キックオフミーティング実施の本当の意味とは

 

プロジェクトを新たに開始する時や会社の一体感を高めるために、キックオフミーティングが実施されることがあります。

キックオフミーティングは、会議室での実施だけでなく時には懇親会や催し物を伴って実施されることもしばしば。
全社員が参加する大規模なものになると、1年以上前から準備を行い終了時には記念撮影やお土産の手渡しまで行われることもあります。

企業ではなぜ、このようなキックオフミーティングを実施するのでしょうか。

今回はキックオフミーティングを実施する背景、目的、事例について解説します。

 

1.会社全体のキックオフミーティングの意味とメリット

しばしば企業では、全社員が集まる大規模なキックオフミーティングが行われます。企業規模によっては全社員が集まることが難しいため、管理職や役員だけが集まる場合もあります。長年にわたってキックオフミーティングを行っている企業では、全社の恒例となっている場合もあります。なぜ会社全体でキックオフミーティングを実施するのでしょうか。

キックオフミーティングを実施する理由は大きく2つあります。

・会社の創立を祝うため

多くの企業では、会社の創立記念日にキックオフミーティングが実施されています。

内容は様々で、式典として社長や役員からの講話を中心に行われる場合もあれば、パーティー形式で会社の創立を祝う場合もあります。

いずれの場合も、会社が存続していることを祝い、これからも会社の事業が発展と成長することを願うことを目的としています。

創立記念日には式典やパーティーだけでなく、しばしばイベントが行われることもあります。
社員の日々の功績を祝う表彰式や、全社員を対象にしたワークショップなどの研修、部門ごとに分かれた分科会などです。

・社員の士気や団結力を高めるため

創立記念日に関わらず、単発でも全社レベルでキックオフミーティングが実施される場合があります。

ベンチャー企業のように会社が急成長したことでコミュニケーションが取りづらくなり、なんのために事業を行っているかが社員から見えづらくなった時などにキックオフミーティングは有効な手段です。

全社員や全管理職を集めて、社長からの薫陶や団結力を高めるグループワークを行うことで社員の士気や団結力を高めることができます。

このように全社でキックオフミーティングを行うことには、主に会社の存在意義を確かめる意味がこめられています。

 

2.プロジェクトごとのキックオフミーティングの意味とメリット

全社でのキックオフミーティング以外にも、プロジェクト単位でキックオフミーティングが行われることがあります。

プロジェクトにおけるキックオフミーティングは、小規模なものは会議室で密やかに行われるケースがほとんどです。

大体の場合、会議室でのミーティング後に懇親会を行うのが通常のケースです。

大規模なキックオフミーティングであれば、簡単なグループワークを行うこともあるでしょう。
プロジェクトのキックオフミーティングは、プロジェクトメンバーの紹介、プロジェクトの概要説明、プロジェクトに関する本音の議論などで構成されます。主にメンバーがお互いを知り、プロジェクトに対する認識を合わせ、不明点や疑問点を解消することが目的です。

プロジェクトの初期にお互いのプロジェクトへの理解や認識を合わせておくことで、プロジェクトを円滑に進めることができます。

プロジェクトには締め切りが設定されており、締め切りに間に合わないことは許されません。

最終的な納期の前には、各作業における締め切りが設定されています。メンバーひとりが少しでも認識違いなどで作業が遅れてしまうと、プロジェクト全体が遅れてしまうことになります。

またトラブルが発生した際には、全員が一丸とならなければ最終納期に遅れてしまいます。このようにプロジェクトはメンバーの助け合いが不可欠であり、プロジェクトの成功には一体感が重要なのです。

キックオフミーティングを実施することで、プロジェクトメンバーの団結力を高めプロジェクトを成功に導くという大きなメリットがあります。

 

3. キックオフミーティングに重要なアジェンダとは

では、実際にキックオフミーティングを実施するとなると、どのようなアジェンダが必要なのでしょうか。

キックオフミーティングには目的に応じて5つのアジェンダが必要です。

①実施理由を共有する

まずはなぜ、キックオフミーティングを実施するのかを共有しましょう。もし社員の士気や団結力を高めたいのであれば、会社における課題感を経営トップから社員に伝えることが重要です。

②方向性を確認する

次に、今後の方向性を確認しましょう。全社キックオフミーティングであれば、これから会社が進もうとしている方向性や事業内容、経営理念について社員に伝えるのがおすすめです。

プロジェクトのキックオフミーティングであれば、プロジェクトの目的や意義、今後の進め方を共有することが重要です。

③メンバーの紹介を行う

新入社員など新しく入社したメンバーを紹介することは非常によいアジェンダです。新入社員にとってはウェルカム感を感じることができ、会社を好きになるきっかけにもなります。

既存の社員にとっても、新しい社員の顔を覚えることができます。プロジェクトのキックオフミーティングなら、メンバー紹介はメンバーの役割とともに紹介しましょう。誰がどんな役割で、どんな時に誰を頼ればよいのかを明確にすることでプロジェクトを円滑に進めることができます。

④本音で対話する

全社キックオフミーティングもプロジェクトのキックオフミーティングでも、なるべく社員やメンバー同士が本音で対話する時間を設けましょう。なかなか本音で対話しづらい場合は、グループワークなどのアクティビティを設定するほか、予め口火を切る役を誰にするかを決めておくとよいでしょう。

本音での対話は、心理的安全性を高め会社やチームの生産性を向上することができます。

⑤疑問点を解消する

最後に質疑応答タイムを必ず設けましょう。全社キックオフミーティングであれば会社に対する疑問を解消する時間として、プロジェクトのキックオフミーティングであればプロジェクトに関する疑問を解消する時間をつくりましょう。

疑問点を解消することで、日々の業務を円滑に進めることができるようになるでしょう。

 

4.会社全体のキックオフミーティング進行のコツ

会社全体でのキックオフミーティングでは、準備段階で予め役割分担を決めておきましょう。それぞれが役割を果たすことで非常によいキックオフミーティングにすることができます。

①事務局

まず、全社キックオフミーティングでは準備を担う事務局を決めておきましょう。事務局が中心となって、司会進行や当日のプログラムの準備を行うとよいでしょう。その際、事務局のメンバーは全職場から選出するのがおすすめです。人事や総務だけでなく、現場のメンバーもキックオフミーティングの準備に加わることで会社へのロイヤリティが高まります。

②経営トップ

全社キックオフミーティングでは必ず経営トップも巻き込みましょう。経営トップはスポンサーとして費用や時間、人的資源を提供するほか、アジェンダの確認などを行うことで会社全体が一体となれるキックオフミーティングにすることができるはずです。

③社員

参加する社員の役割もとても重要です。キックオフミーティングを欠席しないように、予め業務を調整しておくことや体調管理もしっかりと行っておきましょう。

このように全員が役割をしっかりと担うことでキックオフミーティングを成功させることができます。

 

5.プロジェクトごとのキックオフミーティング進行のコツ

プロジェクトのキックオフミーティングを実施する場合は、必ずファシリテーターを決めましょう。

この際、プロジェクトリーダーがファシリテーターになるのがよいでしょう。多くのプロジェクトの場合、新たなメンバーで新たな目的でスタートすることが多いでしょう。そんな時はお互いのことをまだ知らず、なかなか意見が言い出せない場合もあると思います。

ファシリテーターが場をコントロールすることで、全員が意見を言いやすい雰囲気をつくり、疑問点や意見があればキックオフミーティングで解消できるようにすることが理想的です。

また小規模なプロジェクトであっても、キックオフミーティングの際には必ずアジェンダとゴールを設定しましょう。

特にゴール設定は重要です。メンバーがお互いを知る、お互いが本音で言い合えるようになる、などキックオフミーティングのゴールを設定しておくことでその後のプロジェクトが進めやすくなるはずです。

ゴール設定ができたら、あとはアジェンダを決めましょう。もしメンバーがお互いを知ることをゴールにしたいのであれば、自己紹介の時間を長くとる、お互いを知ることのできるアクティビティを取り入れるなどの工夫がおすすめです。

このようにプロジェクトごとのキックオフミーティングでは、なるべくプロジェクトリーダーがファシリテーターとなってアジェンダ作成からゴール設定までを検討するのがコツです。

6.キックオフミーティング事例【株式会社サイゼリヤ】

最後に事例としてサイゼリヤの例をご紹介します。

【キックオフミーティング事例】

・社名：株式会社サイゼリヤ

・事業内容：レストランチェーンの運営

・実施内容

サイゼリヤでは社員の主体性を高めるために、年次大会を行っています。この大会では社員が取り組んでいることをプレゼン形式で発表します。全社員の「ハレの場」として発表を行うことで、より会社に対してのやりがいを感じることができます。

会場はイベントスペースで実施した後、懇親会がホテルで行われました。

このイベントではニューズベースがプロデュースを行い、高い評価を得ることができました。
年に一度だけ行われる年次大会は定型業務化が難しく、企画するメンバーも異動や退職などで流動的なためノウハウが社内に溜まりづらいという悩みがサイゼリヤにありました。

そこでアウトソーシングを活用することで大幅に工数を削減し、思い出深い年次大会を実施することが可能になりました。

 

7.まとめ

企業にとってキックオフミーティングを実施することは、社員やプロジェクトメンバーのやる気を高め主体性を引き出すことにつながります。その結果、生産性が向上し会社の業績もよくなるという良いサイクルを生み出すことも可能なのです。

ぜひみなさんも意味のあるキックオフミーティングに取り組んでみてください。