貸し会議室/レンタルスペースを手間なく管理!運営代行サービスの内容と業者の選び方

公開日:2020.02.04  更新日:2022.11.22

自社で貸し会議室やレンタルスペースを運営している担当者は、次のようなお悩みを持つことはないでしょうか。

「利用者に応対するためのスタッフやリソースが不足している」
「運営代行会社に貸し会議室を任せて問題がないか不安」

会議室を提供して利益を増やすためには、適切な代行会社に運営を委託することが重要です。

本記事では貸し会議室の運営代行サービスの内容や代行会社を選ぶコツについてお伝えします。

 

ニューズベースの施設管理運用サービスをご紹介します

1.貸し会議室とレンタルスペースの違いとは

貸し会議室とレンタルスペースは、場所を貸すという同じ特徴があるため、同じような扱いをされがちです。しかし、貸し会議室とレンタルスペースでは、使用する場所の用途が異なります。

貸し会議室は、ビジネス用途で使用することを考え構成されているため、机や椅子、ホワイトボードなどが常備されています。一方で、レンタルスペースは、ビジネス以外のさまざまな用途でも使用されるため、机や椅子などの会議をするために必要なものが常備されていない場合もあります。

ビジネス用途で場所を借りる場合は、机や椅子、ホワイトボードなどを常備している、貸し会議室を選択しましょう。

 

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2.貸し会議室の運営代行とは?

会社で所有している貸し会議室の運営に必要なリソースを確保する方法が運営代行サービスです。業務のアウトソーシングが普及している今では、多数の代行会社が運営サポートを提供しています。

例えば業務運用アウトソーシング企業であるニューズベースの場合、施設管理の運営業務を支援。規模にあわせて必要な人的リソースを調達でき、業務代行により担当者はコア事業に集中できます。

フリーランスやノマドワーカーの増加で貸し会議室の需要が大きくなり、ノウハウをもった代行会社に運営してもらうことで自社の収益性を高めることが可能です。

 

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3.運営代行サービス内容について

代行会社に貸し会議室の運営を委託することで次のようなサービスを受けられます。

3.1.コールセンターサービス

顧客専用の電話番号やメールアドレスを設定して、お客様からのお問い合わせを対応します。代行会社のスタッフが予約管理や発注などを行い、より良いコミュニケーションをサポートしてくれます。

また、必要に応じてスタッフがお客様に予約内容を確認したり、サンクスコールをしたりします。利用者との積極的なコミュニケーションにより、貸し会議室の満足度向上を見込めるため、運営代行サービスによる委託はメリットが多いです。

3.2.システム管理サービス

貸し会議室の予約管理に必要なシステムの管理・運営を代行会社に任せることもできます。コールセンターサービスと連携できて、電話やメールによる予約を代行管理してもらえるのがメリットです。自身でおこなわなければならない業務を運営代行サービスに委託できるため、工数を減らし生産性向上が見込めます。

3.3.備品対応サービス

貸し会議室を提供しているとペンや紙などの消耗品が少なくなる場合があります。会議室に必要な消耗品の発注や在庫管理を行い、利用者が快適に会議室を利用できるようサポートするのが備品対応サービスです。

会議室に必要ではない消耗品や備品が配送されたとき、スタッフが業者に返送対応することも可能です。代行会社に備品を管理してもらうことで利用者とのトラブルを抑えられます。

3.4.イベント企画サービス

一部の代行会社では、貸し会議室の利用者を増加させるためのイベントの企画や準備を対応できます。ターゲット層に合わせたイベントにより、貸し会議室の認知度向上につながるのがメリットです。

例えば、ニューズベースでは多数のセミナー・イベントを運営したノウハウにより、顧客分析から企画立案、準備代行までサポートします。集客力を強化したいご担当者にイベント企画サービスは便利です。

3.5.運営母集団形成管理代行サービス

貸し会議室を運営し続けるには定型業務を対応してくれるスタッフの採用・教育・管理が必要です。代行会社では会議室を運営する母集団を形成するための管理代行もサポートしています。サポートを利用することで、より優れた人材の採用・教育・管理が可能になり、サービスに対する顧客満足度の向上が見込めます。

このようなことから、運営代行サービスを利用することで、さまざまな業務を委託でき、自身の業務を効率的に行えるようになります。業務効率化を図りたいとお考えの方は運営代行サービスを利用するとよいでしょう。

 

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4.運営代行サービスを利用するメリット

貸し会議室の運営代行サービスには運営スタッフの採用工数とコストを適切に削減できるメリットがあります。

例えば代行会社から人員を受け入れることで、自社で社員を採用する手間がかかりません。ノウハウをもった代行会社がスタッフに指示してくれるため、管理者がマネジメントする工数も減ります。また、時期に合わせて委託規模を縮小できるため、柔軟にコストを調整できるのも魅力です。

さらに、貸し会議室の閑散期にスタッフを減らして、運営にかかる人件費を削減できます。もし必要があればスタッフ数を増やせるため、人的リソースの不足で悩む心配もありません。

 

その他、運営代行サービスを利用するメリットは次の通りさまざまあります。

・代行会社の運営に関するノウハウを頼ることができる
・自ら利用者からの問い合わせに対応しなくて済む
・清掃、緊急対応など現場での作業も委託できる
・利用者からのクレームに対応してくれる
・備品の補充、破損、汚損時の補修

このように、運営代行サービスを利用することで、自身が行うべき業務に集中できるようになり、結果的に生産性向上が見込めます。

 

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5.運営代行会社を選ぶコツ

貸し会議室の代行会社を検討するときは代行業務の範囲と対応の速さを重視しましょう。代行会社によっては委託したい業務を対応してくれず、アウトソーシングのメリットがなくなるリスクがあります。

また、お問い合わせ時にスタッフが迅速な対応をできることも代行会社選びでは重要です。素早い対応をできる代行会社に業務を委託することで、利用者の不満やクレームを減らせます。

 

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6.まとめ

本記事では貸し会議室の運営に悩むご担当者に向けて、代行会社のサービスや選ぶときのコツについてお伝えしました。運営代行サービスにより自社のコストと工数を削減できます。

必要な分だけリソースを確保して効率的に貸し会議室を運用するために、本記事で紹介したサービス内容やコツを参考にしていただけると幸いです。

 

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