら

 

 

4-2.CROSS実行委員会様「CROSS Party」

(出典:CROSS Party HP)

URL:https://www.cross-party.com/

 

「興味の外側の自分に会いに行く」というキャッチフレーズで開催されるこのイベントは、宇宙関係ビジネス・データ関連・技術的負債・エンジニアの働き方・IT企業以外でのエンジニアの働き方などがテーマです。

テクノロジーを核として交流の場という意味で「CROSS」と名付け、時代に左右されることのない色あせないテクノロジーの交差を感じられる1日が過ごせるイベントになっています。

 

エンジニアとして、また企業としての成長の一端を担うことができるようにイベント企画を立ち上げたCROSS様より、2017年に続きご依頼をいただきました。

 

 

4-2-1.2017年のイベントもご依頼いただきました

 

2017年にCROSS様が主催した「エンジニアサポートCROSS2017」でも協力させていただくことができました。

事例詳細はこちら

 

その際には「より多くのITエンジニアの本音で交流できる場・成長の糧を得る場を提供したい!」という熱い思いをお伺いし、チームメンバーの入れ替わりが激しくなってしまう体制を補いながらサポートさせていただく形で参加しました。

 

このイベント開催にはアンカンファレンス形式も取り入れ「参加者が自分の考えたテーマで登壇できる」コーナーも設けたということも印象深い点です。

 

 

実行委員会の方は本業が忙しく入れ替わりが激しいだけでなく、初心者の方ばかり

 

そこで来場者の満足度を上げるためにも、ニューズベースというイベント会社に依頼を検討していただけたとのこと。

 

 

会場手配から設備業者との交渉、開催当日までの準備の仕切りはもちろん、多くの面で頼っていただけたことで、わが社としても思い入れの深いイベントを開催することができたと考えております。

 

この経験あっての今回のイベントご依頼ということもあり、また新たなイベントに向けてCROSS様と協力体制を敷きながら、当日を迎える準備を進めております。

 

お役立ち資料

 

5.まとめ

ここまでカンファレンスと、過去にニューズベースでお手伝いさせていただいたカンファレンスをご紹介しました。

 

  • ビジネス上のカンファレンスとは特定のテーマについての情報交換や意見を出し合うもの
  • カンファレンス開催のメリットは自社だけでなく関係各社にも広がるもの
  • 新規顧客の獲得やスムーズな商談クローズ、既存顧客との関係強化も見込める
  • 企業として成長するのにカンファレンスは大きな効力を発揮する

 

ということがわかっていただけたでしょうか。

 

ニューズベースでお付き合いさせていただいたカンファレンスイベントも、来場者の方、そして開催者の方々に喜んでいただける結果となりました。

カンファレンスイベントはメリットも大きいですが、開催に当たって企画はもちろんノウハウや進行管理も重要になります。

自社内で対応するのが難しい場合には信頼できるイベント会社に依頼することもできる、と覚えておいてください。

 

来場者の方々に満足してもらうことで開催者にとっても大きなメリットになるカンファレンスイベント、成功をおさめるにはどう進めていくか、しっかり検討いただければ幸いです。

 

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