ペーパーレス化の進め方とは？メリットや意識すべきポイント3選についても解説！

デジタルテクノロジーの発展により、ペーパーレス化を進める企業が増えてきています。

ペーパーレス化にすることでさまざまな効果が期待できますが、どのように進めていけばいいのか分からない担当者も多いはずです。

そこで本記事では、ペーパーレス化によるメリットや進め方・意識すべきポイントなどについて解説します。これからペーパーレス化を検討している担当者は、ぜひ最後までご覧ください。

 

ペーパーレス化とは？注目されている背景

ペーパーレス化とは、文書や書類をなくしてデータとして活用することです。

ペーパーレス化を推進することで、コストの削減や業務の効率化などが期待できます。

なぜ、ペーパーレス化が注目されているかというと、背景としてDX化が挙げられます。ちなみにDXとは「Digital Transformation」の略称であり、デジタル技術によって社会をよりよくするための施策のことです。

これまでは、書類を作成したり共有したりするために会社へ出社する必要がありました。しかし、DX化を進めることで、出社しなくてもオンライン上でやりとりが完結します。その結果、テレワークといった働き方が選べるので、これまで以上に生産性の向上が期待できるのです。

また、ペーパーレス化を進めることで森林資源の保護や二酸化炭素排出量の削減など、環境への配慮にもつながります。これらの理由から、多くの企業でペーパーレス化が注目を集めているのです。

さらに詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

 

ペーパーレス化することによるメリット

ペーパーレス化することによる企業としてのメリットは以下の4つです。

順番に解説します。

コスト削減につながる

これまでは、紙代や印刷におけるインク代・書類の郵送代金など、さまざまなコストがかかっていました。

しかし、ペーパーレス化を推進すると、これらの作業をパソコン上で行えるため、上記のようなコストはかからなくなります。結果的に、コスト削減につながるのです。

業務を効率化できる

これまでであれば、必要な情報を探す際に膨大な書類のなかから見つけ出さなければいけなかったので、時間と手間がかかっていました。

一方で、ペーパーレス化をするとパソコン上で名前を検索すればすぐに必要な情報を探し出せます。また、テンプレートを活用すれば書類も短時間で作成可能です。たとえ誤字脱字があっても、すぐに修正できるため、業務の効率化につながります。

紛失・盗難リスクを下げられる

書類で保管している場合、紛失したり盗難したりするといったリスクが常にあります。

しかし、ペーパーレス化することでデータをすべてパソコン上で管理するため、紛失・盗難リスクも下げることが可能です。

ブランディングが向上する

ペーパーレス化は、SDGsでも推奨されています。

SDGsとは「Sustainable Development Goals」の略称であり、日本語で「持続可能な開発目標」と訳されます。分かりやすく説明すると、「2030年までに世界中の環境問題をはじめとするさまざまな問題を解決しようとする取り組み」のことです。

そのため、ペーパーレス化を自社で推進することで「環境にいい取り組みをしている企業」とユーザーから認められて、ブランディングの向上にも期待ができるのです。

 

ペーパーレス化の進め方5ステップ

ペーパーレス化は、以下の5ステップで進めていきます。

一つずつ解説します。

1.ペーパーレス化の目的を明確にする

ペーパーレス化によってさまざまなメリットが期待できますが、目的が曖昧なまま進めてしまうと効果が実感しづらく、失敗する可能性が高くなります。

そのため、まずは「なぜペーパーレス化を行うのか」目的を明確にすることからはじめましょう。

2.データ化する範囲を決める

これまでの書類情報を一気にデータ化してしまうと従業員の負担が大きくなるため、目的を明確にしたら、データ化する範囲を決めます。

「書類を作成する手間をなくしたい」「保管するコストを抑えたい」など、ペーパーレス化を実施する目的は企業によってさまざまです。そのため、目的に沿ってデータ化する範囲を設定しましょう。

3.利用するツールやシステムを選ぶ

ペーパーレス化を行うにあたって、利用するツールやシステムを選びます。

種類が豊富にあるだけでなく、機能や性能・導入コストなどがそれぞれ異なるので、比較検討しながら自分たちに合ったツールやシステムを選定しましょう。

4.運用マニュアルを作成する

ペーパーレス化を成功させるためには、全員が同じ認識を持つことが重要です。

そのためにも、運用マニュアルを作成しておきましょう。

5.ペーパーレス化を実行する

実際にペーパーレス化を実行します。

さまざまなイレギュラーな事態が発生するかもしれませんが、柔軟に対応していきましょう。定期的にPDCAを回すことで、徐々に成果として表れます。

 

ペーパーレス化を進める上で意識すべき3つのポイント

ペーパーレス化を進める上で意識すべきポイントは以下の3つです。

r順番に解説します。

リスクヘッジを行う

ペーパーレス化に伴い、ツールやシステムを導入していきますが、エラーによってデータが消えてしまうリスクがあります。そのような事態を防ぐためにも、あらかじめバックアップを取っておくなどのリスクヘッジを行いましょう。

スモールスタートを心がける

すべての書類をペーパーレス化によってまとめてデータにしてしまうと、従業員の負担が大きくなります。その結果、リソースが足りず従業員から不満の声が挙がり、ペーパーレス化が失敗する要因にもなるので、スモールスタートを心がけましょう。

企業全体で取り組む

ペーパーレス化は、特定のチームや部署だけで取り組んでも効果が表れません。成功させるためには、全従業員が意識することが重要ですそのため、企業全体で取り組めるような体制を整えましょう。

 

まとめ

本記事では、ペーパーレス化によるメリットや進め方・意識すべきポイントなどについて解説しました。

ペーパーレス化をすることによって、コストの削減や業務の効率化などが期待できます。企業にとってさまざまなメリットとなるので、リスクヘッジやスモールスタートなどを意識した上で行いましょう。

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本記事を参考に、ペーパーレス化を検討してみましょう。