採用フローを作成するメリットとは?具体的な工程と押さえておきたいポイントを解説

公開日:2023.08.03  更新日:2023.08.06

「採用フローを作成する意味は?」「採用フローってどんなもの?」

採用担当者の中には、このような悩みを持ったことがある方もいるのではないでしょうか。

本記事では、採用フロー作成のメリットや具体的な内容、作成する際のポイントなどについて紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。

 

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採用フローとは?

採用フローとは、採用活動における一連の流れのことです。

一般的な採用フローは以下のような流れになります。

  • 募集
  • 応募
  • 書類選考
  • 適正テスト
  • 筆記試験・面接
  • 内定
  • 入社

採用フローは、募集する人材の対象や募集人数によって変わる場合がありますが、大まかな流れは上記の通りです。

採用フローを作成すれば、戦略的な採用活動が行えるようになるので、採用活動をはじめる前に作成しておきましょう。

 

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採用フローを作成する2つのメリット

採用フローを作成するメリットは以下の2つです。

  • 関係者同士で認識のすり合わせがしやすい
  • 改善点を洗い出しやすい

それぞれ詳しく解説します。

 

関係者同士で認識のすり合わせがしやすい

採用フローを作成し、共有しておくことで、関係者同士の認識のすり合わせがしやすくなります

採用フローを可視化しておけば、採用担当チームだけでなく経営陣や他の関係する部署への共有も容易になるでしょう。

社内での意識のすり合わせは、選考をスムーズに進めるために重要なので、採用フローを作成することで、関係者の負担を減らせます。

 

改善点を洗い出しやすい

採用フローを作成すれば、振り返った時に「どのポイントでつまずいたのか」「予想と異なったのはどこか」が明確にできるので、改善点を洗い出すのに役立ちます。

改善点を洗い出せれば、次回の採用の際に気をつけるべきポイントが明確になります

採用担当が変わる時も、これまでの採用活動の結果が明確になるので、引き継ぎもしやすくなるでしょう。

 

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採用フローの具体的な内容

採用フローの具体的な内容は以下の通りです。

  1. 募集
  2. 説明会
  3. 書類選考・筆記試験
  4. 面接
  5. 内定
  6. 入社

以下でそれぞれ具体的に説明をしていきますが、新卒採用と中途採用とでは、採用フローが少し異なるので、具体的な採用フローの内容を見る前に1度確認しておきましょう。

 

新卒採用と中途採用の違い

新卒採用と中途採用で異なる点は、採用活動のタイミングです。

新卒採用であれば、毎年のスケジュールは時期ごとにほとんど決まっていますが、中途採用の場合は配属先や役職によって変わります。

中途採用の場合は、配属先によってやり方が変わるので、中途採用の主導権はどこが握るのかを確認しておきましょう。

 

1.募集

採用フローのファーストステップは、募集を開始することです。

おもな募集方法は以下の通りです。

  • 自社の採用ページで募集する
  • 求人サイトで募集する
  • 関連性の高いメディアで情報発信する
  • SNSで発信する

このうち、求人サイトでの募集が最もメジャーな募集方法です。費用はかかりますが、就活中のターゲットに確実にアプローチできるでしょう。

自社の採用ページでの募集はコストを抑えられますが、ターゲットによる自社サイトへのアクセスが無ければいけません。アクセスの獲得にはSEO対策やメディアでの情報発信、SNS運用との連携などが必要となります。

 

2.説明会

応募者に対し説明会を開催します。

説明会は、興味を持ってくれた応募者に対し、自社の事業内容や理念などを深く理解してもらうことが目的です。

説明会でどれほど魅力的に思ってもらえるかがエントリー率に繋がるので、分かりやすく、具体的に説明しましょう

収入や福利厚生、働き方や社風など、詳細まで質問されるので、明確に答えられるように準備が必要です。

 

3.書類選考・筆記試験

エントリーシートや履歴書をもとに書類選考を行います。

最近では、紙の資料ではなく、オンラインデータの提出や動画データの提出を求める企業も増えてきています。

採用業務を効率化するには、オンラインで完結させるのがおすすめです。

書類選考の通過者には、適性検査などの筆記試験が行われます。試験に関しても、インターネットで行う企業も出てきています。

筆記試験も完了したら、次のステップへと進みましょう。

 

4.面接

選考の最終ステップは面接です。

面接は、個別面接や集団面接、グループディスカッションなど、バリエーションはさまざまで、複数の形態の面接を行うことが多いです。

面接において面接官は企業の顔となり、その態度や雰囲気は、応募者が自社の社員に対して抱くイメージとなるので、面接は会社を評価される場でもあることを心得ておきましょう。

 

5.内定

面接にて一定以上の評価を得た応募者には内定を出します。

内定を出す際、新卒採用の場合は時期に注意する必要があります。

内定通知は大学4年生の10月以降に出さないといけないという決まりがあるため、それまでは内定通知を出せません。

とはいえ、内定であることを伝えないと別の企業へ行ってしまう恐れがあるため、最近では「内内定」という形で合格を伝えるケースが多くなっています。

ちなみに、10月1日に内定式を開催する企業が多いのはそのためです。

 

6.入社

最後に、入社手続きを完了させると、採用フローは終了します。

内定通知を出してから入社まで半年ほどの時間があるので、仕事を始めやすいよう、内定者研修内定者懇親会などを設けて社員との交流を深めておくと良いでしょう。

内定者と社員との交流を深めることで、内定辞退の防止効果が期待できます。

 

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効果的な採用フローを作成するポイント

効果的な採用フローを作成するポイントは以下の通りです。

  • 求める人物像を明確にする
  • 採用計画は具体的に立てておく
  • 歩留まりを算出する
  • 改善点を洗い出す
  • 次に活かす施策を検討する

それぞれ具体的に説明します。

 

求める人物像を明確にする

採用フローを検討するにあたって、求める人物像を明確にしておきましょう。

自社がどのような人材を求めているか、人物像が曖昧では、採用基準が定めづらくなってしまいます

中途であれば、求めるポジションやスキルによって分けられますが、新卒者は採用基準が難しいです。

自社で働くにあたって向いている性格やコミュニケーションの仕方、仕事に対する考え方を把握し、応募者が入社後に活躍しやすい環境かどうかを判断基準にするとよいでしょう。

 

採用計画は具体的に立てておく

戦略的に採用活動を行うために、採用フローを作成する前に採用計画を具体的に立てておきましょう

以下のような項目を決めておくのがおすすめです。

  • 採用する人物像
  • 採用人数
  • 配属先の候補
  • 採用フローのスケジュール

計画通りのスケジュールで進めることで、直前になって慌てて準備するのを防げるでしょう。

 

歩留まりを算出する

採用フローの各工程の歩留まりを算出しておきましょう。

歩留まりとは、工程ごとに残った人数の割合のことです。

熱量の高い応募者が多く、会社側で歩留まりをコントロールできるのが理想ですが、工程を経るごとに応募者が辞退する場合も多々あります。

その場合、どの工程で応募者が大きく減っているかを数値化することで、対策箇所が明確になり、次回の採用活動に活かせるでしょう。

 

改善点を洗い出す

採用フローの各工程を完了させる度に、振り返って反省点と改善ポイントを洗い出しておきましょう。

改善点を洗い出し、記録として残しておかなければ、担当者が変われば同じミスを繰り返してしまいます。

改善点を毎年洗い出しながら、採用フローをブラッシュアップさせていくと、採用実績が向上していくでしょう。

 

次に活かす施策を検討する

採用フローの全工程が完了したら、全ての工程を振り返り、次に活かせる施策がないかを検討しましょう。

採用担当者以外に採用活動に関係した社員がいれば、意見を聞いてみるのも良いかもしれません。

変化の激しい時代なので、応募者の就職に対する考え方や採用方法の変化によって毎年同じ方法でうまくいくとは限らないので、常に更新していくことが重要です。

 

調査レポート「企業が抱える採用期間の課題」はこちら

まとめ

採用フローを作成すると、採用関係者との意識のすり合わせができ、改善点を明確にしやすくなるので、採用活動をより効果的に実施できるでしょう。

採用フローを作成する際は、求める人材を具体的にし、各工程の効果を検証した上で改善点や次回への施策を考えていく必要があります。

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