イベント開催に伴う企画書のテンプレートを紹介！作成する目的やポイントも

イベントを開催するにあたっては、企画書の作成が必要となります。

しかし、これまで企画書を作成した経験がない担当者にとっては、ハードルが高いと感じるのではないでしょうか。

そこで本記事では、イベントの企画書で記載すべき内容やテンプレート・通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイントについて解説します。

 

イベントの企画書を作成する目的について

イベントの企画書を作成する最も大きな目的、それは関係者に向けてどのようなイベントを行うのかわかりやすく周知することです。

イベントの規模が大きくなればなるほど、関係者も比例して増えていきます。一人ひとりに伝えるのでは手間がかかりますし、伝達時のミスによる認識の相違が起こる可能性があります。そのため、企画書という形に落とし込むことで、関係者全員へ効率よくイベントの内容を伝え、認識の相違なく正しく共有できるようにするわけです。

また、イベントの企画書作成には、「開催判断を求める」「協力者へメリットを伝える」といった目的もあります。どんなによいイベントでも、口頭説明だけでは良さがうまく伝わりません。

たとえば上司や経営陣に対して上申する際も、イベントの良さが伝わらなければ開催が却下されてしまう懸念がありますが、企画書があればわかりやすくイベント開催の意義やメリットを伝えやすくなります。そのため、適正な判断を仰ぎやすくなるわけです。

 

イベントの企画書で記載すべき内容

イベントの企画書で記載すべき内容として、主に以下の8つがあります。

順番に解説します。

 

実施する目的

「なぜイベントを実施するのか」が明確になっていないと、企画書を配布した際に関係者間で認識の相違が生じる恐れがあります。

自社に対する認知度の向上を目的としている場合もあれば、見込み客の獲得を目的としている場合もあるなど、企業によってイベントを実施する目的はさまざまです。

そのため、まずはイベントを実施する目的を明確に記載しましょう。

 

実施内容

イベントの企画書を作成する上で、実施内容の記載も欠かせません。

「どのようなコンセプトで具体的に何を行うのか」を記載することで、読み手は実施するイベントについて理解しやすくなります。

また、イベント当日の流れを時間ごとに記したおおよそのタイムテーブルを記載するのもよいでしょう。

企画書の時点では詳細な記載は不要で、当日の流れやプログラムの全体像をイメージする資料として利用します。

 

ターゲット

「どのようなユーザーに対してイベントを開催するのか」ターゲットについても記載することで、イベントの全体像が明確化されます。

ターゲットを決める際には、ペルソナを設定しましょう。

ペルソナとは、典型的な顧客像を設定した架空の人物像のことであり、最低でも以下の内容について決めていきます。

 

日にち・場所

日にちもイベントの企画書には忘れずに記載します。

また、併せて開催場所についても記載しましょう。

 

 

予算

イベントを開催するためには、社内で承認を得る必要があります。

そのため、企画書では予算についてもしっかり記載しなければいけません。

ある程度明確な予算を算出することで納得感を持たせられるので、何に対してどれくらいの費用が必要になるのか、計算しておきましょう。

 

集客方法

イベントの成功可否は、参加者の人数によって決まります。目的にあわせて十分な参加者を集めなければなりません。そのため、イベントの企画書では集客プランについての記載が必要です。

集客方法では、イベント全体の集客目標、いつから集客するのか、どのような媒体や方法で集客するのか、チャネルごとの集客目標はどれくらいか、予算はいくら必要かなどを明記します。

集客方法は、予算にも関わるものです。また、事前にどれくらいの参加者が集まるのかの予測にも活用できます。そのため、達成できる見通しをもって記載することが大切です。

 

運営の体制

イベントの企画書には、運営体制も明記しておきましょう。

イベントの規模が大きくなればなるほど、関係者の数が増えていき、必要な人的リソースも増えていきます。そのため、規模の大きいイベントの場合、運営体制が記されていないと「誰が関係者なのか」「リソースは足りているか」などがわからなくなります。

そうした問題を起こさないためにも、自分の部署の関係者はもちろん、他部署の協力者や協力会社、外部リソースなどを明記しておくことが大切です。

 

スケジュール

どれくらいの期間を用いてどんな準備を行うのかも、開催に向けて重要な情報です。

できるだけ明確なスケジュールをイベントの企画書には記載しておきましょう。

 

実際に活用できる！イベントの企画書のテンプレート

これからイベントの企画書を作成する担当者は、下記のテンプレートを参考にしてみましょう。

 

イベントの概要

タイトル	「〇〇」の発表に伴うプライベートショー
実施目的	・見込み客の獲得 ・新商品「〇〇」の宣伝や認知度向上

 

イベントの詳細

イベント内容	・新商品「〇〇」の体験 ・サンプルの配布 ・開発者のセミナー
ターゲット	決裁権を持つ担当者
日時	2024/5/15〜2024/5/17
場所	〇〇〇〇
協力企業	・△△株式会社 ・××株式会社
予算	約500万円（詳細な内訳は別紙に記載）

 

タイムテーブル

時間	コンテンツ
10：00～12：00	基調講演　登壇者：〇〇先生
12：00～13：00	昼食・休憩
13：00～13：50	自社セッション　登壇者：〇〇
14：00～14：50	スポンサーセッション　登壇者：〇〇様
15：00～15：10	閉会　司会：〇〇

 

集客方法

集客目標	事前登録者数：◯◯人
自社	・メール配信：◯◯人 配信対象：◯◯人 配信回数：◯◯回 予算：◯◯円 ・DM送付：◯◯人 送付対象：◯◯人 送付回数：◯◯回 予算：◯◯円 ・メディア集客：◯◯人 媒体A 媒体B 予算：◯◯円
外部	・外部メディア集客：◯◯人 媒体A 媒体B 予算：◯◯円 ・運用型広告：◯◯人 Google Facebook Yahoo 予算：◯◯円 ・SNSへの投稿：◯◯人 公式Xアカウント（フォロワー数　◯◯人）

 

運営の体制

自社	企画・運営 スポンサー事務局 セッション 登壇者対応
スポンサー・協賛	セッション
パートナーA	会場整理・受付 会場設営 当日運営 トラブル・医務
バートナーB	イベントLP製作 来場者登録システム運用 集客・広告運用

 

補足事項

開催までのスケジュール	2023/〇/〇〇　最終的な企画の決定 2024/〇/〇〇　各種発注完了 2024/〇/〇〇　会場設営完了
添付資料	・予算内訳 ・配布予定のサンプル詳細 ・当日の会場見取り図
備考	過去にも開催経験あり

 

通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイント

通りやすいイベントの企画書にするためには、以下6つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

明確な目的やゴールを設定する

イベントの企画書は、どのようなイベントにするのかを関係者全員にわかりやすく周知するために作成します。

目的が設定されていなかったり、ゴールが曖昧な状態だったりすると、企画書を共有した際に認識の相違が生じてしまう可能性があります。

そのような事態を防ぐためにも、明確な目的やゴールを設定しましょう。

 

スケジュールに余裕を持たせる

イベントを開催するにあたってギリギリのスケジュールだと、ミスやトラブルが発生しやすくなります。

その結果、企画書を作成しても見送られる可能性があるため、なるべく余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

 

独自性を持たせる

地域や業界によっても異なりますが、連日多くのイベントが開催されているため、似ているようなイベントを開催した場合には想像以上に集客できない可能性があります。

一人でも多くのユーザーを集客したいのであれば、独自性を持たせて競合他社との差別化を図ることを意識しましょう。

 

予算の内訳を明確に示す

イベントの企画書を作成するにあたって、予算の内訳が曖昧に記載されていると「開催した際に想定よりもはるかに上回る費用がかかるのではないか」と不信感を持たれてしまいます。

その結果、企画書の内容はよくても通らない可能性があるので、何に対してどれくらいの費用がかかるのか、わかる範囲で構いませんので明確に示すようにしましょう。

 

効果測定の方法について決めておく

多くの企業は、今後も定期的にイベントを開催したいと考えるはずです。

そのため、企画書を作成する段階でどのように効果測定するのかについても決めておきましょう。

そうすることで、「イベントを開催した後についてもしっかりと考えている」と思われるようになり、企画書が通りやすくなります。

 

イレギュラー時の対処法についても記載する

イベント当日には、何かしらのトラブルが発生することも珍しくありません。

そのようなイレギュラーが起きた際に、どういったことを行えばいいのか、対処法についても記載しておきましょう。

そうすることで、「万が一のことが起きても安全に開催できる」と納得感を持たせられます。

 

まとめ

本記事では、イベントの企画書で記載すべき内容やテンプレート・通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイントについて解説しました。　

イベントの企画書は、どのようなイベントにするのかを関係者全員にわかりやすく周知するために欠かせません。　

通りやすい企画書にするためにも、明確な目的・ゴールを設定したり、スケジュールに余裕を持たせたりすることを心がけましょう。

 

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