セミナー事務局の業務内容とは?代行を活用する効果も解説

公開日:2018.09.05  更新日:2024.02.16

 

セミナー運営は企画から事前準備、当日・アフターフォローなどさまざまな業務があります。セミナーを成功させるためには、膨大な量の業務をスムーズにこなしつつ入念に準備することが求められます。

しかし、自社の通常業務もありますので、社員にとっては大きな負担となることでしょう。どちらも疎かになってしまって、結果的にセミナーが失敗に終わることもあり得ます。

また、「セミナー事務局の業務内容は何がある?」「運営業務の効率を高めるにはどうすべき?」と疑問を持っている方も多いのではないでしょうか。

 

そこで今回は、セミナー運営における事務局の業務内容や、事務局運営のアウトソーシング化の効果について解説します。

 

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セミナー運営にあたって必要な準備

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セミナーを運営する際には、さまざまな準備が必要です。企画や集客・出演交渉などの事前準備だけでなく、当日運営や事後フォローなども行わなければいけません。具体的にどのような準備が必要となるのか、以下にて解説します。

 

企画や事前準備

セミナー開始の3ヶ月前くらいから事前準備は始まります。まず、セミナー開催の目的や目標を設定しましょう。

例えば、セミナー開催の目的は「自社の新商品を知ってもらうこと」目標は「資料請求50人」といった形で設定します。

目的は抽象的でかまいませんが、目標は具体的に数値化しましょう。そのうえで、この目的・目標を達成するためにはどのような企画にすべきか、どれくらいの予算が必要なのか検討します。

 

続いて、登壇者への出演交渉・会場選定と予約・協力会社との交渉・集客方法の決定といったセミナーの根幹となる部分のピースを埋める事前準備を進めていきます。

この事前準備を進める中で、企画の詳細を煮詰めます。

セミナー開始2ヶ月前くらいを目安により具体的に準備を進め、1ヶ月前くらいから各媒体への告知やプレゼンの制作、問い合わせ対応など細かな部分の準備をしていきます。

 

セミナー当日の流れ

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・会場オペレーションチェック

機材の確認やセッティング、スタッフ同士の当日打ち合わせやリハーサルを綿密に行います。

 

・ゲストへの対応

登壇者や司会者への対応はもちろん、流れについての確認を行います。必要があれば、リハーサルも実施します。当日の交通事情により到着が遅れる場合もありますので、その対応も行います。

 

・来場者への対応やノベルティなどの配布

セミナー参加者への受付対応をします。事前申込を受け付けているのであれば、申込者リストと照合しながら受付を行います。受付後、混乱がないように誘導も実施します。ノベルティなどの配布物がある場合は、受付時に忘れずに配布します。

 

・会場案内

セミナー会場が分かりにくい位置にある場合、最寄り駅から距離がある場合などは、道の途中に案内スタッフを配置します。また、会場が広い場合は、会場内の案内も行います。

 

・全体のディレクション

セミナー当日のディレクションを行うスタッフを配置し、全体の進行管理を行います。問題発生時や疑問が生じた際にはディレクション担当者に報告して、必要があれば調整などを行います。

 

開催後のアフターフォロー業務

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セミナー終了後は、参加者からアンケートを回収してその集計を行います。

セミナーの目的・目標にもよりますが、セミナーは販促の中継地点として、アフターフォローにより成約(ゴール)を目指すのが一般的です。成約へと結びつけるためには、参加者へのお礼メールを即日または翌日までに送付しましょう。特に関心度が高い参加者に対しては、営業電話をかけるなど積極的にアプローチするのも効果的です。

 

また、欠席者にもフォローメールを送るようにしましょう。何らかの理由で欠席してしまった人に対して「またの機会にお越しください」といった内容のメールを送っておけば、欠席者を次回のセミナーにつなげやすくなるためです。

 

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事務局運営のアウトソーシング化は営業成績アップのカギ

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セミナーの事務局運営にはさまざまな業務があります。そのため、運営業務を行うと本来やるべき自社のコア業務にまで手が回らなくなることが少なくありません。また、運営業務には専門性が高いものも多く、知識・経験が浅いと効率が悪くなりがちです。

スムーズかつ効率的に事務局運営を進めるなら、アウトソーシング化も検討してみましょう。セミナーの運営業務をアウトソーシングすれば以下のようなメリットがあります。

  • 社員の負担が軽減される
  • 社員が重要な業務に注力できるようになる
  • 自社運営よりも費用対効果が高い
  • 顧客リストなしでも集客可能
  • 著名な講演者を呼べる可能性がある

 

事務局をはじめとする事務業務支援サービスに関するお問い合わせは”株式会社ニューズベース”へ。

イベント運営、展示会事務業務、セミナー・シンポジウム事務業務についてお悩みの方はお気軽にご相談下さい。セミナーやシンポジウム事務業務支援サービスでは大手から中小企業まで年間300案件以上の実績があり、単なる代行業務だけではなく、事務局窓口業務から当日の運営まで一元対応も可能です。

対応はマニュアルに沿ったパッケージ対応ではなく、お客様の依頼に応じた業務毎の個別オペレーションを設計して対応しております。

全国の会場手配からFAX、メール、専用HPの設定、セミナー講演者との連絡や謝礼の支払いなど関連する細かい業務をワンストップで依頼する事が可能です。

 

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【事例紹介】株式会社CACクロア様

セミナー開催のプロデュース・事務局運営のアウトソーシングを行う株式会社ニューズベースが担当した事務局代行の事例をご紹介します。

 

株式会社CACクロア様の事例

お客様の業界:医薬品開発支援のサービス・システムの開発と提案

セミナーの内容:東京・大阪で行う200名規模のセミナー

セミナー開催の問題点と目指すゴール:セミナー運営を内製化で行ってきたが、規模が拡大するにつれ担当者の業務量が増え、通常業務を圧迫。当日までのスケジュール管理も合わせて業務をリードしたサポートが欲しい。

 

ニューズベースからのご提案:複数の担当者からヒアリングを行い、取りまとめたご質問の答えを業務に反映、スケジュールの遅れがないように調整し、一元管理した情報をもとに集客・準備・事後報告までワンストップで対応。

セミナーサポートの成果:細かな準備作業を任せることで担当者の業務負担が軽減。公認の社員に引き継ぐ際にも社内引き継ぎが不要で高いクオリティを維持したセミナー運営が可能に。また、業務をアウトソーシングすることで、セミナー当日来場してくれた顧客への対応や製品・サービスのアピールなど本来注力すべきマーケティング活動を行うことができるようになりました。

 

セミナー運営の事例ページはこちら

まとめ

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各種セミナーの開催は、顧客と直接コンタクトをとることができる企業の販売促進やマーケディング活動の有効な手段の一つです。しかし、セミナーを運営する際には企画・準備から当日の運営、アフターフォローまで数多くの業務が発生します。

特に事務局の運営には受付業務、顧客からの問い合わせ、アンケートデータ入力などセミナー全般に関わります。本来は既存顧客への対応や見込み客の発掘など、セミナー開催の本来の目的とする業務に集中することが必要ですが、周辺業務に忙殺されてメイン業務を十分に対応ができなければ本末転倒です。

経験豊富なイベント専門会社にアウトソーシングすることで、本来注力すべき業務にマンパワーを集中することが可能になります。セミナー運営の効率化にも役立つでしょう。セミナーの開催を顧客獲得や業績アップに繋げるためにも積極的にプロフェッショナルの力を活用していきましょう。

 

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