社内懇親会開催で必要な6つの準備!備品リストやレンタルがおすすめな理由についても解説!

公開日:2020.03.24  更新日:2022.12.06

従業員同士の関係性を深めるために社内懇親会を定期的に開催する企業も増えてきています。

しかし、社内懇親会を開催する上で具体的にどのような準備をすればいいのかわからない担当者も多いのではないのでしょうか。また、社内懇親会ではテーブルや椅子・プロジェクターなどさまざまな備品を用意しなければいけません。備品を用意する手段としておすすめなのがレンタルです。

本記事では、社内懇親会で準備すべき内容必要な備品レンタルするのがおすすめな理由などについて解説します。

 

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社内懇親会に必要な6つの準備

社内懇親会の開催に必要な準備は、以下の6つです。

・チームを構成する
・日程を決定する
・会場を手配する
・備品の準備
・上司や関係者へのスピーチ手配
・経費の徴収

一つずつ解説します。

チームを構成する

幹事が一人の場合、懇親会を成功に導くことは運営項目が多いことから難しいでしょう。サポートする人員を増やしチームで役割を分担する必要があります。

日程を決定する

日程を決定しましょう。あらかじめ参加者と日程を相談したうえで決定します。例えば、社内懇親会には役職者の出席が必要です。そのため、事前に打ち合わせが必要です。

また、社内懇親会の日程は出来る限り平日の夜とし、休日をメンバーのことを考慮するなど複合的に参加者の都合を考慮する必要があります。

会場を手配する

会場を手配する際は、出来る限り早めの予約が肝心です。

また、会場手配した後に事前の下見が必要です。会場が「写真よりも狭い」、「古くて汚い」など、希望に沿っていない会場だと参加者もモチベーション低下につながるでしょう。

備品の準備

当日利用可能な音響機材や、プロジェクターなど懇親会に必要なものを準備します。会場にあるか事前に連絡し、なければ持込前提で準備をします。

上司や関係者へのスピーチ手配

社内懇親会の当日に、「乾杯の挨拶」「閉会の挨拶」をしてもらうように依頼をします。事前に当日の流れを説明できることと、必要であればスピーチ内容もある程度準備が必要です。

経費の徴収

参加者から経費を徴収する場合は、会計報告書を作成したり事前に徴収したりすることで、当日の混雑を避けられます。また、当日であればつり銭が出ないよう事前説明も行いましょう。

 

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社内懇親会にかかる4つの経費について

社内懇親会は、基本的に経費として計上することができます。

社内懇親会にかかる4つの経費は以下の通りです。

・会場費
・食事代
・備品用品
・人件費

順番に解説します。

会場費

会場を時間で借りるか、貸し切るかでも料金が大きく変わります。さらに、会場費は開催間近になると予約できる会場が減り必然的に「価格が高く・会場が悪い」場合が多くなるので注意が必要です。

食事代

社内懇親会で食事をしながら行う場合、食事経費を考慮しなければなりません。例えば、昼食と夜食の時間帯をまたいで開催される場合は必然的に用意する必要があります。

備品費用

社内懇親会で企画を行う際に付随する備品には経費がかかります。特に、会場に設置されていない備品は、会社側でレンタルして事前準備が必要なので経費がかさんでしまうでしょう。

人件費

社内懇親会を担当した担当者の人件費がかかります。また、社内での本来の業務がおろそかになってしまうこともあるため、生産性に対する損失も考慮しなければなりません。

 

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社内懇親会で必要な備品リスト

社内懇親会を開催する上で、どのような備品を準備すればいいのかわからない担当者も多いはずです。

必要な備品をリストとしてまとめてみました。

・プロジェクター
・スクリーン
・マイクセット
・パソコン
・演台パーテーション
・各種テーブル
・各種椅子
・ホワイトボード
・音響セット

上記はあくまでも一例です。企業によって懇親会の内容や規模も異なりますので、これ以外にも必要な備品がある場合には、随時追加しましょう。

 

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備品を用意するのが難しい場合にはレンタルがおすすめ

社内懇親会の開催経験が乏しかったり、初めて開催したりする場合には、備品を一から準備しなければいけません。時間だけでなくコストもかかるため、準備するのが手間だと感じるのであれば、レンタルするのがおすすめです。

レンタルすることによって、すぐに備品を用意できます。また、コストも大幅に抑えることが可能です。ただし、業者によって取り扱っている備品が異なります。自分たちが希望としている備品を取り扱っていない可能性があるので、依頼する前に備品リストを業者に共有しておくとスムーズです。

 

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まとめ

本記事では、社内懇親会で準備すべき内容や必要な備品・レンタルするのがおすすめな理由などについて解説しました。

社内懇親会を開催するためには、日程を決めたり会場を手配したりするなどの準備が必要です。社内懇親会ではさまざまな備品を用意する必要があるので、本記事を参考に備品リストを作成しておきましょう。備品を一から用意するとコストや時間がかかるので、レンタルがおすすめです。

 

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