費用はどのくらい?30~50人規模のセミナー運営

公開日:2019.08.08

 

30~50人規模のセミナーを年間を通して複数回開催しているご担当者は、次のようなお悩みをお持ちではないでしょうか?

「セミナーの開催件数が増え社内のリソースだけでは手がまわらなくなってきた」

「セミナー当日にトラブルなく円滑に運営するためにプロの知見やノウハウが欲しい」

「業者に代行を検討しているがどの程度まで業務範囲を任せられるか分からない」

本記事では、このようなお悩みを持つご担当者に向けて、セミナーの運営を外注/代行した場合の費用感やイベント会社ニューズベースが提供するセミナー運営代行サービスの内容や概算費用をお伝えします。

 

1.セミナーにかかる費用

セミナー開催を外注にする場合は、次のような項目の費用が必要になります。

 

1-1.問合せ事務局費

セミナー運営|問合せ事務局費

案内、管理などに対応する費用です。参加人数規模や、どのような業務を行うかによって費用が変わります。たとえば、受講票などのメール配信、登録者管理などの業務で、5万円からが相場となります。

 

1-2.運営人件費

セミナー運営|運営人件費

セミナーの運営スタッフを外部に依頼した場合、ディレクション費用に加えて、当日の賃金や交通費などの人件費がかかります。また、セミナーが長時間の場合は、お弁当や飲み物なども用意が必要になる場合もあります。

仮に収容人数が30~50人程度とすると、当日の人件費としては、管理責任者1名/スタッフ1~2名が必要です。この規模の場合は合計すると交通費などの諸経費を含めて8~10万円程度になります。

 

1-3.会場費

セミナー運営|会場費

会場費には、プロジェクターや音響装置、テーブルやイスなどのレンタル費用がかかります。会場費を考えるうえで基準となるのが、参加者の人数と会場の定員数です。会場の定員数を確認し、セミナーの参加人数が確定したうえで、会場を選ぶようにしましょう。

セミナー会場は、「貸し会議室」や「レンタルスペース」を使用する場合が多く、費用相場は地域・広さ・使用時間によって異なりますが、東京都で日中10時~18時の間、8時間使用する場合だと以下のような費用感になります。

  • 30名規模 5~10万円程度
  • 50名規模 20~30万円程度
  • 100名規模 20~40万円程度

また、会場レイアウトには「スクール型」「コの字型」「シアター型」などの形式があります。レイアウトによって定員人数も変わるので必ずチェックしましょう。

 

■スクール型

セミナー運営|スクール型会場レイアウト

■コの字型

セミナー運営|コの字型会場レイアウト

■シアター型

セミナー運営|シアター型会場レイアウト

 

 

2.年間開催数によって変わるサポート体制と費用感

イベント会社のニューズベースでは、年間、数多くのセミナーの運営代行業務を扱っております。ここでは弊社に30~50人規模のセミナーをサポートした場合の体制や費用感についてご説明致します。

ニューズベースでは、お客様のセミナーの開催スケジュール内容に合わせて、下記のようなサポート体制をご提案しております。

1.スポット型
2.専門チーム型

それでは、それぞれのプラン/サポート体制についてご説明させて頂きます。

 

スポット型と専門チーム型
それぞれのメリット・デメリット

評価項目 スポット型 専門チーム型
手配俊敏性
既存人材プールを活用するため
スケジュールさえ合えば
1週間~2週間で手配可能

人材プールの生成と教育のため
2ヶ月程度時間を要する
人材の固定化 不可
人材練度 人材を固定化できないため
上がりづらい
人材を固定化できるため
上がる
発生単位 1回から発注可能 1回から発注自体は可能だが
年間発注推奨
コスト 都度発注のためコストは一定
専門チーム型と比べると割高
採用教育費用がかかるが
専用化することにより人材コストは削減可能
こんな場合に
おススメ
  • 実施予定が、
    直近にならないと決まらない。
  • 一時的な支援を希望。
  • 予算確保が出来ていない。
  • 実施予定がある程度決まっている。
  • 長期的な支援を希望。
  • 予算が確保できている。

 

2-1.不定期開催または単発開催する方に向けたプラン:スポット型

セミナーを不定期、または単発で開催したいお客様にご提案する体制です。

実施予定や内容が直近にならないと決まらない場合や、一時的なリソース不足のために人員が欲しい場合、予算確保が出来ていない場合におすすめしております。

スポット型は、運営に必要な人員をニューズベースが既存で保有する人材プールより手配します。スケジュールを調整できれば、1~2週間で手配が可能です。単発のセミナー運営を1回からの発注を承っております。

ただし、アサインする人材の固定化はできないため、主催者側のノウハウの蓄積などは難しくなります。また、都度発注になるためコストは一定です。

セミナー運営スポット型|ニューズベースの人材から都度手配

 

2-2.年100回程度のセミナー開催する方に向けたプラン:専門チーム型

セミナーを定期的に開催しているお客様にご提案する体制です。

月8回開催、つまり年100回程度セミナーを開催する主催者様向けのプランです。実施スケジュールがある程度決まっている場合、通年/長期的なセミナーサポートをご希望されている場合、予算が確保できている場合におすすめしております。

専門チーム型は、運営に必要な人員を既存の人材プールに加えて新規にチームを生成して、専門人材を手配致します。この場合、人材プールの生成と教育のために2ヶ月程度、時間がかかります。セミナー1回からの発注自体は可能ですが、主催者側のノウハウを蓄積できる事がメリットです。

人材を固定化ができるために人材練度は上がっていきます。採用教育費用が発生致しますが、お客様のセミナーに特化したオーダーメイドの専用チームを作る事ができ、人材のコストの削減が可能になります。

セミナー運営専門チーム型|新規にチーム生成。専門人材を手配

ニューズベースではその他にも、スポッド型と専門チーム型を組み合わせたプランのご提案もしております。セミナー運営代行について、さらに詳しく知りたい方はお気軽にご相談下さい。

 

 

3.まとめ

本記事では、30~50人規模のセミナーを年間を通して複数回開催しているご担当者にむけて、運営を外注/代行した場合の費用感やイベント会社ニューズベースが提供するセミナー運営代行サービスの内容や概算費用をお伝え致しました。

主催者側の限られたリソースを有効に活用し、セミナーの成果を最大化するために、運営の外注/代行のご検討を頂ければ幸いです。お気軽にお問い合わせ下さい。