ワークフローとは？システムを導入するメリットやデメリット・選ぶ際のポイント4選

テレワークの導入や働き方改革の施行などに伴い、ワークフローを一から見直す企業も増えてきました。しかし、ワークフローについてあまり理解していない担当者も少なくありません。

そこで本記事では、ワークフローの基礎知識やワークフローシステムを導入するメリット・デメリット・選ぶ際に意識すべきポイントなどについて解説します。

 

ワークフローとは？課題点について

ワークフローとは、業務における一連の流れのことです。

例えば、社内で備品を購入する場合、申請者が書類を作成して、上司や部長などから承認をもらいます。その後、最終的に決裁者から決済・意思決定してもらう必要があります。

ワークフローが確立されていないと、企業全体の意思決定が遅くなったり経営判断を誤ったりするなどの弊害が生じてしまうため、仕事を行う上で必要不可欠です。

従来のワークフローは紙ベースが一般的でしたが、申請書の作成に時間がかかったり、印刷や保管する手間がかかったりするなどのデメリットがあります。そのため、最近ではワークフローシステムを導入する企業も増えてきています。

 

ワークフローシステムを導入する5つのメリット

ワークフローシステムを導入するメリットは以下の5つです。

順番に解説します。

ペーパーレスにつながる

ワークフローシステムを導入することで、紙ベースからデータベースで情報を管理できるようになります。その結果、ペーパーレスにつながり、コストの削減や生産性の向上が期待できるのです。

テレワークにも対応できる

重要な情報を紙ベースで管理している場合、社外に持ち出すことができないので、テレワークが実施できないという企業も少なくありません。

しかし、ワークフローシステムを導入することで、すべてオンライン上で完結させることができるため、テレワークにも対応可能となります。働き方が多様化されることで、人材の確保にもつながるはずです。

作業工数を削減できる

紙ベースの場合、申請書類の作成に時間がかかってしまう担当者も少なくありません。

しかし、ワークフローシステムではあらかじめテンプレートが用意されているので、項目を埋めるだけであっという間に申請書類を作成できます。たとえ間違えたとしてもすぐに修正できるため、作業工数を大幅に削減することが可能です。

承認されるまでの時間効率が改善される

紙ベースでは、上司や上長に確認してもらうために申請書を郵送することも多く、修正点があればその都度返送されます。そのため、承認されるまでかなりの時間を要していました。

しかし、ワークフローシステムはオンライン上ですべてやり取りができます。PCだけでなく、スマホやタブレットからでも確認や承認ができるため、時間効率の改善につながります。

内部統制の強化が期待できる

不祥事を起こしてしまうと、企業の信用は大きく下がってしまうので、リスクを最小限に抑えたいと考える経営者がほとんどです。

ワークフローシステムでは、誰がどのタイミングで申請書を作成・承認したのかをチェックできます。その結果、内部統制の強化にも期待ができるのです。

 

ワークフローシステムを導入する2つのデメリット

ワークフローシステムの導入は、メリットだけでなくデメリットもあります。

主なデメリットは以下の2つです。

・導入コストがかかる
・操作方法に慣れるまで時間がかかる

一つずつ解説します。

導入コストがかかる

ほとんどのワークフローシステムは有料なため、導入コストがかかります。月額費用だけでなく、初期費用がかかるケースも多いので、あらかじめ予算を抑えておきましょう。

機能や性能によっても導入コストが大きく異なるので、複数のワークフローシステムを見比べてみることをおすすめします。

操作方法に慣れるまで時間がかかる

ワークフローシステムの導入に伴い、一から操作方法を覚える必要があります。操作方法に慣れるまで時間がかかるので、なるべく繁忙期に重ならないよう、時期をずらしての導入を考えましょう。

 

ワークフローシステムを選ぶ際に意識すべき4つのポイント

ワークフローシステムを選ぶ際には、以下の4つのポイントを意識しましょう。

順番に解説します。

導入実績があるか

実績が乏しいワークフローシステムを導入してしまうと、使いづらかったり機能が充実していなかったりする恐れがあります。その結果、社内にワークフローシステムが浸透しなかったり、別のワークフローシステムを再度導入したりするといったリスクが発生する可能性があります。

そのため、なるべく実績のあるワークフローシステムを導入しましょう。導入実績は、公式サイトや口コミサイトなどから確認できます。

サポートが充実しているか

初めてワークフローシステムを導入する場合、自分たちだけで機能や操作方法などをすべて理解できるか不安に感じる担当者も多いはずです。

しかし、サポートが充実しているワークフローシステムであれば、導入支援を受けられます。そのため、ワークフローシステムを選ぶ際にはサポートの充実度も意識してみましょう。

使いやすいか

ワークフローシステムを導入しても操作するのが難しければ、誰も使わずに社内で浸透しない可能性があります。

ワークフローシステムは全従業員が利用するので、なるべくシンプルで使いやすいものを選びましょう。無料のトライアル期間が設定されたワークフローシステムもあるので、積極的に利用してみるのがおすすめです。

機能は十分に搭載されているか

最低限の機能しか搭載されていないワークフローシステムを導入した場合、あまり効果が実感できない可能性があります。

そのため、自分たちが必要とする機能がしっかり搭載されたワークフローシステムを導入することが重要です。自分たちが抱えている課題によって必要な機能も異なるので、まずはワークフローそのものを洗い出すことからはじめてみましょう。

 

まとめ

本記事では、ワークフローの基礎知識やワークフローシステムを導入するメリット・デメリット・選ぶ際に意識すべきポイントなどについて解説しました。

ワークフローは企業にとって必要不可欠な存在であり、ワークフローシステムを導入することで、ペーパーレス化や作業工数の削減が期待できます。ただし、ワークフローシステムを導入するにあたってコストがかかったり、操作方法に慣れるまで時間がかかったりするなどのデメリットもあるので、注意が必要です。

また、ワークフローシステムを導入しても自社のワークフローそのものに問題があれば意味がありません。そのため、まずは自社のワークフローについて洗い出しましょう。

 

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