オンラインカンファレンスを開催するメリットや方法・成功させるためのポイントを解説!

公開日:2023.02.02

最近では、オンラインでカンファレンスを開催する企業も増えてきました。オフラインと比較してどのように違うのか気になる担当者も多いはずです。

そこで本記事では、オンラインカンファレンスを開催するメリット開催方法・成功させるためのポイントなどについて解説します-。これからオンラインカンファレンスの開催を検討している企業は、ぜひ最後までご覧ください。

 

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カンファレンスとは?

カンファレンスとは、「会議」のことです。以前までは医療業界で頻繁に利用されていましたが、現在はビジネスシーンにおいても使われるようになってきています。

ビジネスシーンでのカンファレンスは、医療業界で活用するときと若干異なり、「専門家を呼んで大規模で開催する会議」という意味で使われるので覚えておきましょう。

オンラインカンファレンスの需要が高まってきている理由

現在は対面でのカンファレンスだけでなく、オンラインカンファレンスの需要が高まってきています。

最大の理由として挙げられるのが、新型コロナウイルス感染症の影響です。2020年頃から中国で流行した新型コロナウイルス感染症は、現在も感染が拡大しています。これまで通り対面でのカンファレンスを開催しようとしても感染リスクが懸念されるため、その代わりとしてオンラインカンファレンスが開催されるようになってきました。

オンラインカンファレンスの種類

オンラインカンファレンスの種類は以下の2種類です。

完全オンライン型
参加者全員がオンラインでカンファレンスに参加する形式。会場を準備する必要がないため、大幅なコストカットが期待できるが、臨場感に欠ける。
ハイブリッド型
ゲストや少人数の参加者だけを会場に招いてリアルタイムで配信する形式。参加者に臨場感を伝えられるが、ただの生放送にならないように注意が必要。完全オンライン型とハイブリッド型では、それぞれメリット・デメリットがあるので、自分たちに合った方法を選択しましょう。

 

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オンラインカンファレンスを開催するメリット

オンラインカンファレンスを開催するメリットは以下の4つです。

・コストの削減につながる
・参加者や専門家を集めやすい
・意見を出しやすい
・参加人数に上限がない

順番に解説します。

コストの削減につながる

オンラインカンファレンスは、その名の通りオンライン上で完結するため、完全オンライン型であれば会場を用意する必要がありません。たとえハイブリッド型であっても、小規模の会場を用意するだけで済むので、対面で開催するよりも圧倒的にコストを抑えることが可能です。

参加者や専門家を集めやすい

対面でのカンファレンスを開催する場合、参加者や専門家を会場に集める必要があったため、会場までの距離が遠かったりスケジュールの都合が合わなかったりするなどの理由で参加できないという人も少なくありませんでした。

しかし、オンラインではスマートフォンやパソコンなどのデバイスとネット環境があるだけでどこにいても参加できます。そのため、これまで以上に参加者や専門家を集めやすくなったのです。

意見を出しやすい

対面でのカンファレンスは、意見を出す機会が限られています。しかし、オンラインカンファレンスでは、チャット機能やアンケート機能などがあるので、自分が思ったことを気軽に発言することが可能です。

参加人数に上限がない

オンラインカンファレンスは、対面と違って会場が用意されているわけでもないので、参加人数に上限がありません。そのため、対面でのカンファレンスよりもさらに多くの参加者を募ることができます。

 

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オンラインカンファレンスを開催するデメリット

オンラインカンファレンスを開催するデメリットは以下の2つです。

・トラブルやイレギュラーな事態が発生しやすい
・途中で離脱されやすい

一つずつ解説します。

トラブルやイレギュラーな事態が発生しやすい

オンラインカンファレンスの開催規模によっては、一度に数百人以上の参加者が同時に接続することもあるため、通信環境に大きな負荷がかかります。その結果、負荷に耐え切ることができず、動作が重くなったり音声が途切れたりするなどのトラブルやイレギュラーな事態が発生することも珍しくないので、開催する前に必ず通信環境を整えておきましょう。

途中で離脱されやすい

オンラインカンファレンスは、対面と比較して臨場感や緊張感が欠けてしまいます。そのため、途中で離脱される可能性が非常に高くなるのです。最後まで参加してもらうためにも、何かしらの工夫が必要です。

 

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オンラインカンファレンスの開催方法

オンラインカンファレンスは、以下の3つのステップで開催できます。

1.カンファレンスのテーマを決める
2.集客する
3.オンラインカンファレンスを開催する

順番に解説します。

カンファレンスのテーマを決める

カンファレンスを開催する目的に沿ってテーマを決めていきます。5W2Hを活用することで、テーマだけでなくスケジュールや予算についても一緒に考えられるのでおすすめです。

・Why(なぜ)
・What(何で)
・When(いつ)
・Where(どこで)
・Who(誰が)
・How(どうやって)
・How much(どのぐらいの予算で)

一つずつ当てはめていきましょう。

集客する

テーマやスケジュールなどが決まったら、集客します。オンラインカンファレンスは参加人数に上限がないので、可能な限り参加者を集めましょう。集客方法はWeb広告メルマガ・SNSなどさまざまあるため、自分たちが一番得意な方法で集客するのがおすすめです。

オンラインカンファレンスを開催する

実際にオンラインカンファレンスを開催します。当日はスムーズに進行できるよう、リハーサルは入念に行いましょう。

 

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オンラインカンファレンスの開催を成功させるための2つのポイント

オンラインカンファレンスを成功させるためには、以下の2つのポイントを意識しましょ。

・参加者が集まりやすい日程に開催する
・入念にリハーサルする

順番に解説します。

参加者が集まりやすい日程に開催する

1人でも多くのユーザーから参加してもらいたいのであれば、参加者が集まりやすい日程に開催することがポイントです。そのため、なるべく平日よりも休日に開催しましょう。

入念にリハーサルする

オンラインカンファレンスは対面と比較して、トラブルやイレギュラーな事態が発生しやすい傾向にあります。そのため、入念にリハーサルを行いましょう。万が一に備えてマニュアルを作成しておくと安心です。

 

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まとめ

本記事では、オンラインカンファレンスを開催するメリットや開催方法・成功させるためのポイントなどについて解説しました。

オンラインカンファレンスを開催することで、コストの削減や参加者および専門家が集めやすくなるなどのメリットがあります。ただし、途中で離脱されやすかったりトラブルやイレギュラーな事態が発生しやすかったりするなどのデメリットもあるので、注意が必要です。

自分たちだけでオンラインカンファレンスを開催できるか不安に感じるのであれば、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、カンファレンスやシンポジウムプロデュースを行っています。運営マニュアルの作成やオンラインカンファレンスの進行・機材のオペレーション周りなど、トータルでサポートしておりますので、安心して開催できます。まずはお気軽にご相談ください。

本記事を参考に、オンラインカンファレンスを開催してみましょう。

 

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