社内イベントの企画に欠かせない、運営マニュアルの作り方

イベントノウハウ

社内イベントを成功させるうえで、絶対に必要なのが運営マニュアルの存在。「段取り八分」という言葉があるように、社内イベントを成功させるためには、企画の段階から入念な準備が欠かせません。運営マニュアルは、それまでに準備したことが網羅されている、運営スタッフにとってはバイブルともいえる存在です。

どうして運営マニュアルが必要なのか?

せっかく社内イベントを企画するのであれば、参加者には気持ちよく参加してほしいものです。いくら社内イベントといえど、運営スタッフがドタバタと対応に追われていたり、不手際が多かったりしては落ち着いて楽しむことはできません。

こうした事態を避けるためには、事前確認を入念に行う必要がありますが、社内イベント当日はみんな忙しく、担当者をつかまえることもままならないもの。そのため、確認作業はできる限り事前に済ませておき、当日に発生した疑問は運営マニュアル上で確認するのが理想的です。

なかには、忙しくて企画や準備の段階では関わることができなかったものの、当日のみ手伝ってくれるという社員もいるかもしれません。そんなとき、進行の流れやトラブル対応の方法などが書かれているマニュアルの存在は欠かせないものなのです。

運営マニュアルに書いておくべき9つのこと

社内イベント当日にスタッフが安心して運営に集中できるようにするためには、どのようなことを記載しておく必要があるのでしょうか。具体的に見ていきましょう。

1.社内イベントの基本情報

社内イベントのタイトルや日時、会場などの基本情報です。小規模な社内イベントの場合は、大げさに聞こえるかもしれませんが、「遊び」ではなく「イベント」を運営していることをスタッフに意識させ、一体感を高めるという効果もあります。協賛や後援がある場合は忘れずに記載しておきましょう。

 

2.会場までの地図、交通手段

参加者に会場までの道順を聞かれた際に必要になります。主要な交通手段や主要時間、分かりやすい行き方や道順などを記載しておきましょう。

3.組織運営図

プロジェクトを運営するスタッフの組織図です。運営リーダーや各担当(機材担当、会場担当、スタッフ担当など)を明確にしておくことで、イベント当日に確認事項が発生しても「誰に確認すればいいか」がすぐに分かります。

4.当日の進行スケジュール

イベント全体のスケジュール表です。イベントが予定通り進行しているか、次に行うことは何かなどを確認するために欠かせません。作成時には、人の流れや場所の移動なども踏まえて作成しておきましょう。時間的に無理な箇所はないか、スタッフが不足しているタイミングはないかなどを確認することができます。

5.使用する機材リスト

当日使用する機材をリスト化したもの、当日の朝に会場入りする場合、忘れものをなくすためにも必要です。項目ごとに数量や配置場所、管理者などを記載しておくといいでしょう。

6.会場見取り図・ステージレイアウト

どこかのホールを借り切ってイベントを行う場合、会場図も忘れずにつけておきましょう。受付や控え室、トイレ、駐車場をはじめとする基本的な設備のほか、来場者の動線なども書き込まれているとベストです。

7.スタッフの配置図

駐車場の整理や会場内の誘導、参加者対応などに必要なスタッフの配置場所を入れておきます。スタッフ数が多い場合は、スタッフの指揮系統図も入れておくと良いでしょう。

8.緊急連絡先

社内イベントの運営に必要な連絡先をリスト化しておきます。運営リーダーや各担当者の連絡先はもちろんのこと、会場から最寄りの救急病院の電話番号を入れておいても良いでしょう。

9.トラブル対応

想定外のトラブルは必ず起こるものです。あらかじめ想定されるトラブルの内容と、その対応方法をまとめたトラブルシューティングがあれば、社内イベントの運営はぐっとスムーズなものになるでしょう。

 

このように、運営マニュアルを作ることと社内イベントの企画を立てることは、同じ作業であることがお分かりいただけるのではないでしょうか。スタッフが安心して運営に集中するためだけでなく、参加者に楽しんでいただくためにも社内イベントの運営マニュアルは欠かせないものです。今回ご紹介した内容を参考に、入念な準備を行いましょう!

 

参考: