オンラインで社員総会を開催するメリットやデメリット・成功させるためのポイントについて解説!

公開日:2023.10.03

新型コロナウイルス感染症の影響によって、社員総会をオンラインに移行した企業もみられる昨今。社員総会をオンラインで開催することで、どのような効果が期待できるのか気になる担当者も多いはずです。

本記事では、オンラインで社員総会を開催するメリットやデメリット・成功させるためのポイントなどについて解説します。

 

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オンラインで社員総会を開催するメリット

オンラインで社員総会を開催するメリットとして、以下の3つが挙げられます。

  • 参加率を高められる
  • 社員の負担を軽減できる
  • コストの削減につながる

順番に解説します。

 

参加率を高められる

オフラインで社員総会を開催する場合には、実際に会場へと足を運ばなければいけないため、遠方の拠点に所属する社員や、リモートワークで遠方に住んでいる社員は、参加したくても参加できないケースがありました。

しかし、オンラインで開催することによって、場所に関係なく参加できます

遠方に住んでいる社員も参加しやすくなるので、これまで以上に参加率を高められます。

 

社員の負担を軽減できる

オフラインで社員総会を開催すると、会場の手配や設営準備など、やるべきことが数多くあります。

また、当日は会場に向かうための移動時間が発生するので、負担が大きいと感じる社員もいるはずです。

しかし、オンラインで開催することによって、それらの問題が全て解消されるため、社員の負担を軽減することが可能です。

 

コストの削減につながる

オフラインで社員総会を開催する場合には、参加人数に合わせて会場を手配し、設営準備を行います。

しかし、オンラインで開催することによって、会場を手配したり設営準備を行ったりする必要はなく、パソコンとネット環境さえあれば開催可能です。

そのため、大幅なコストの削減につながるのです。

 

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オンラインで社員総会を開催するデメリット

オンラインで社員総会を開催するのには、メリットだけでなくデメリットもあります。

主なデメリットは、以下の3つです。

  • トラブルが発生しやすい
  • 社員同士でコミュニケーションが取れない
  • 臨場感を味わえない

一つずつ解説します。

 

トラブルが発生しやすい

オンラインで社員総会を開催する場合、総会の様子を配信する必要があります。

数十人〜数百人規模で同時に接続しながら開催するので、ネット環境の問題や機材の問題など、配信にまつわるトラブルが発生することも珍しくありません

トラブルが起きないようにするため、配信環境の整備や配信テストなど、オフライン開催にはなかった準備項目が増えることになります。

 

社員同士でコミュニケーションが取れない

オフラインでは、会場にいる参加者同士で気軽にコミュニケーションが取れますが、オンラインでは画面越しでの参加となるので、そのようなことができません。

そのため、総会が社員コミュニケーションの活性化につながりづらいというデメリットがあります。

 

臨場感を味わえない

オフラインの場合、豪華な会場や演出など会場の熱気を感じることで、モチベーションの向上などといった効果も期待できます。

しかし、オフラインではそのような臨場感を味わえません

もし自宅からの参加となると、緊張感に欠けてしまい、人によってはあまり記憶に残らない社員総会となってしまう可能性があります。

 

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オンラインで社員総会を開催するまでの一連の流れ

オンラインで社員総会を開催するまでの一連の流れは、以下の通りです。

  • 目的を定める
  • プログラムの内容を決める
  • 配信ツールを選ぶ
  • 配信環境を整備する
  • 社員総会を開催する

順番に解説します。

 

1.目的を定める

社員総会の開催目的として、インナーブランディングの強化や社員のエンゲージメント向上・コミュニケーションの活性化などが挙げられます。

開催目的によってプログラム内容も変わってくるため、まずは「どのような目的で社員総会を開催するのか」をしっかり定めましょう。

 

2.プログラムの内容を決める

目的を定めたら、次にプログラムの内容を決めます。社員総会の主なプログラムの例は、以下の通りです。

  • 業績報告
  • 代表者からの挨拶
  • 表彰式
  • レクリエーション
  • 懇親会

 

3.配信ツールを選ぶ

プログラムの内容を決めたら、配信ツールを選びます。

主な配信ツールとしては、ZoomミーティングやMicrosoft Teams・Google Meetなどが挙げられます。

比較検討した上で、自社に合った配信ツールを選びましょう。

 

4.配信環境を整備する

配信ツールを選んだら、ネット環境やカメラ・マイクなどの配信環境を整備します。

整備が完了したら、必ずリハーサルを行いましょう。

 

5.社員総会を開催する

ここまでに挙げた準備を整え、社員総会を開催します。

当日はイレギュラーな事態が起きても迅速に対応できるよう、体制を整えておくことが重要です。

社員総会が終了したら、次回に活かすためにも必ず振り返りを行いましょう。

 

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オンラインでの社員総会を成功させるためのポイント

オンラインでの社員総会を成功させるためのポイントとして、以下の3つを意識しましょう。

  • 事前連絡を必ず行う
  • 参加者のカメラをオンにしてもらう
  • イレギュラーな事態にも対応できるよう体制を整えておく

一つずつ解説します。

 

事前連絡を必ず行う

社員総会を開催するにあたって事前連絡を怠ってしまうと、社員総会が開催されること自体認知されず、出席率の低下につながる恐れがあります。

そのような事態を防ぐためにも、朝礼や社内報などで社員総会を開催することを周知するようにしましょう

 

参加者のカメラをオンにしてもらう

カメラがオフの状態だと、誰にも見えていないことを口実にサボってしまう参加者も出てきます。

また、運営側からしてもしっかり内容が伝わっているのか不安になるはずです。

そのため、参加者にはカメラをオンにして社員総会に参加してもらうよう、開催前に呼びかけましょう

 

イレギュラーな事態にも対応できるよう体制を整えておく

オンラインはオフラインと比較すると、トラブルが発生する可能性が極めて高い傾向にあります。

特に起こりやすいのが、ネット環境によるトラブルです。使用しているネット回線が弱いと途中で画面がフリーズしたり音声が途切れたりするなどのトラブルが発生してしまいます。

その結果、参加者のモチベーション低下につながる恐れもあるので、イレギュラーな事態にも迅速に対応できるよう体制を整えておきましょう

 

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まとめ

本記事では、オンラインで社員総会を開催するメリットやデメリット・成功させるためのポイントなどについて解説しました。

オンラインで社員総会を開催することで、参加率を高められたり、コストの削減につながったりするなどのメリットが期待できます。

ただし、オンラインならではのトラブルが発生しやすかったり、社員のコミュニケーション活性化が難しいなどのデメリットもあるので、注意が必要です。

オンラインでの社員総会を成功させたいのであれば、開催前の事前連絡やイレギュラーな事態が起きても迅速に対応できるよう、体制を整えておきましょう。

 

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