社員総会にかかる費用相場と内訳とは?アウトソーシングの選び方も紹介

公開日:2024.07.09

多くの企業では、半年や1年に一度のペースで社員総会を開催しますが、その際にどれくらいの費用がかかるのか気になる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、社員総会にかかる費用相場や内訳について解説します。

社員総会をアウトソーシング会社に依頼する際の選び方についても紹介しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

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社員総会とは?

そもそも社員総会とは、全従業員を集めて開催する大規模なイベントのことです。

企業によっては、「全社総会」や「キックオフミーティング」といった名称で呼ぶこともあり、主に自社の業績を報告したり今後の経営方針を共有したりする目的で開催されます。

表彰式を行う企業も少なくありません。

半年や1年くらいのペースで開催されることが多く、開催することで従業員のモチベーションが向上したり帰属意識が高まったりするなどの効果に期待ができます。

 

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社員総会にかかる費用相場と内訳

社員総会にかかる費用相場は、従業員数や会社の規模によっても大きく異なりますが、100〜500万円くらいといわれています。

社員総会で実際にかかる費用の内訳は、以下の通りです。

  • 人件費
  • 会場費
  • ケータリング費
  • 機材費
  • 制作費

順番に解説します。

 

人件費

1つ目は、人件費です。

社員総会を開催するにあたって、企画の立案や資料の作成・会場の選定・会場の設営準備など、やるべきことが数多くあります。

多くの人員を割く必要があるため、社員総会でかかる費用のなかで、人件費が最も大きな割合を占めているはずです。

 

会場費

2つ目は、会場費です。

会場費は、会場の大きさや収容人数・使用できる備品・アクセスのしやすさなどによって大きく変わってきます。

そのため、参加人数や予算などを考慮した上で慎重に決めましょう

 

ケータリング費

3つ目は、ケータリング費です。

ケータリングとは、料理やドリンクを会場に配達してくれるサービスのことです。

ケータリングは、提供される料理の数や種類・付帯サービスなどによって、料金が異なります。

ケータリングを提供している会社はいくつもあるので、比較検討した上で選びましょう

 

機材費

4つ目は、機材費です。

会場に必要な機材があらかじめ備え付けられているのであれば、費用はかかりませんが、そうでない場合には費用が発生します。

そのため、少しでも費用を抑えたいのであれば、機材があらかじめ備え付けられている会場を選びましょう。

 

制作費

5つ目は、制作費です。

社員総会では、開催と同時に流すオープニング映像や経営方針を共有する際の資料・表彰式を行う際の紹介映像などを制作する場合があります。

それらの映像や資料を自社で制作するのであれば、費用はかかりません。

しかし、制作会社に外注する場合には、費用がかかります

 

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社員総会にかかる費用とリソースを抑えたいのであればアウトソーシングがおすすめ!

社員総会を開催するにあたって、企画の立案や資料の作成・会場準備など、やるべきことが数多くあります。

自社で一から社員総会を開催する場合、膨大なコストだけでなくリソースもかかるため、ほかの業務に支障をきたす恐れもあるでしょう。

 

そこでおすすめなのが、アウトソーシングです。

アウトソーシングを活用することで、社員総会における業務の一部を委託できるため、自社の負担を大きく軽減することが可能です。

また、社員総会におけるプロがサポートしてくれるため、クオリティの高い社員総会の開催につながります。

もちろん、アウトソーシングを活用することで費用はかかりますが、トータルで考えると自社で開催するよりも費用を抑えられる可能性が高いといえます。

そのため、社員総会にかかる費用とリソースを少しでも抑えたいのであれば、アウトソーシングを検討してみましょう。

 

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社員総会をアウトソーシング会社に依頼する際の選び方

社員総会をアウトソーシング会社に依頼する際には、以下4つの選び方を意識しましょう。

  • これまでの実績
  • 依頼可能な業務範囲
  • 要望への柔軟性
  • 料金

一つずつ解説します。

 

これまでの実績

1つ目は、これまでの実績です。

実績が豊富なアウトソーシング会社であれば、これまでの経験やノウハウが蓄積されているため、ハイクオリティなサービスに期待ができます

一方、実績が乏しいアウトソーシング会社であれば、これまでの経験やノウハウが蓄積されていないため、高いクオリティが実現できず、納得のいく社員総会を開催できない可能性があります。

これらのことから、社員総会をアウトソーシング会社に依頼する際には、実績が豊富かどうかを必ずチェックしましょう

実績の有無については、公式サイトに掲載されていることがほとんどですが、非公開にしているアウトソーシング会社もあります。

そのため、気になるアウトソーシング会社を見つけたら、一度問い合わせてみましょう。

 

依頼可能な業務範囲

2つ目は、依頼可能な業務範囲です。

社員総会における一連の業務を依頼できるアウトソーシング会社もあれば、一部の業務しか依頼できないアウトソーシング会社もあります。

そのため、契約前に「どこまでの業務を依頼したいのか」を明確にしておき、アウトソーシング会社に「どこまで対応できるのか」を確認するようにしましょう。

 

要望への柔軟性

3つ目は、要望への柔軟性です。

企業によって、どのような社員総会にしたいのかは異なります。

競合他社との差別化を図るために、オリジナリティに溢れた社員総会にしたいという企業も多いはずです。

そのため、要望に対してどれくらいの柔軟性があるのかも確認しておきましょう。

 

料金

4つ目は、料金です。

アウトソーシング会社によって、料金は大きく異なります。

また、同じアウトソーシング会社であっても、プランによって料金に大きな差が生じるケースもあるため、慎重に選びましょう。

なお、料金が高額であったとしても、納得のいくサービスを受けられるとは限りません。

逆も然りですので、いくつものアウトソーシング会社を比較検討した上で選ぶことをおすすめします。

 

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まとめ

本記事では、社員総会にかかる費用相場や内訳・アウトソーシング会社に依頼する際の選び方について解説しました。 

社員総会にかかる費用相場は100〜500万円といわれており、内訳として人件費や会場費・ケータリング費などが挙げられます。

社員総会を自社で一から開催する場合、膨大なコストやリソースが必要となるため、少しでも負担を抑えたいのであれば、アウトソーシングを検討しましょう。

アウトソーシング会社に依頼する際には、これまでの実績や依頼可能な業務範囲・要望への柔軟性などを考慮した上で選ぶことが大切です。

 

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株式会社ニューズベースでは、社内イベントプロデュースを提供しており、社員総会に関するさまざまな業務のサポートを行っています。

これまで数々の企業を支援してきた豊富な実績もあるため、安心して依頼することが可能です。

まずはお気軽にお問い合わせください。

 

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