イベントをアウトソーシングすることで得られる4つのメリット

イベントノウハウ

2017年7月26日公開記事ですが2019年9月4日に修正しました。

目次

1.イベント会社にアウトソーシングするべき理由

2イベントの実行力が付加される

3.イベント準備がスピードアップする

4.自社の知見にないアイデアを取り入れられる

5.イベント会社が持つ外部パートナーネットワークを活用できる

6.実際にイベント会社にアウトソーシングしてみたらどうなる?事例紹介

7.まとめ



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自社でイベントを検討している。規模が大きいため、外部のイベント会社への委託も検討余地としてはあるが、コストも馬鹿にできない。果たしてコストをかけてまで、イベント会社に協力してもらうべきなのか?

本稿では、このようなお考えをお持ちの方向けに、イベント会社に外部委託することで得ることが出来る4つのメリットをご紹介させて頂きます。






1.イベント会社にアウトソーシングするべき理由

イベントの主催者にとって、果たしてイベント会社にアウトソーシングすることは必要なのでしょうか?

確かに、イベント会社に業務をアウトソーシングすることは、経験があまりない会社にとってはコストが余計にかかってしまうように思われるかもしれません。

しかし、筆者はイベントを主催する会社は、以下の観点からイベント会社にアウトソーシングすべきと考えます。

中核業務と周辺業務

イベントの業務には、主催企業がやることがイベント成果のために良い事(中核業務)と、専門会社がやることがイベント成果のために良い事(周辺業務)の大きく2つに分けられます。

中核業務とは

・イベントを開催する目的と期待する成果の設定
・経営陣への説明
・内部関係者への登壇の依頼
・営業部など他部署の現場スタッフに対して集客顧客への招待の協力依頼
・スポンサー見込み企業への出展交渉
・集客を行うチャネルの確保
・イベント終了後の来場者へのフォロー体制の設計
・全体予算管理

これらは、内部での複雑な調整を要することや、顧客と直接関わり営業機会となる可能性が高いということもあり、主催企業がやることがイベント成果のために良いと考えられます。

周辺業務とは

・目的に合わせたイベントコンテンツの企画
・コンセプトを表現するデザインや映像の企画
・登壇者への事務連絡
・招待状の作成や返送対応
・出展の決まったスポンサーからの問い合わせ対応や請求処理
・集客チャネルに合わせた集客活動の立案・実行
・会場やデザイナーなどの外部業者との連絡
・当日に向けた準備の仕切り

これらは、内部調整の複雑性が弱く自社の営業機会となる可能性も低い業務です。また、オペレーショナルな部分も多く、知見や事例の有無によって成果にバラつきが出る業務とも言えます。したがって、専門会社がやることがイベント成果のために良いと考えられます。

中核業務に集中して生産性を高める、攻めのアウトソーシング

働き方改革や生産性が企業の高い関心事になっている昨今。専門性の高い周辺業務をイベント会社にアウトソーシングすることはで、中核業務に集中できる環境を作り出すことができます。

その結果、本来イベントを行うことで得ようとしていた成果を高めることが可能です。言わば、生産性を上げる『攻めのアウトソーシング』が実現できるのです。

例えば、自社の顧客を招待するイベントの場合、招待状のデザインや返送管理といった業務はイベント会社に任せる代わりに、イベント当日、来場した顧客の購買意欲を引き立てるためのデモ機の選定や話し方の検討などに時間を使うことなどが期待できます。

それでは、イベント主催を検討されている企業にとって、イベント会社にアウトソーシングを行う重要性が分かったところで、アウトソーシングすることにより得られる4つの具体的なメリットを見ていきましょう。






2.イベントの実行力が付加される

48_(2).jpgイベントの準備から実行にあたっては、多くの業務タスクが発生します。これらの業務タスクを恙なく実行に移すことが可能な人材を自社で賄うことが出来ない場合には、イベント会社にアウトソーシングすることで補完できます。

イベント会社は以下のような業務を補完することができます。

① イベントの目的に合致したコンテンツを企画するプランニング業務 
イベント担当の方があらかじめ設定したイベントの目的やテーマメッセージを元にイベントコンセプトやプログラム、演出内容の提案 。

② 関係各署と調整し各タスクの進行管理を行うディレクション業務
Webや映像、パンフレットといった各種クリエイティブの制作進行、当日の受付や誘導、進行といったオペレーション内容の設計、物品や什器、機材といった物品の選定・手配、イベント実施会場との当日スケジュール調整、運営に必要な人員組織の計画とアサイン、消防、警察といった行政への必要書類提出など。

③ これらタスク全体の進捗管理、予算、リソースの分配を行うプロデュース業務
全体工程タスクスケジュール計画、プロジェクト体制計画、主催者予算に基づくイベント見積、イベント担当の方をはじめとする主催者及び関係者との打ち合わせ。



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3.イベント準備がスピードアップする

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イベント準備にあたり、イベント担当の方の多くは、日常の通常業務を行いながら進めることになるため、時間が足りません。イベント会社にアウトソーシングすることによって、短時間で集中してイベントに対応することができます。

例えば、イベント会場の手配が必要な時、イベント会社では自社ノウハウとして人数、レイアウト形式、アクセス、面積、連絡先などの情報が整理されたリストを持っています。

加えて、舞台進行や展示ブースなどで必要となる進行台本、当日のオペレーション計画を取りまとめる運営マニュアルなどの書類についても多くのフォーマットを持っています。

また、このようなツール面だけでなく、例えば過去に同じ会場で実施したことがあり、既に会場の特性や条件を熟知していることもあります。

これらイベント会社が持つノウハウをイベント担当の方の必要な部分に応じて提供してもらえるため、主催企業が初めてイベントを行う場合でも、ゼロベースではないスタートを切ることができ、自らが行うよりも非常に速いペースで準備を進めることができるのです。






4.自社の知見にないアイデアを取り入れられる

48_(4).jpgイベント会社は、多くの企業との取引で培った経験、そして業界のトレンドや技術といった知見を持っています。

実際に、入社式にてイベント会社にアウトソーシングを委託された全日本空輸株式会社様は、イベント会社にアウトソーシングするメリットについて次のように語っておられます。

「(イベント会社は、)トレンドやイベントの知見、他社の事例が豊富にあり、こちらが聞きたいトピックを具体的に教えていただけます。また、実施したい、やってみたいことに対するプロならではの助言を貰えた事も大変参考になりました。」



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このように、イベント会社に委託することで、イベント担当の方は自社の知見、個人の考えに加え、新たにイベント会社の知見を加えた中で、最良のアイデアを取り入れることができます。






5.イベント会社が持つ外部パートナーネットワークを活用できる

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イベントの企画にはその性質上、イベント会社一社では対応できない内容もあります。しかし、イベント会社は、それを補うことができる外部パートナー企業とのネットワークを持っているため、イベント担当の方がやりたいことを、かなえることが出来る専門家を紹介してもらうことができます。

例えば、イベント演出の一つにパフォーマンスショーがあります。この時のパフォーマーはイベント会社のメンバーではもちろんありません。また、イベントでは多様で多種なグラフィックデザインが登場します。これらのデザイナーは場合によっては、イベント会社のパートナーが行うこともあります。そしてイベント当日のスタッフもまた、イベント会社のパートナーです。

このようにイベント会社は、イベント内容によってリソースが弱い分野については自社の独自のネットワークをフル活用し補います。イベント担当の方は、自身が考えているアイデアをイベント会社だけでなく、彼らを通じて知り合った専門家とともに作り上げることができるのです。






6.実際にイベント会社にアウトソーシングしてみたらどうなる?事例紹介

1.TECH IN ASIA

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TECH IN ASIAは、過去7回開催の実績をもつ、企業家や投資家、テクノロジー業界関係者間での交流、マッチングを目的とした大規模なイベントです。
TECH IN ASIAの開催目的を、「競合他社より多くの支持を獲得して、確かな地位を築いて収益を上げる」としました。 開催目的を達成するために企業家と投資家がマッチング、あるいは商談を交わす機会を多く設けられるデザインが必要でした。

イベントを開催するにあたり、イベント計画を進行させる人材、ノウハウを新しく投入する必要性が生じ、そこでTECH IN ASIA運営はイベント制作会社ニューズベースにサポートを依頼しました。
TECH IN ASIAのボランティアスタッフを活用したいという希望の元、ニューズベースは、運営スタッフに対してノウハウをレクチャーし、ボランティアスタッフ募集を発するタイミングなども具体的にアドバイスしました。
本来であればイベント運営側では得られなかった具体性の高いノウハウが、イベントをのアウトソーシングにより得られました。

またイベントの参加者の中には海外のゲストが多数来場することが予想されるため、土地勘が無い海外からのゲストに対して、事前に出展案内などを行い混乱を招くことなく誘導することができ、結果として投資家や企業家、テクノロジー関係者を多数マッチングさせることができ、大きな成果を挙げるに至りました。



2.エンジニアサポート CROSS実行委員会

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エンジニアサポートCROSSは最大収容人数が約1,200人の大規模なホールで開催される国内最大級のITエンジニアカンファレンスです。このイベントは所属している組織や使用しているプログラム言語、専門分野が違うエンジニアたちが交流し、互いに知見を深めることが目的です。
エンジニアサポート CROSSの場合は、ふたつの課題がありました。

ひとつは、エンジニアサポート CROSSの運営チームは人の入れ替わり激しいこともありイベント運営ノウハウが蓄積されていないという点でした。 チームメンバーが入れ替わるとカンファレンス実行にまつわるノウハウが薄れていくため、エンジニア CROSS運営チームには運営に関するノウハウが少ない状態でした。

もうひとつは、業務負担量が多い点でした。基本的には本業務を抱えながらの運営ということもあり、実行委員の業務負担量が多く十分な配慮が出来ない状況でした。 上記ふたつの課題に対して解決しつつ、カンファレンスを成功に導くために専門的な知識を持つサポーターが必要でした。

そこでイベント制作会社ニューズベースに依頼し、イベントの事前準備や制作進行のディレクションを業務委託しました。イベント制作、運営に関してノウハウがあるイベント専門会社へ細かい代行することにより、実行委員会の業務負担量を低減させることができ、結果実行員会は、本来の業務であるプログラム企画やオペレーションに集中することができました。



3.シーエスシージャパンリミテッド

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シーエスシージャパン,リミテッドは毎年アジア各国にて持ち回りで開催される、アジア全域の保険会社ユーザー向けのイベントです。

日本で開催されることが決定した際、基本的な計画と会場の確保までは、運営単独で実施することができましたが、具体的な企画発案において、今現在の知識やノウハウだけでは十分な内容に仕上げることが出来ないという問題に突き当たりました。 またカンファレンス内で扱われる書類は全て英語表記のため、さまざまな資料などを英訳、日本語訳する必要があるという点も大きな課題でした。

そこでイベント制作会社ニューズベースにサポートを依頼し、配布資料や進行台本を日本語と英語両方が記載されたフォーマットや、開催国である日本の文化を来場者に体感してもらうコンテンツも作成し、日本らしさが溢れるカンファレンスが成立しました。

日本らしさを引き出すために、「海外の来場者が期待する日本像」から逆算してコンテンツが作られ、最終的にはカンファレンスで「サムライ、ニンジャ」などに代表されるある日本らしいプログラムが披露されました。 オプショナルツアーやお土産を用意するなどし、徹底的に「日本らしさ」を前面に押し出し、「おもてなし」の精神を十分にアピールし、来場者に好評を博すに至りました。



4,住友化学株式会社のセミナーにおける例

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住友化学株式会社は、「サウジアラビア工業団地への企業誘致」を目的としたセミナーを開催しました。サウジアラビア進出に対するプロセスを模索している日本企業をターゲットとし、東京と名古屋、大阪のホテルのホールにて行われました。
しかし、セミナーを開催する上で「担当者がセミナー企画業務に追われて、通常業務に支障をきたす」という問題が生じていました。

セミナーやカンファレンスは開催数が多くなればなるほど細かな業務が発生します。
そこで、セミナー企画業務を代行できる手配先のネットワークを持つイベント会社ニューズベースのサポートを受けるという方法を取りました。セミナーのゲストが利用する宿泊施設やレストラン、移動チケットなどを手配する業務を一手に引き受けたりなど、セミナー企画における課題と問題点が整理され、それをクリアするための具体策も合わせて提案されました。

結果として担当者はセミナー企画業務から離れることができ、通常業務に集中することが実現されました。セミナーイベントをアウトソーシングすることにより、イベント進行と通常業務へのコミットを両方同時に確保することができました。






7.まとめ


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