イベント開催での制作費用はいくらかかる?予算や内訳を解説

公開日:2018.08.30  更新日:2022.05.19

研修、セミナー、会社説明会やキックオフ、表彰式、周年イベントなどの企業イベントを企画運営されたことはありますか?おそらく、ほとんどの方がイベント担当者、イベント運営経験がないと思います。

もし上記のような企業イベントを企画・運営することになった際に、社内にイベント運営経験者がいないとなると、企画や制作物かかる費用計算や、イベントの費用対効果がどれほどあるか、などの計算判断は難しいでしょう。また、最近はITツールなどを利用したオンラインでのイベント開催も増えてきています。

本記事では企業イベントを運営する際に重要となる制作コストについて、4つのポイントに注目して解説していきます。

 

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イベントを開催する場合「いつ、何を、どこで、どのようにどれだけやるのか?」といった企画を立案しなければなりません。

小規模なイベントやセミナーから数千人、数万人単位で集まる展示会や説明会まで種類や参加者人数は様々ですが、どの場合にも必要不可欠なのが「場所」「人」「モノ」です。それでは会場費、運営費、講演関連費、機材費に焦点をあてて説明していきたいと思います。

また、最近はオンラインでのイベントやセミナーの開催が注目されています。オンラインでのイベントやセミナーの場合には、従来のイベントとは費用の掛かる部分が変わってきます。オンラインでのイベントやセミナーの開催にかかる費用も考慮して説明していきます。

 

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2.項目別の費用一覧・内訳

イベントやセミナーで必要不可欠な会場費、運営費関連、講演費関連、機材関連費に焦点をあててどのくらい費用がかかるのか説明していきます。また、オンラインでのイベントやセミナーの開催の場合にかかる費用も説明していきます。

イベントやセミナーを成功させるためには、かかる費用が具体的な程よいので参考にしてください。

 

2-1.会場費

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会場費は主に以下の3つの条件によって変動します。

1. 参加者数(イベントの規模)
2. 立地条件(場所)
3. 季節(繁忙期・閑散期)

例えば参加者100名規模のセミナーの場合は、一般的な会場費は15万~30万円程度と言われております。このように、どのようなイベント・セミナーを開催したいかによって条件も変わってくるため、金額が大きく変動していきます。

 

具体的な費用を知るには、参加者人数と開催日時を使用したい会場へ連絡し聞いてみるのが一番ですが、ここで注意をしなければならないことがあります。

それは、会場費はイベント本番に使用する時間帯だけにかかるものではない、という事です。

例えば、会場を予約する際に

「1日利用した場合の会場費はおいくらですか?」

と聞いて

「30万円です。」

と答えが返ってきても、その金額が会場を準備する時間を含めたトータルの費用なのか、またはイベント本番のみに掛かる費用なのかによって大きく金額が変わってくるため、必ず確認する必要があります。また、会場がホテルの場合は会場費に別途サービス料が加算される場合があるので気をつけなければなりません。

会場を予約するタイミングについて補足させて頂くと、イベント実施計画のごく初期段階で会場を予約するというのが一般的です。使用してみたい会場があれば、6ヶ月前には仮予約をいれると良いでしょう。1年後に予約をいれようとしても、そもそも予約が出来ない会場が多くあります。

 

オンラインでのイベントやセミナーの場合には、ITツールを利用してリモートで行うため、会場の予約などの必要がなくなります。そのため、オンラインでのイベントやセミナーの開催の場合には、会場の予約やレンタルにかかる費用が不要になり、他の部分に費用をかけられるようになります。

また、オンラインでのイベントやセミナーの開催の際、特別な雰囲気を出すため、会場の予約やレンタルが必要になったとしても、開催者とスタッフが入れる広さの会場で済むため、コストの削減につながります。

 

詳しくは弊社ブログ「企業イベントは「会場選択」が重要!失敗しないイベント会場の探し方」を参考にしてみて下さい。

2-2.運営費関連

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運営費も会場費同様、イベントの目的・参加者人数などの規模により変動しますが、イベントを進行する上でイベント運営スタッフは欠かせません。

 

イベント運営スタッフは大きく「運営関係」と「進行関係」の2つのグループに分けられます。

運営関係:受付、各種誘導、接客、配布物対応などのオペレーションを行うポジション

進行関係:司会進行、司会サポート、登壇者アテンダント、ステージアシスタントなど主にステージ関係でのオペレーションを行うポジション

 

受付や各種誘導、接客などの運営関係であれば、イベント運営経験のない自社スタッフでも対応可能な業務範囲ですが、進行関係はイベント運営経験者でないと対応が難しい業務です。もし進行関係の業務対応が難しく外部にお願いする場合は、運営費としてスタッフを用意する必要があります。

もし依頼する場合は、スタッフの人件費1人あたりおよそ25,000円から35,000円程の費用となります。さらに運営スタッフ・進行スタッフが効率的に動くために指示を出すディレクターが必要になり、運営ディレクターは35,000~50,000円の人件費となります。

 

オンラインでのイベントやセミナーの開催の場合でも運営費関連の費用がかかります。しかし、オンラインでのイベントやセミナーの開催では、会場費のコストを抑えられるため、運営関連費に多くのコストをかけることもできます。そのため、オンラインでのイベントやセミナーの開催の場合には、運営関連費にコストを多くかけられることからクオリティの高いイベントやセミナーの開催が行いやすいです。

しかし、オンラインでのイベントやセミナーの開催は、従来のイベントやセミナーの開催とは異なった部分での配慮が必要になるため、プロの手を借りることがおすすめになります。

 

さらに、大規模なイベントになるとそのディレクターを統括する統括ディレクターが必要になります。こちらの費用感をさらに詳しく知りたい方は、「企業イベント費を計算しよう。プロが教える見積内容と費用感」に詳細を掲載しておりますので、御覧ください。

 

2-3.講演費関連

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イベントによっては自社代表や自社講師だけではなく、外部講師への講演依頼をする場合も多くあります。一般的な講演の相場は、おおよそですが5~10万円程の費用となりますが、絞られている、限られているジャンルの権威者であったり業界で有名な方になると、20~30万円、さらにテレビや雑誌などで有名な方をゲストスピーカーとして呼ぶ場合は、50~200万円と、認知度が高さ、講演者のランクによって大きく金額が上がります。

また、講演費の内訳は、謝礼金だけではありません。講演費には、交通費(宿泊が必要な場合は宿泊費)などの諸経費は含まれていない事が多く、仮に海外から講師を招聘する場合は渡航費用まで加算し想定しておかなければなりません。

 

ただ注意が必要なのが、講師の知名度や費用だけで直感的に判断してしまうとイベント全体の満足度が下がってしまう可能性があります。ただ有名だから、といって高い金額を出して有名な方をゲストとして呼んだとしても、イベントとセミナーのテーマに合わなければ、主催者が望む効果的なイベントを開催することはできません。

まずは、その人物に講師を依頼する目的をはっきりとさせ、「イベントの目的」「参加者に伝えたい点」などを伝えて講演者を選定しましょう。

 

オンラインでのイベントやセミナーの開催の場合でも、講演費関連に費用がかかります。従来のイベントやセミナーでは、講師の方が会場に足を運ぶ形で行われていましたが、オンラインでのイベントやセミナーの開催の場合には、講師の方をリモートで呼ぶことが可能です。そのため、講師の方にかかる負担や交通費などのコストの削減にもつながります。

しかし、オンラインでのイベントやセミナーの開催では、従来のイベントやセミナーのように直接的ではないため、内容が伝わりにくいというデメリットもあります。コストの削減によって余った費用をイベントやセミナーがより良くなるように利用することがオンライン開催でも成功させる秘訣になります。

 

このようなことから、妥協してはいけないところにはとことん費用をかけ、良いイベントやセミナーが開催できるようにしましょう。

 

2-4. 機材関連費

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イベントを運営するのに欠かせないもの、それは音響や映像の機材手配です。

例えば会場の様子を会場のどの場所にいても見やすいように投影するスクリーンやプロジェクター機材、ライブカメラを設置する工夫や、ステージ周辺の機材などにかかる映像機材費、照明機材費、音響機材費など、イベントの内容によってあらゆる機材が必要となってきます。また、スモークをたきたい、スポットライトを設置したい、など実現したいコンテンツの演出によって必要な機材が変わってきます。

もし以上のような機材が必要になる場合、機材に必要な電源を工事して設営しなければならない可能性などもあるので注意しましょう。また、設営する準備のための人件費、機材運搬費用、レイアウト図面の作成費、設営が夜間になる場合に必要なスタッフの宿泊費や出張費、交通費なども必要になってきます。

 

オンラインでのイベントやセミナーの開催の場合には、従来のイベントやセミナーで利用する機材に加え、高性能なWebカメラや通信環境が必要になります。リモートでトラブルが発生しないようにするためにも機材や通信環境の確保のために余裕のある予算取りをおすすめします。

また、オンラインでのイベントやセミナーを開催する前に何度かリハーサルを行い、機材のトラブルが起こらないのか慎重に確認しておきましょう。

 

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3.イベント費用内訳

イベントやセミナーの開催にかかる費用は、会場費や運営費関連、講演費関連、機材関連費以外にもさまざま場面で費用がかかります。ここでは、イベントやセミナーの開催にかかる費用の内訳をオフラインとオンライン開催別に紹介します。

 

まずは、従来のオフラインイベントやセミナーの開催にかかる費用の内訳からです。必要な項目とそれを用意するためにかかる費用の内訳の相場が以下になります。

会場費:約15万円~25万円(外部施設使用時の費用例)
企画などの運営関連費:約10万円~50万円
会場の装飾:約10万円~30万円
装飾品等の制作費:約10万円~20万円
講演費関連:約10万円~50万円(タレントなどを呼ぶ場合はさらに費用がかかります)
機材関連費:約10万円~50万円
その他:約10万円~50万円

このようにイベントやセミナーの開催する場合には、少なくとも数百万円の費用が必要になります。

 

次に、オンラインでのイベントやセミナーの開催にかかる費用の内訳の相場です。

会場費:約5万円~10万円(外部施設使用時の費用例)
企画などの運営関連費:約10万円~50万円
講演費関連:約10万円~50万円(タレントなどを呼ぶ場合はさらに費用がかかります)
オンライン配信機材:約5万円~50万円
オンライン配信ツール:(zoomの場合参加人数1,000人)月額45,700円
その他:約5万円~10万円

このようにオンラインでのイベントやセミナーの開催にかかる費用は、従来のイベントやセミナーの開催にかかる費用と比べると安価で済みます。そのため、できる限りコストを削減してイベントやセミナーを開催したい場合には、オンラインでの開催がおすすめになります。

また、オンラインでのイベントやセミナーの開催では、オフラインイベントやセミナーの開催とは異なる準備が必要なため、プロの手を借りることがおすすめです。

 

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まとめ

イベント会社ニューズベースには「どういった実績があるのか」「準備の進め方は誰がどのように行うのか?」「打ち合わせは今後何回ぐらい実施する?」「オンラインでのイベントやセミナーの開催はどうすればよいのか?」などといった問い合わせが多く寄せられています。

企業イベントについてのお悩みがある際にはお気軽にお問い合わせ下さい。