【企業側】会社説明会の準備作業で実際に行うことや重要なポイントに解説|お困りの方は採用アウトソーシングへ

公開日:2021.08.10  更新日:2022.09.30

採用担当者は日頃からさまざまな業務を抱えていますが、そのなかでも会社説明会の準備作業に時間がかかると感じている人も多いのではないのでしょうか。会社説明会の準備作業は日程の調整や資料の作成・当日の運営など、決めなければいけないことがたくさんあります。

そこで本記事では、会社説明会を開催するために行う準備作業や重要なポイント採用アウトソーシングに任せるメリットなどについて解説します。

 

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会社説明会の開催は準備の段階が非常に重要

会社説明会は、求職者と企業が初めて接触することのできる非常に重要な機会です。

もし仮に、会社説明会当日に人数分の資料が不足していたり機材のトラブルによって開始時間が大幅に遅れてしまったりした場合、求職者はどう思うでしょうか。おそらく、企業に対しての印象が悪くなり、求職者はエントリーしたいと思わなくなるはずです。

最終的には企業が予定していた採用人数に届かず、人材不足となってしまう可能性があるので、会社説明会は準備の段階から大事になってくるのです。

 

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会社説明会を開催するためにおこなうこと

会社説明会を開催するためにおこなうことは以下の7つです。

・日程の決定
・会場の確保
・説明会があることの告知
・会社説明会で説明する人の選定
・スタッフの手配
・資料の作成や備品の準備
・事前連絡

 

一つずつ説明します。

日程の決定

会社説明会を開催するにあたって、日程を決めなければいけません。学校の授業なども考慮した上で、夕方や土日などに調整しましょう。また、複数回実施する場合には曜日や時間帯なども変えることで参加者の取りこぼしを防ぐことができます。

会場の確保

多くの企業は自社の会議室などを用いて開催することが多いと思いますが、会社の規模によっては採用人数を数百人ほど予定しているケースもあるので、貸し会議室などを事前に確保するという企業もあります。

また、オンラインで会社説明会をおこなう場合でも、企業によっては配信するためのスペースとして会議室の確保が必要なこともあります。

就職活動中の学生は1日に複数の会社説明会や面接を予定していることが多いので、自社以外で説明会をする場合には、なるべくアクセスしやすい場所で開催するようにしましょう。

説明会があることの告知

自社に興味を持ってくれた学生には説明会の参加があることを告知する必要があります。告知をする場合は当日の受付時間やプログラム内容、説明会での選考の有無など、内容が分かりやすいように告知しましょう。

会社説明会で説明する人の選定

会社説明会で当日、学生に向けて説明する講師を選定しなければいけません。講師は人事や採用担当者、部署毎の社員などが務めるケースがほとんどですが、外部講師を招くという企業もあります。

講師の話し方や内容によって自社の捉え方も大きく変わってくるので、適任だと思う人物を慎重に選定する必要があります。また、講師をお願いする方のスケジュールの都合もあるので、なるべく余裕を持って依頼するようにしましょう。

スタッフの手配

説明会当日は受付や人数確認などをしなければいけないので、事前にスタッフの役割を決めておく必要があります。打ち合わせが綿密におこなわれていないとスムーズな進行ができず、学生からも不信感を募らせてしまう可能性があるので、注意するようにしましょう。

資料の作成や備品の準備

説明会で配布する資料やプロジェクターなどの用意もしなければいけません。トイレの場所を案内する張り紙や、企業によっては参加者が会場に迷わないよう、最寄駅に誘導員を配置したりすることもあります。

事前連絡

説明会が開催される3日ほど前に、参加する応募者に対して再度連絡をすることによって、当日の欠席者をなるべく減らすなどの対策もおこないます。

 

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会社説明会の準備作業で重要なポイント

会社説明会の準備作業を行う上で重要なポイントは以下の3つです。

・採用マーケティングを行う
・資料は誰が見てもわかりやすいように作成する
・万が一のトラブルにも対応できるマニュアルを作成する

順番に解説します。

採用マーケティングを行う

最近では超売り手市場となっており、採用活動が激化していることから、会社説明会を開催しても参加者が集まらず、頭を悩ませている担当者も少なくありません。一人でも多くの参加者を集客したいのであれば、採用マーケティングを行いましょう。

採用マーケティングとは、マーケティングの考え方や手法を採用活動に応用して戦略的におこなう方法です。採用マーケティングを実施することで、参加者を増やし、効率的に採用活動を行うことができます。採用マーケティングの手法は、コンテンツマーケティングやSNSの運用などさまざまです。

詳しくは以下の記事をご覧ください。

▶「会社説明会で集客するなら採用マーケティング!メリットや行うための5つのステップを解説!

資料は誰が見てもわかりやすいように作成する

会社説明会は自社の魅力をアピールして、仕事内容や職場環境などを理解してもらう機会でもあります。

そのため、資料に伝えたい内容を全て書きたい気持ちもわかりますが、逆にわかりづらくなることもあるので、余分な情報は取り除いて誰が見てもわかるような資料の作成を心がけましょう。

グラフや表を使ったり数字を利用したりすることで、具体的かつ明確に説明することができますよ。

万が一のトラブルにも対応できるマニュアルを作成する

会社説明会では、トラブルや機材のエラーが発生することも珍しくありません。

特に最近では、オンラインで会社説明会を開催する企業も増えてきているので、急に回線が落ちてしまったり画面が映らなくなったりするなど、対面に比べてトラブルが発生する頻度が増えてきています。

急なトラブルやエラーによって対処方法が分からず、会社説明会が台無しになる可能性もあるため、万が一にも対応できるマニュアルを作成しておきましょう。マニュアルを作成しておくことで、担当者も安心して会社説明会を開催できるはずです。

 

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会社説明会の準備を採用アウトソーシングに任せるメリット

会社説明会の準備を採用アウトソーシングに任せるメリットは以下の2つです。

・採用のプロが業務をおこなう
・ノンコア業務を削減できる

一つずつ解説します。

採用のプロが業務をおこなう

会社説明会をスムーズにおこない成功させるためには、それまでの準備が何よりも重要です。会社説明会は学生にとって会社を知る上で非常に貴重な機会であり、説明会の内容によって自社に対する志望度が大きく変わってきます。

もし、企業からの案内が足りず当日になって会社の場所が分かりづらかったり、会社説明会が予定の時間よりも遅れて開催され、配布資料が人数分足りなかったらどう思うでしょうか。大半の学生は企業に対して不安を抱き、志望度が著しく低下してしまうはずです。

採用アウトソーシングサービスでは長年の経験を積んだ採用のプロが業務をおこないます。緻密な業務設計をした上で作業に取り掛かり、企業の要望に添いながら工数の削減方法なども提案します。

学生に対しても親切丁寧な対応を心がけるので、初めてアウトソーシングサービスを依頼する企業であっても安心して業務を任せることができるのです。

ノンコア業務を削減できる

前述で会社説明会を開催するにあたってのおこなうことを7つほどピックアップしましたが、ほとんどがノンコア業務となります。しかし、企業によってはコア業務よりもノンコア業務に時間を消費してしまうと感じる採用担当者も少なくありません。

採用アウトソーシングサービスでは、これらの作業を全て委託することができます。そのため、本来時間をかけたかった資料の作成や説明会で伝えたい内容を精査するなどの業務に充てることが可能です。

採用アウトソーシングサービスを用いることによって、今まで以上にクオリティの高い会社説明会を実施することができるのです。

 

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会社説明会の準備をアウトソーシングするなら株式会社ニューズベースへ

会社説明会の準備作業などを採用のプロである採用アウトソーシングサービスに依頼を検討されている採用担当者や人事の方は、是非株式会社ニューズベースにお任せください。

株式会社ニューズベースでは、採用アウトソーシングサービス研修運営アウトソーシングサービスなどを提供しており、年間400件以上の運用実績があるので、高品質で満足いただけるサービスと好評を頂いています。

また、株式会社ニューズベースを選ぶメリットとしては3つあります。

 

1つ目は多数の実績によってサービスにおける運用環境が整えられていることです。

お客様から依頼された場合は専任のプロジェクトマネージャーを中心に業務を遂行するため、これまで採用アウトソーシングサービスを利用したことのない企業の担当者様や、採用業務が苦手な企業様であっても常に相談しやすい環境で行わせていただきます。また、年間400件以上の運用実績があるので、スピーディーな対応が可能です。

 

2つ目は、企業様の悩みに沿った柔軟な対応が可能です。

今回の場合であれば、会社説明会の会場準備や運営などを採用アウトソーシングサービスに委託したくても、あらかじめ会社で使える予算が決まっているということであれば、予算内に合わせた提案を行わせていただきます。

無理のない範囲で依頼することが可能なので、まずは一度こちらからお問い合わせくださいませ。

 

最後の3つ目は業務を外部に委託するのではなく、最終的には自社内で効率的に採用活動をしていきたいという企業のサポートもおこなっています。

株式会社ニューズベースでは、業務設計や業務のマニュアル化する仕組みが既に整っているので、企業担当者様からどのように採用活動を進めていきたいのかヒアリングをおこない、会社説明会での準備作業の効率化など、ノウハウもレクチャーさせていただくことが可能です。

また、業務の可視化、言語化に協力して自社でも業務が完結出来るように支援もさせていただきます。

 

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まとめ

本記事では、会社説明会を開催するために行う準備作業や重要なポイント・採用アウトソーシングに任せるメリットなどについて解説しました。

会社説明会は、企業と求職者にとって非常に重要な機会となります。そのため、採用マーケティングの実施や万が一のトラブルにも対応できるマニュアルを作成して準備万端の状態で会社説明会を開催するのがおすすめです。

しかし、会社説明会の準備作業は人的コストもかかるので、人材不足に悩んでいるのであれば、本記事を参考に採用アウトソーシングサービスの利用を検討しましょう。

 

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