【人事評価面談】実施する目的や進め方・成功させるためのポイントを解説!

公開日:2024.03.12

日頃の仕事ぶりを評価するために、企業では定期的に「人事評価面談」を実施しています。

しかし、人事評価面談を実施する上で「人事評価面談の経験が乏しく、進め方がわからない」「人事評価面談を実施しているけど、あまり手応えを感じられない」といった悩みを抱えている人もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、人事評価面談を実施する目的や具体的な進め方・成功させるためのポイントについて解説します。

 

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人事評価面談とは?

人事評価面談とは、従業員の評価をつけるために半年〜1年に1回のペースで開催される面談のことです。

基本的に上司と部下の1対1で行われますが、場合によっては人事担当者が同席することもあります。

人事評価面談で話す具体的な内容は、以下の通りです。

  • 目標に対する現在の達成状況
  • 抱えている課題
  • 今後の目標 など

 

人事評価面談を実施する目的

人事評価面談を実施する目的は、以下の4つです。

  • 人事考課
  • 現状の把握
  • 人材の育成
  • モチベーションの向上

順番に解説します。

 

人事考課

1つ目は人事考課です。

人事考課とは、企業が定めている基準を参考に、従業員の勤務態度や実績・能力などを評価することです。

人事考課の内容によって、ボーナスの金額や昇給の有無などが変わってきます。

非常にセンシティブな情報のため、ほとんどの企業が非公開としています。

 

現状の把握

2つ目は現状の把握です。

普段から同じ職場で働いていても、実際に部下一人ひとりが業務に対してどのような課題を抱えているのか、目標に対してどれくらいの進捗状況なのかを正確に把握できていないという上司もいるはずです。

従業員数が多い大企業であれば、尚更でしょう。

そのため、人事評価面談を通して部下の現状を把握します。

 

人材の育成

3つ目は人材の育成です。

人事評価面談では、上司が部下に対して業務の取り組み状況をフィードバックする機会でもあります。

自身のことを客観的に評価できていないという従業員もいるはずなので、上司がよかった点や改善すべき点を伝えることで、やるべきことが明確化されて、部下の成長につながります。

 

モチベーションの向上

4つ目はモチベーションの向上です。

次第に業務に慣れてきたり、目先の成果ばかりに囚われたりすると、途中で目標を見失ってしまい、業務に対してやりがいを見出せなくなる従業員も少なくありません。

しかし、人事評価面談を通して仕事の意義を伝えたり将来の目標を設定したりすることで、モチベーションの向上につなげることが可能です。

 

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人事評価面談で評価となる3つの要素

人事評価面談で評価となる要素は、以下の3つです。

  • 能力評価
  • 情意評価
  • 成果評価

一つずつ解説します。

 

能力評価

1つ目は能力評価です。

能力評価とは、業務を遂行する上で必要なスキルや知識について評価することです。

どうしてもチームで業務を遂行する場合、裏方としてあまり目立たないポジションの従業員もいます。

しかし、能力評価によって、適切な評価を受けることが可能です。

具体的には、画期的なアイディアを考えられる企画力や、考えたアイディアを実際の行動に移す実行力などが評価項目としてあります。

 

情意評価

2つ目は情意評価です。

情意評価とは、業務に対する姿勢や意欲・日頃の勤務態度などについて評価することです。

情意評価によって、いくら成績がよくても周囲への態度が悪かったり、頻繁に遅刻したりするなどの問題行動を起こしている場合には、評価が低くなります。

逆に成果があまり出ていなかったとしても、ムードメーカーとして職場の雰囲気をよくしたり、任された仕事を最後まで全うする責任感があったりする場合には、適切な評価が受けられます。

ただし、情意評価は評価する人の主観が入りやすい部分でもあるため、注意が必要です。

 

成果評価

3つ目は成果評価です。

成果評価とは、名前の通り成果に応じて評価することです。

営業職のように成果が数値として表れる場合には、定量評価を行います。

それ以外の成果が数値として表れにくい職種の場合には、評価基準を定めたり一緒に働いているメンバーから意見を聞き出したりして評価するのが一般的です。

 

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人事評価面談の具体的な進め方

人事評価面談の具体的な進め方は、以下の通りです。

  • 話しやすい場所を確保する
  • アイスブレイクで緊張をほぐす
  • 部下の自己評価内容を聞く
  • 評価内容に対するフィードバックを伝える
  • 課題を共有して解決策を提案する

順番に解説します。

 

1.話しやすい場所を確保する

人事評価面談では、センシティブな情報についても話します。

そのため、静かで話しやすい場所を確保するようにしましょう。

なるべく個室を選ぶのがおすすめです。

 

2.アイスブレイクで緊張をほぐす

基本的に人事評価面談は上司と部下の1対1で行われるため、緊張する人もいるはずです。

緊張を少しでもほぐすためにも、本題に入る前にアイスブレイクを行いましょう。

 

3.部下の自己評価内容を聞く

アイスブレイクを行ったら、部下の自己評価内容について聞きます。

部下が話している最中に割り込んでしまうと、部下の本心を聞き出せなくなる恐れがあります。

そのため、上司は最後まで部下の話を聞くようにしましょう

 

4.評価内容に対するフィードバックを伝える

部下の自己評価内容を聞いたら、それに対するフィードバックを伝えます。

最初によかった点を伝えてから、その後に改善すべき点を伝えることで、部下はスムーズに評価内容を受け入れてくれるはずです。

改善すべき点を伝える際には、なるべく丁寧でわかりやすいように伝えることを意識しましょう。

 

5.課題を共有して解決策を提案する

評価内容に対するフィードバックを伝えたら、現状の課題点についての共有を行いましょう。

上司が一方的に課題を伝えるのではなく、お互いに話し合いながらどこが課題となっているのかを見つけていきましょう。そうすることで、部下も納得しやすくなります。

最後に課題に対する解決策を提案して、今後の目標を設定します。

 

人事評価面談を成功させるためのポイント

人事評価面談を成功させたいのであれば、準備を徹底するようにしましょう。

なぜなら、人事評価面談において部下に対する質問に回答できなかったり、評価した理由について明確に答えられなかったりすると、部下から不信感を抱かれてしまう可能性があるからです。

そのような事態を防ぐためにも、質問される内容を事前に想定して回答を用意したり、評価した理由について根拠に基づいて説明できるよう、内容を整理したりしておきましょう。

 

評価する上司の全体的なスキルアップを図りたいのであれば、「評価面談研修」の実施がおすすめです。

評価面談研修とは、人事評価面談を行う上で評価する立場となる従業員が対象の研修であり、実施することでこれまで以上に適切な評価が行えるようになります。

 

しかし、「評価面談研修をこれまで実施したことがなく、自社で行えるか不安」という担当者もいるのではないでしょうか。

そのような場合には、株式会社ニューズベースにお任せください。

弊社株式会社ニューズベースでは、研修運営アウトソーシングを提供しており、研修に関するさまざまな業務のサポートを行っています。

豊富な支援実績もあり、安心して依頼できるため、まずはお気軽にお問い合わせください。

 

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まとめ

本記事では、人事評価面談を実施する目的や具体的な進め方・成功させるためのポイントについて解説しました。

人事評価面談を実施することで、人事考課や現状の把握などが可能となります。

人事評価面談を成功させたいのであれば、準備を徹底することを意識し、必要に応じて評価面談研修の実施を検討してみましょう。

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