学会の事務局は代行できる!その費用やサービスの内容とは?

公開日:2020.04.28  更新日:2022.09.30

学会の事務局は、会員募集から会費の徴収、理事会の運営に理事の選出など、多岐にわたる大変な業務です。専任の担当者を1名設置するだけでなく、場合によっては部署を一つつくって対応しなければならないほどの業務量にもなります。

そんな学会の事務局が、実は専門業者に代行を依頼できることをご存知でしょうか。

今回は学会事務局の代行サービスについてサービス内容と費用をご紹介します。

 

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1.学会の事務局は代行できる!

学会の事務局は代行業者に確実に依頼できます。なぜなら事務局業務のほとんどは誰もができる定型業務だからです。

では、代行業者に依頼することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。

①大幅にコスト削減できる

まず何よりも大幅にコスト削減できることがメリットです。事務局を内製すると、人件費だけでも年間数百万円以上が発生します。しかし専門業者に任せることで、人件費を大幅にカットできます。一部の業務を切り出すこともできるので、人件費予算に合わせて柔軟に対応してもらうことが可能です。

②本業に専念できる

事務局業務のほとんどが事務作業などの付加価値の低い業務です。代行業者に事務局業務を依頼することで本来の業務に専念できるほか、より学会を質の高いものにするための企画業務に専念できます。

③失敗が少ない

専門業者にお願いすることの更なるメリットは、失敗が少なくなることです。専門業者だからこそ、ノウハウや実績が豊富です。独自のチェックリストをもっていることも多く、業務の抜け漏れも少なくなるでしょう。

 

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2.事務局代行のサービス内容と費用

では、事務局代行のサービス内容はどのようなものがあるのでしょうか。また、費用はどの程度必要なのか、以下に詳しく紹介します。

2-1.サービス内容

【運営管理】

事務局業務で最も大変なのが運営管理です。会員募集から会員名簿の管理、年間スケジュールの作成など手間のかかる定型業務が多いのが事務局業務の特徴です。こうした運営管理業務は代行業者が最も得意とするサービスの一つです。

【受付代行】

事務局の立ち上げや電話、メールなど受付業務は重要度は低いものの、なくてはならない業務です。しかも手間のかかる割には得るものが少ないため、代行業者に任せてしまうのが得策でしょう。

【郵送代行】

学会運営には郵送物や会報誌の発行などのコミュニケーションツールが欠かせません。こうしたコミュニケーションを代行してくれるのも代行業者のサービス範囲です。DM、メール、FAXや書類の送信代行を担ってくれます。

【データ集計】

学会ではアンケート調査を実施することも多いでしょう。会員から依頼されて行うデータ入力作業を行う学会もあると思います。こうしたはがきなどのデータ入力、アンケートなどの集計業務も代行業者が担ってくれます。

【広報業務】

学会運営には広報業務が欠かせません。ホームページの運営からお知らせの発信、プレスリリースなどの対外的広報などです。広報業務も業者が代行してくれます。

2-2.費用

学会事務局にかかる費用の一例は概ね以下の通りです。

例)※会員300名、期間1か月、ランニングコストのみ

 

・問い合わせ・窓口業務 5万〜

・会員管理業務(入退会手続き、会費管理、会員名簿管理) 15万〜

・資料・備品等の発送管理業務(※物品代・送付代は別途) 1万~

・ホームページ管理料 月1万〜

※それぞれ税抜

 

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3.事務局代行ならニューズベースがおすすめ!

事務局代行業者は以外にも多く存在しています。しかし、本当に実績のある業者は少ないものです。また、大手企業に実績のある業者だと非常に割高な場合があります。

そんなときにおすすめな代行業者が、ニューズベースです。

①大手企業における実績が豊富

大手優良企業との取引実績が豊富です。大手アパレルメーカー様や自動車部品メーカー様など、名だたる企業様がニューズベースをパートナーとして選んでいただいています。外資系企業との取引実績もあるので、英語での対応ももちろん可能です。

②圧倒的なコストパフォーマンス

イベント業者は人件費や備品の費用が高く割高です。また、費用も不明確な場合があります。一方でニューズベースは専門業者だからこそ何にいくら費用が発生するかを熟知しています。料金もわかりやすい内容で、あとから不明確なオプションを請求することもありません。

③事務局代行の専門集団

ニューズベースは事務局代行のスペシャリストです。会議運営から学会事務局代行、研修事務局や採用事務局にいたるまであらゆる種類の事務局運営を行っています。様々な組織の事務局を代行しているからこそ、ニューズベースにしかないノウハウがあります。

 

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4.まとめ

学会の事務局は業者に代行依頼をすることができます。代行をお願いすることでコストが大幅に削減でき、企業や大学はより付加価値の高い業務に専念できるでしょう。

代行業者としては柔軟に対応してくれるニューズベースがおすすめです。ぜひ積極的に活用しましょう。

 

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