求職者エントリー時の受付業務はアウトソーシングにお任せ!ノンコア業務を委託するメリットとは!?

公開日:2021.08.03  更新日:2024.07.09

企業の採用担当者や人事の方は、面接の日程調整や求人情報の作成、求職者への連絡など、採用業務だけでも数多くの仕事を日々捌いていかなければいけません。

その中でも、求職者のエントリー時の受付業務に対して時間がかかってしまい、採用担当者が本来注力するべき業務(コア業務)に時間を割けない感じている採用担当者も多いのではないのでしょうか。

そこで今回は、求職者のエントリー受付業務に対して時間がかかって煩わしいと感じている採用担当者と人事の方へ、採用アウトソーシングサービスに依頼するメリットをご紹介します。

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1.エントリーの受付作業はなぜ煩わしいのか

そもそもなぜエントリー時の受付業務は煩わしいと感じるのでしょうか。

求職者に対するエントリー時の受付は企業によって異なりますが、多くの場合はリクナビやマイナビなどのWeb上の求人媒体を使ってエントリーを受け付ける企業がほとんどです。

しかし、求職者によっては求人媒体を経由せず、直接HPからお問い合わせで応募してくるというケースもあれば、履歴書や職務経歴書などの書類を郵送する場合や電話で応募してくるという人もいます。

応募書類の場合は個人情報が含まれているので、外部に漏れたり、他の書類と混ざらないよう、より慎重に気をつけなければいけません。

電話での受付は、作業しているときであっても対応しなければいけないので、自分の業務を途中で中断しておこなわなければいけません。

また、電話を受け取った社員が採用部門の社員と異なると、電話を交代して引継ぎしなければいけませんし、電話が終了した後に確認するべき事項や伝えなければいけない内容を伝え忘れてしまったりすると、2度手間にもなるので、非常に時間がかかり煩わしいです。

Webでの受付に関しても、リクナビやマイナビなど複数の求人媒体を使用している企業は他の人と間違えてメッセージを送ってしまったり、そもそも応募してきたことに気づかないという可能性もあるので、常に注意する必要があるのです。

予想される対応ケースの多様化や、1つ1つ注意深く対応する必要性などの理由から、求職者のエントリー受付業務は非常に時間が取られる作業と感じる採用担当者が多いのです。

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2.エントリーの受付作業を採用アウトソーシングサービスへ任せるメリット

そういった、ノンコアではあるが重要であり、意外と手間のかかる作業を外部へ委託し、コア業務へ力を注ぐための手段として採用アウトソーシングサービス(RPO)があります

採用アウトソーシングサービスとは「Recruitment Process Outsourcing」の略称「RPO」とも呼ばれ、採用業務の一部を別の企業に委託することを指します。

エントリーの受付作業を採用アウトソーシングサービスに委託する3つのメリットについてご紹介します。

2-1.ノンコア業務を委託し、コア業務に専念できる

採用業務は専門の知識を有するコア業務と専門の知識がなくても業務をおこなうことのできるノンコア業務の二つに分類することができます。

なお、求職者エントリーの受付に関してはノンコア業務にあたります。

採用アウトソーシングサービスはノンコア業務を委託する事ができるので、今まで時間がかかり煩雑な作業と感じていた応募書類やWeb媒体の管理、電話での受付対応などを全て採用アウトソーシングサービスが引き受けます。

採用アウトソーシングサービスに委託することによって、余剰時間を確保することができるので、余った時間を有効活用して、求職者への面接や募集要項の改善、応募者へ向けたコンテンツの計画など、今まで時間をかけたかったコア業務に専念することができるのです。

2-2.採用のプロが業務をおこなう

求職者エントリーの受付をノンコア業務だからといって、侮ってはいけません。

履歴書や職務経歴書の書類管理はもちろん、電話対応では担当者の声のトーンや話し方によって求職者が企業に対するイメージも変わってきます。

マイナビやリクナビなどの求人媒体に関しても、返信する求職者への名前の間違いや返信する時間が遅い場合には不信感や不安を抱かせてしまうこともあるので、エントリーの受付業務だけでも十分に注意が必要なのです。

採用アウトソーシングサービスでは長年の経験を積んだ採用のプロが業務を行うので、ヒューマンエラーを無くし、求職者に対しても親切丁寧な対応を心がけます。

また、業務をおこなう前にしっかりと設計をして万全の状態を整えた上で遂行するので、安心して業務を任せられます。

2-3.採用コストを削減できる

採用アウトソーシングサービスではもちろん費用が発生しますが、求職者エントリーの受付業務以外にも求人票の作成や面接の日程調整など、様々なノンコア業務を委託することができます。

そのため、人件費や作業時間などをトータルで計算した場合、自社で業務を全ておこなうよりも採用アウトソーシングサービスに委託した方が採用コストの削減を図ることも可能です。

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3.エントリーの受付作業をアウトソーシングするならニューズベースへ

求職者エントリーの受付業務が煩わしく、採用アウトソーシングサービスに依頼を検討されている採用担当者や人事の方は是非、株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングサービスや研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

また、株式会社ニューズベースを選ぶメリットとしては3つあります。

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられていることです。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様や、採用業務が苦手な企業様であっても常に相談しやすい環境で行わせていただきます。

また、年間400件以上の運用実績があるので、スピーディーな対応が可能です。

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

例えば、求職者エントリー時の受付業務を採用アウトソーシングサービスで委託したくても、あらかじめ使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせた提案を行わせていただきます。

無理のない範囲で依頼することが可能なので、まずは一度こちらからお問い合わせくださいませ。

最後の3つ目は業務を外部に委託するのではなく、最終的には自社内で効率的に採用活動をしていきたいという企業のサポート(内製化支援)もおこなっています。

株式会社ニューズベースでは、業務設計や業務のマニュアル化する仕組みが既に整っているので、企業担当者様からどのように採用活動を進めていきたいのかヒアリングをおこない、求職者エントリーの受付業務の効率化などのノウハウもレクチャーさせていただくことが可能です。

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4.まとめ

今回は求職者エントリー時の受付業務を採用アウトソーシングサービスに委託するメリットについてご紹介しました。

受付業務というのはノンコア業務ではありますが、書類の管理や電話対応などのスキルが求められるので、非常に重要な業務と言えるでしょう。

だからこそ自社ではなく、プロの採用アウトソーシングサービスを利用して、更にコア業務に専念して採用活動を強化してみてはいかがでしょうか。

採用業務アウトソーシングのご相談はこちらから、お気軽にお問合せください。

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参考資料:
タウンワークマガジン
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