イベント開催に伴う企画書のテンプレートを紹介！作成する目的やポイントも

イベントを開催するにあたって、企画書の作成が必要となります。

しかし、これまで企画書を作成した経験がない担当者にとっては、ハードルが高いと感じるのではないでしょうか。

そこで本記事では、イベントの企画書で記載すべき内容やテンプレート・通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイントについて解説します。

 

イベントの企画書を作成する目的について

イベントの企画書を作成する目的は、どのようなイベントにするのかを関係者全員にわかりやすく周知するためです。

特に大規模なイベントになればなるほど、多くの関係者と密に連携を取る必要があります。

認識の相違が起こらないようにするためにも、イベントを開催するにあたって企画書の作成は、必要不可欠といっても過言ではありません。

 

イベントの企画書で記載すべき内容

イベントの企画書で記載すべき内容として、以下の6つがあります。

順番に解説します。

 

実施する目的

「なぜイベントを実施するのか」が明確になっていないと、企画書を配布した際に関係者間で認識の相違が生じる恐れがあります。

自社に対する認知度の向上を目的としている場合もあれば、見込み客の獲得を目的としている場合もあるなど、企業によってイベントを実施する目的はさまざまです。

そのため、まずはイベントを実施する目的を明確に記載しましょう。

 

実施内容

イベントの企画書を作成する上で、実施内容の記載も欠かせません。

「どのようなコンセプトで具体的に何を行うのか」を記載することで、読み手は実施するイベントについて理解しやすくなります。

 

日にち・場所

日にちもイベントの企画書には忘れずに記載します。

また、併せて開催場所についても記載しましょう。

 

ターゲット

「どのようなユーザーに対してイベントを開催するのか」ターゲットについても記載することで、イベントの全体像が明確化されます。

ターゲットを決める際には、ペルソナを設定しましょう。

ペルソナとは、典型的な顧客像を設定した架空の人物像のことであり、最低でも以下の内容について決めていきます。

 

予算

イベントを開催するためには、社内で承認を得る必要があります。

そのため、企画書では予算についてもしっかり記載しなければいけません。

ある程度明確な予算を算出することで納得感を持たせられるので、何に対してどれくらいの費用が必要になるのか、計算しておきましょう。

 

スケジュール

どれくらいの期間を用いてどんな準備を行うのかも、開催に向けて重要な情報です。

できるだけ明確なスケジュールをイベントの企画書には記載しておきましょう。

 

実際に活用できる！イベントの企画書のテンプレート

これからイベントの企画書を作成する担当者は、下記のテンプレートを参考にしてみましょう。

 

イベントの概要

タイトル	「〇〇」の発表に伴うプライベートショー
実施目的	・見込み客の獲得 ・新商品「〇〇」の宣伝や認知度向上

 

イベントの詳細

イベント内容	・新商品「〇〇」の体験 ・サンプルの配布 ・開発者のセミナー
ターゲット	決裁権を持つ担当者
日時	2024/5/15〜2024/5/17
場所	〇〇〇〇
協力企業	・△△株式会社 ・××株式会社
予算	約500万円（詳細な内訳は別紙に記載）

 

補足事項

開催までのスケジュール	2023/〇/〇〇　最終的な企画の決定 2024/〇/〇〇　各種発注完了 2024/〇/〇〇　会場設営完了
添付資料	・予算内訳 ・配布予定のサンプル詳細 ・当日の会場見取り図
備考	過去にも開催経験あり

 

通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイント

通りやすいイベントの企画書にするためには、以下6つのポイントを意識しましょう。

一つずつ解説します。

 

明確な目的やゴールを設定する

イベントの企画書は、どのようなイベントにするのかを関係者全員にわかりやすく周知するために作成します。

目的が設定されていなかったり、ゴールが曖昧な状態だったりすると、企画書を共有した際に認識の相違が生じてしまう可能性があります。

そのような事態を防ぐためにも、明確な目的やゴールを設定しましょう。

 

スケジュールに余裕を持たせる

イベントを開催するにあたってギリギリのスケジュールだと、ミスやトラブルが発生しやすくなります。

その結果、企画書を作成しても見送られる可能性があるため、なるべく余裕を持ったスケジュールを組むようにしましょう。

 

独自性を持たせる

地域や業界によっても異なりますが、連日多くのイベントが開催されているため、似ているようなイベントを開催した場合には想像以上に集客できない可能性があります。

一人でも多くのユーザーを集客したいのであれば、独自性を持たせて競合他社との差別化を図ることを意識しましょう。

 

予算の内訳を明確に示す

イベントの企画書を作成するにあたって、予算の内訳が曖昧に記載されていると「開催した際に想定よりもはるかに上回る費用がかかるのではないか」と不信感を持たれてしまいます。

その結果、企画書の内容はよくても通らない可能性があるので、何に対してどれくらいの費用がかかるのか、わかる範囲で構いませんので明確に示すようにしましょう。

 

効果測定の方法について決めておく

多くの企業は、今後も定期的にイベントを開催したいと考えるはずです。

そのため、企画書を作成する段階でどのように効果測定するのかについても決めておきましょう。

そうすることで、「イベントを開催した後についてもしっかりと考えている」と思われるようになり、企画書が通りやすくなります。

 

イレギュラー時の対処法についても記載する

イベント当日には、何かしらのトラブルが発生することも珍しくありません。

そのようなイレギュラーが起きた際に、どういったことを行えばいいのか、対処法についても記載しておきましょう。

そうすることで、「万が一のことが起きても安全に開催できる」と納得感を持たせられます。

 

まとめ

本記事では、イベントの企画書で記載すべき内容やテンプレート・通りやすいイベントの企画書にするために意識すべきポイントについて解説しました。　

イベントの企画書は、どのようなイベントにするのかを関係者全員にわかりやすく周知するために欠かせません。　

通りやすい企画書にするためにも、明確な目的・ゴールを設定したり、スケジュールに余裕を持たせたりすることを心がけましょう。

 

イベントの開催に伴い、リソースやノウハウ不足でお困りの場合は、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、社内コミュニケーションイベントプロデュースを提供しており、イベントに関するさまざまな業務のサポートを行っています。

そのため、現状のリソースだけでもイベントを開催することが可能です。

また、豊富な支援実績もあるため、イベントの開催経験が乏しくても安心です。

まずはお気軽にお問い合わせください。